Xây dựng “Cá tính”
Học cách giữ vững lập trường.
Chúng ta có thể học cách vững vàng như kiềng ba chân được không ?
“Cá tính có thể tỏa sáng ở những khoảnh khắc vĩ đại, nhưng nó lại hình thành từ những khoảnh khắc nhỏ nhoi”-Phillip Brooks.
“Gần mực thì đen, gần đèn thì sáng”-Tục ngữ.
Hãy nhớ lại lần cuối bạn phải đưa ra một quyết định khó khăn, khi bạn buộc phải chọn giữa phương án “dễ” và phương án “đúng”
Bạn đã chọn đường dễ đi để tránh đụng độ, mặc cho nó đi ngược lại với quan điểm và niềm tin của bạn? Hay giữ vững lập trường và chọn phương án đúng đắn nhất ?
Khi chúng ta gặp tình huống như vậy, các lựa chọn thường rõ ràng vì trái tim chúng ta biết được đâu là điều hay lẽ phải. Thế nhưng tại sao thỉnh thoảng ta vẫn buông xuôi và không làm điều chúng ta cho là đúng? Chúng ta có thể học cách để đứng vững với lập trường của mình không? Hay “cá tính” đó là bẩm sinh ở một số người, trong khi số khác lại không có nên không thể làm được?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cá tính, cách để trau dồi nó và làm thế nào để bạn tự chủ được.
Chúng ta có thể học cách vững vàng như kiềng ba chân được không ?
“Cá tính có thể tỏa sáng ở những khoảnh khắc vĩ đại, nhưng nó lại hình thành từ những khoảnh khắc nhỏ nhoi”-Phillip Brooks.
“Gần mực thì đen, gần đèn thì sáng”-Tục ngữ.
Hãy nhớ lại lần cuối bạn phải đưa ra một quyết định khó khăn, khi bạn buộc phải chọn giữa phương án “dễ” và phương án “đúng”
Bạn đã chọn đường dễ đi để tránh đụng độ, mặc cho nó đi ngược lại với quan điểm và niềm tin của bạn? Hay giữ vững lập trường và chọn phương án đúng đắn nhất ?
Khi chúng ta gặp tình huống như vậy, các lựa chọn thường rõ ràng vì trái tim chúng ta biết được đâu là điều hay lẽ phải. Thế nhưng tại sao thỉnh thoảng ta vẫn buông xuôi và không làm điều chúng ta cho là đúng? Chúng ta có thể học cách để đứng vững với lập trường của mình không? Hay “cá tính” đó là bẩm sinh ở một số người, trong khi số khác lại không có nên không thể làm được?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cá tính, cách để trau dồi nó và làm thế nào để bạn tự chủ được.
Cá tính là gì?
Cá tính là một tập hợp những phẩm chất mà bạn có và nó khiến bạn trở nên khác biệt với những người xung quanh. Khi chúng ta nói về một người có cá tính một cách tích cực, những phẩm chất đó bao gồm dũng cảm, chân thật, trung thành , liêm khiết, vân vân… Cá tính sẽ giúp định hình nên tư tưởng cho ta trong việc phân biệt phải trái đúng sai.
Ví dụ: Một giám đốc sẽ bộc lộ được cá tính của cô ta khi phải đối chất trước hội đồng quản trị. Cô ta biết nhóm của cô ta làm việc đúng đắn và ra sức bảo vệ cho họ mặc cho bao chỉ trích cay đắng và sức ép nặng nề từ hội đồng quản trị.
Hoặc một CEO bộc lộ cá tính của mình khi anh ta sẵn sàng từ chối một hợp đồng béo bở từ một khách hàng tương lai nếu ông ta nhận ra có điều gì đó không được chấp nhận bởi thông lệ xưa nay của công ty.
Cá tính là một tập hợp những phẩm chất mà bạn có và nó khiến bạn trở nên khác biệt với những người xung quanh. Khi chúng ta nói về một người có cá tính một cách tích cực, những phẩm chất đó bao gồm dũng cảm, chân thật, trung thành , liêm khiết, vân vân… Cá tính sẽ giúp định hình nên tư tưởng cho ta trong việc phân biệt phải trái đúng sai.
Ví dụ: Một giám đốc sẽ bộc lộ được cá tính của cô ta khi phải đối chất trước hội đồng quản trị. Cô ta biết nhóm của cô ta làm việc đúng đắn và ra sức bảo vệ cho họ mặc cho bao chỉ trích cay đắng và sức ép nặng nề từ hội đồng quản trị.
Hoặc một CEO bộc lộ cá tính của mình khi anh ta sẵn sàng từ chối một hợp đồng béo bở từ một khách hàng tương lai nếu ông ta nhận ra có điều gì đó không được chấp nhận bởi thông lệ xưa nay của công ty.
Xây dựng cá tính
Chúng ta không được sinh ra với những phẩm chất làm nên cá tính, mà cá tính sẽ được xây dựng từ từ qua đời sống hằng ngày và kinh nghiệm thực tiễn của ta. Nó nằm trong sự kiểm soát của ta và ta hoàn toàn có thể củng cố nó nếu muốn.
Dưới đây là một vài cách để trau dồi cá tính:
-Xác định giá trị cốt lõi của bạn: Bạn thấy điểm mạnh nhất của mình là gì? Có thể bạn đã lờ mờ nhận ra được chúng. Hãy nghĩ về thời điểm mà ai đó làm bạn khó chịu trong quá khứ. Họ đã làm điều gì phạm đến giá trị cốt lõi của bạn chưa? Họ nói dối bạn hay qua mặt người khác? Hay chọn đường có lợi cho họ nhưng để lại hậu quả cho người khác? Nhớ lại những kinh nghiệm mà bạn đã trải qua và làm một danh sách những gì bạn cho là quan trọng nhất với bản thân.
-Tìm cách áp dụng những giá trị đó mỗi ngày: Ví dụ, nếu một trong những giá trị cốt lõi của bạn là trung thực, hãy tỏ ra trung thực với tất cả những đồng nghiệp, ngay cả khi chẳng có chuyện gì xảy ra.
-Nhớ lại những tình huống trong quá khứ khi bạn không thể giữ vững lập trường của mình: Bạn đã hành xử trái với lương tâm như thế nào? Đừng lấy đó mà tự trách bản thân và cảm thấy có lỗi về chuyện mình đã làm. Chúng ta trong đời ai lại chẳng mắc lỗi lầm, nhưng cái quan trọng là chúng ta có cố gắng sửa chữa hay không. Học hỏi từ quá khứ để tránh dẫm phải vết xe đổ trong tương lai.
-Đánh giá các mối quan hệ bạn bè và đồng nghiệp: Bạn có dành nhiều thời gian cho những người bạn ngưỡng mộ hay không? Những người đó có cá tính mà bạn muốn học hỏi hay không? Nếu không thì hãy dành thời gian cho những người khác. Bạn càng dành nhiều thời gian cho người bạn ngưỡng mộ, bạn càng có cơ hội quan sát và học hỏi họ.
-Làm theo niềm tin của bản thân: Cá tính tốt được xây dựng từ những điều bạn làm. Vì thế hãy nắm lấy mọi cơ hội để đặt niềm tin của bạn vào trong mỗi việc bạn làm. Một quyết định nhỏ có thể làm nên một thay đổi lớn.
-Tìm kiếm những hoạt động giúp trau dồi nên cá tính cho bạn: đi làm tình nguyện viên, đọc tiểu sử của những người mà bạn ái mộ, và bắt tay vào việc trau dồi nên khả năng hiểu biết về cảm xúc.
Chúng ta không được sinh ra với những phẩm chất làm nên cá tính, mà cá tính sẽ được xây dựng từ từ qua đời sống hằng ngày và kinh nghiệm thực tiễn của ta. Nó nằm trong sự kiểm soát của ta và ta hoàn toàn có thể củng cố nó nếu muốn.
Dưới đây là một vài cách để trau dồi cá tính:
-Xác định giá trị cốt lõi của bạn: Bạn thấy điểm mạnh nhất của mình là gì? Có thể bạn đã lờ mờ nhận ra được chúng. Hãy nghĩ về thời điểm mà ai đó làm bạn khó chịu trong quá khứ. Họ đã làm điều gì phạm đến giá trị cốt lõi của bạn chưa? Họ nói dối bạn hay qua mặt người khác? Hay chọn đường có lợi cho họ nhưng để lại hậu quả cho người khác? Nhớ lại những kinh nghiệm mà bạn đã trải qua và làm một danh sách những gì bạn cho là quan trọng nhất với bản thân.
-Tìm cách áp dụng những giá trị đó mỗi ngày: Ví dụ, nếu một trong những giá trị cốt lõi của bạn là trung thực, hãy tỏ ra trung thực với tất cả những đồng nghiệp, ngay cả khi chẳng có chuyện gì xảy ra.
-Nhớ lại những tình huống trong quá khứ khi bạn không thể giữ vững lập trường của mình: Bạn đã hành xử trái với lương tâm như thế nào? Đừng lấy đó mà tự trách bản thân và cảm thấy có lỗi về chuyện mình đã làm. Chúng ta trong đời ai lại chẳng mắc lỗi lầm, nhưng cái quan trọng là chúng ta có cố gắng sửa chữa hay không. Học hỏi từ quá khứ để tránh dẫm phải vết xe đổ trong tương lai.
-Đánh giá các mối quan hệ bạn bè và đồng nghiệp: Bạn có dành nhiều thời gian cho những người bạn ngưỡng mộ hay không? Những người đó có cá tính mà bạn muốn học hỏi hay không? Nếu không thì hãy dành thời gian cho những người khác. Bạn càng dành nhiều thời gian cho người bạn ngưỡng mộ, bạn càng có cơ hội quan sát và học hỏi họ.
-Làm theo niềm tin của bản thân: Cá tính tốt được xây dựng từ những điều bạn làm. Vì thế hãy nắm lấy mọi cơ hội để đặt niềm tin của bạn vào trong mỗi việc bạn làm. Một quyết định nhỏ có thể làm nên một thay đổi lớn.
-Tìm kiếm những hoạt động giúp trau dồi nên cá tính cho bạn: đi làm tình nguyện viên, đọc tiểu sử của những người mà bạn ái mộ, và bắt tay vào việc trau dồi nên khả năng hiểu biết về cảm xúc.
Giữ vững lập trường
Lương tâm chúng ta luôn mach bảo điều ta nghĩ là đúng. Nhưng làm thế nào và khi nào thì chúng ta nên giữ vứng lập trường.
Mỗi con người là một cá thể riêng biệt, và những tình huống trong đời sống thường ngày là thiên biến vạn hóa. Nếu bạn chọn cách giữ vững lập trường thì hãy ghi nhớ lấy những điều sau:
-Không phải lúc nào cũng nên tốt: Nhiều người của chúng ta vì muốn cư xử lịch sự, tránh rủi ro nên đã để cho tình huống vượt ra ngoài tầm kiểm soát. Thế nhưng có một sự khác biệt lớn giữa cư xử lịch sự và im lặng bởi vì chúng ta lo sợ hoặc không chắc chắn về điều mình nói. Hãy nương theo bản năng của bạn trong những tình huống tương tự thế này. Đôi khi bạn được quyền tỏ ra quyết liệt nếu tình thế bắt buộc.
-Nhìn thẳng vào sự thật: Sẽ dễ dàng để giữ vững lập trường hơn nếu bạn tự tin vào những căn cứ xác thực và hợp lý trong lý lẽ hay niềm tin của mình. Cho nên phải đảm bảo bạn chắc chắn về thông tin bạn có. Nếu bạn cho rằng người khác đang che giấu thông tin gì đó hay giải thích sự việc không rõ ràng, hãy kiên nhẫn dò hỏi cho đến khi bạn hoàn toàn hiểu được vấn đề.
-Hợp tác với người khác chứ đừng đối đầu: Khi bạn nói về sự tin tưởng của mình, hãy tỏ ra quyết đoán. Điều đó có nghĩa là bạn truyền đạt rõ ràng về quan điểm của mình trong khi vẫn nghĩ đến quyền lợi của người khác. Hãy tỏ ra lịch sự và chín chắn, đừng để cảm xúc xen vào những điều bạn nói. Tôn trọng người khác và truyền đạt thông điệp của bạn một cách điềm nhiên cũng như rõ ràng nhất có thể.
-Đừng áp đặt suy nghĩ của bạn lên người khác: Ví dụ, bạn cho rằng ăn thịt là sai. Thế nhưng việc chỉ trích người khác khi thấy họ ăn thịt là bạn rõ ràng đang áp đặt suy nghĩ của mình lên người ta.
Lương tâm chúng ta luôn mach bảo điều ta nghĩ là đúng. Nhưng làm thế nào và khi nào thì chúng ta nên giữ vứng lập trường.
Mỗi con người là một cá thể riêng biệt, và những tình huống trong đời sống thường ngày là thiên biến vạn hóa. Nếu bạn chọn cách giữ vững lập trường thì hãy ghi nhớ lấy những điều sau:
-Không phải lúc nào cũng nên tốt: Nhiều người của chúng ta vì muốn cư xử lịch sự, tránh rủi ro nên đã để cho tình huống vượt ra ngoài tầm kiểm soát. Thế nhưng có một sự khác biệt lớn giữa cư xử lịch sự và im lặng bởi vì chúng ta lo sợ hoặc không chắc chắn về điều mình nói. Hãy nương theo bản năng của bạn trong những tình huống tương tự thế này. Đôi khi bạn được quyền tỏ ra quyết liệt nếu tình thế bắt buộc.
-Nhìn thẳng vào sự thật: Sẽ dễ dàng để giữ vững lập trường hơn nếu bạn tự tin vào những căn cứ xác thực và hợp lý trong lý lẽ hay niềm tin của mình. Cho nên phải đảm bảo bạn chắc chắn về thông tin bạn có. Nếu bạn cho rằng người khác đang che giấu thông tin gì đó hay giải thích sự việc không rõ ràng, hãy kiên nhẫn dò hỏi cho đến khi bạn hoàn toàn hiểu được vấn đề.
-Hợp tác với người khác chứ đừng đối đầu: Khi bạn nói về sự tin tưởng của mình, hãy tỏ ra quyết đoán. Điều đó có nghĩa là bạn truyền đạt rõ ràng về quan điểm của mình trong khi vẫn nghĩ đến quyền lợi của người khác. Hãy tỏ ra lịch sự và chín chắn, đừng để cảm xúc xen vào những điều bạn nói. Tôn trọng người khác và truyền đạt thông điệp của bạn một cách điềm nhiên cũng như rõ ràng nhất có thể.
-Đừng áp đặt suy nghĩ của bạn lên người khác: Ví dụ, bạn cho rằng ăn thịt là sai. Thế nhưng việc chỉ trích người khác khi thấy họ ăn thịt là bạn rõ ràng đang áp đặt suy nghĩ của mình lên người ta.
Lời khuyên:
Nên nhớ có một sự khác biệt lớn giữa việc giữ vững lập trường và việc tỏ ra cứng đầu, ngạo mạn hay bất hợp tác.
Nên nhớ có một sự khác biệt lớn giữa việc giữ vững lập trường và việc tỏ ra cứng đầu, ngạo mạn hay bất hợp tác.
Cái gì qua hãy để nó qua
Sẽ có lúc bạn phải thừa nhận mình sai, chịu thất bại và nhượng bộ– Không phải lúc nào bạn lập trường của bạn cũng thắng. Dù vậy bằng việc việc chủ động giữ vững lập trường, bạn có cơ hội để bộc lộ cá tính cũng như có cơ hội để bày tỏ tâm tư và nguyện vọng của bản thân. Sếp và đồng nghiệp của bạn sẽ tôn trọng bạn nếu bạn có cá tính.
Mặt khác, nếu bạn thường xuyên phải làm những việc trái với lương tâm và tư tưởng của mình, bạn có thể phải tính đến chuyện tiếp tục sự nghiệp ở một nơi khác. Hãy cố gắng chọn một tổ chức phù hợp với phẩm chất của bạn bằng cách đọc thông tin về tổ chức, như nhiệm vụ và tầm nhìn của họ. Tuy nhiên cách tốt nhất để thực hiện việc này là trao đổi trực tiếp với những nhân viên hiện đang làm tại đó có được thông tin chính xác nhất.
Sẽ có lúc bạn phải thừa nhận mình sai, chịu thất bại và nhượng bộ– Không phải lúc nào bạn lập trường của bạn cũng thắng. Dù vậy bằng việc việc chủ động giữ vững lập trường, bạn có cơ hội để bộc lộ cá tính cũng như có cơ hội để bày tỏ tâm tư và nguyện vọng của bản thân. Sếp và đồng nghiệp của bạn sẽ tôn trọng bạn nếu bạn có cá tính.
Mặt khác, nếu bạn thường xuyên phải làm những việc trái với lương tâm và tư tưởng của mình, bạn có thể phải tính đến chuyện tiếp tục sự nghiệp ở một nơi khác. Hãy cố gắng chọn một tổ chức phù hợp với phẩm chất của bạn bằng cách đọc thông tin về tổ chức, như nhiệm vụ và tầm nhìn của họ. Tuy nhiên cách tốt nhất để thực hiện việc này là trao đổi trực tiếp với những nhân viên hiện đang làm tại đó có được thông tin chính xác nhất.
Điểm cốt lõi:
Để xây dựng nên cá tính, hãy bắt đầu bằng việc điểm lại những giá trị, ưu điểm nổi bật nhất của bạn và tìm cách duy trì chúng mỗi ngày, ngay cả trong những tình huống không quan trọng. Bên cạnh đó, hãy nhìn vào những bạn bè và đồng nghiệp mà bạn dành nhiều thời gian nhất. Cố gắng bao quanh bạn bằng những người bạn ngưỡng mộ để học hỏi những phẩm chất tốt từ họ nhằm xây dựng nên cá tính cho bản thân.
Khi bạn giữ vững được lập trường của mình, hãy trình bày quan điểm của bạn thật rõ ràng và đừng ngại phải tỏ ra cứng rắn nhưng vẫn nên tôn trọng quan điểm và mong muốn của người khác. Và cuối cùng, sẽ có đôi lần bạn phải tỏ ra nhượng bộ.
15 phút sưu tầm và biên tập
Để xây dựng nên cá tính, hãy bắt đầu bằng việc điểm lại những giá trị, ưu điểm nổi bật nhất của bạn và tìm cách duy trì chúng mỗi ngày, ngay cả trong những tình huống không quan trọng. Bên cạnh đó, hãy nhìn vào những bạn bè và đồng nghiệp mà bạn dành nhiều thời gian nhất. Cố gắng bao quanh bạn bằng những người bạn ngưỡng mộ để học hỏi những phẩm chất tốt từ họ nhằm xây dựng nên cá tính cho bản thân.
Khi bạn giữ vững được lập trường của mình, hãy trình bày quan điểm của bạn thật rõ ràng và đừng ngại phải tỏ ra cứng rắn nhưng vẫn nên tôn trọng quan điểm và mong muốn của người khác. Và cuối cùng, sẽ có đôi lần bạn phải tỏ ra nhượng bộ.
15 phút sưu tầm và biên tập
Ứng đối trôi chảy
.jpg)
Giữ cái đầu lạnh trước áp lực
“À Susan, báo cáo của cô chỉ ra rằng cô đang nỗ lực để mở rộng nhưng liệu cô có cân nhắc được những tác động có thể xảy đến cho khách hàng của chúng ta không? Cô chưa quên thất bại ở Dallas năm ngoái chứ, họ cũng triển khai một dự án tương tự như vậy đấy”
Vâng, nếu bạn là Susan, hẳn bạn đang cảm thấy đối mặt với một áp lực thực sự đấy. Trách nhiệm của bạn là phải trả lời chất vấn đồng thời xoa dịu đi nỗi lo lắng của ngài CEO về tình trạng xấu xảy đến với khách hàng. Bạn sẽ làm gì? Bạn sẽ nói gì? Bạn sẽ nói như thế nào? Và sẽ ra sao nếu bạn chẳng nghĩ ra được điều gì để nói ?
Trường hợp này khá phổ biến. Cho dù bạn đang ở bất cứ đâu: trong một cuộc họp, trình bày một đề xuất, diễn thuyết một ý tưởng hoặc trả lời câu hỏi sau buổi thuyết trình, tài ứng đối trôi chảy là một kỹ năng cần thiết. Một kỹ năng tuyệt vời mà nếu bạn thành thạo, những câu trả lời sắc sảo của bạn sẽ ngay lập tức tăng tính thuyết phục cho điều bạn nói.
Khi bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi những ý tưởng và suy nghĩ của mình thành một đáp án mạch lạc, chắc chắn nó sẽ được tiếp thu. Hơn nữa, bạn sẽ xây dựng cho mình một phong thái tự tin, thuyết phục và đáng tin cậy trong mắt người khác.
Sự tự tin là chìa khóa của quá trình rèn luyện kỹ năng ứng đối trôi chảy. Khi bạn trình bày một thông tin, nêu ra một ý kiến hay đưa ra một đề xuất, phải chắc rằng bạn biết mình đang nói gì cũng như những gì bạn nói được người khác tiếp nhận. Điều này không đồng nghĩa với việc bạn phải biết tất tần tật về mọi thứ, nhưng nếu bạn tự tin về kiến thức trong lãnh vực đó thì sự tự tin này sẽ giúp bạn duy trì vẻ điềm tĩnh và tự chủ ngay cả khi bạn bất ngờ rơi vào tình huống khó khăn.
“À Susan, báo cáo của cô chỉ ra rằng cô đang nỗ lực để mở rộng nhưng liệu cô có cân nhắc được những tác động có thể xảy đến cho khách hàng của chúng ta không? Cô chưa quên thất bại ở Dallas năm ngoái chứ, họ cũng triển khai một dự án tương tự như vậy đấy”
Vâng, nếu bạn là Susan, hẳn bạn đang cảm thấy đối mặt với một áp lực thực sự đấy. Trách nhiệm của bạn là phải trả lời chất vấn đồng thời xoa dịu đi nỗi lo lắng của ngài CEO về tình trạng xấu xảy đến với khách hàng. Bạn sẽ làm gì? Bạn sẽ nói gì? Bạn sẽ nói như thế nào? Và sẽ ra sao nếu bạn chẳng nghĩ ra được điều gì để nói ?
Trường hợp này khá phổ biến. Cho dù bạn đang ở bất cứ đâu: trong một cuộc họp, trình bày một đề xuất, diễn thuyết một ý tưởng hoặc trả lời câu hỏi sau buổi thuyết trình, tài ứng đối trôi chảy là một kỹ năng cần thiết. Một kỹ năng tuyệt vời mà nếu bạn thành thạo, những câu trả lời sắc sảo của bạn sẽ ngay lập tức tăng tính thuyết phục cho điều bạn nói.
Khi bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi những ý tưởng và suy nghĩ của mình thành một đáp án mạch lạc, chắc chắn nó sẽ được tiếp thu. Hơn nữa, bạn sẽ xây dựng cho mình một phong thái tự tin, thuyết phục và đáng tin cậy trong mắt người khác.
Sự tự tin là chìa khóa của quá trình rèn luyện kỹ năng ứng đối trôi chảy. Khi bạn trình bày một thông tin, nêu ra một ý kiến hay đưa ra một đề xuất, phải chắc rằng bạn biết mình đang nói gì cũng như những gì bạn nói được người khác tiếp nhận. Điều này không đồng nghĩa với việc bạn phải biết tất tần tật về mọi thứ, nhưng nếu bạn tự tin về kiến thức trong lãnh vực đó thì sự tự tin này sẽ giúp bạn duy trì vẻ điềm tĩnh và tự chủ ngay cả khi bạn bất ngờ rơi vào tình huống khó khăn.
Học cách ứng đối trôi chảy
Bí mật của “phép màu” ứng đối trôi chảy đã sẵn sàng được bật mí: trau dồi thêm một số kỹ năng và sách lược, và trình bày một vài hoàn cảnh dễ khiến bạn gặp phải áp lực. Sau đó, khi bạn phải đối mặt với những câu hỏi hay những cuộc tranh luận bất đắc dĩ thì bạn đã được chuẩn bị sẵn sàng. Hãy cố gắng tỏ ra điềm tĩnh, sắp xếp lại suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời cuối cùng. Dưới đây là một vài gợi ý và sách lược:
Bí mật của “phép màu” ứng đối trôi chảy đã sẵn sàng được bật mí: trau dồi thêm một số kỹ năng và sách lược, và trình bày một vài hoàn cảnh dễ khiến bạn gặp phải áp lực. Sau đó, khi bạn phải đối mặt với những câu hỏi hay những cuộc tranh luận bất đắc dĩ thì bạn đã được chuẩn bị sẵn sàng. Hãy cố gắng tỏ ra điềm tĩnh, sắp xếp lại suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời cuối cùng. Dưới đây là một vài gợi ý và sách lược:
1- Thư giãn:
Nghe có vẻ mâu thuẫn, làm sao mà thư giãn được khi bạn đang rơi vào tình huống ngàn cân treo sợi tóc? Nhưng để giữ cho giọng nói vẫn điềm tĩnh cũng như để bộ não làm việc, bạn phải thư giãn hết mức có thể.
-Hít thở thật sâu.
-Cho cơ thể 1 giây để tiếp nhận những thông điệp tích cực.
-Siết chặt cơ bắp ở đùi, bắp tay, bàn chân vài giây sau đó thả lỏng ra.
Nghe có vẻ mâu thuẫn, làm sao mà thư giãn được khi bạn đang rơi vào tình huống ngàn cân treo sợi tóc? Nhưng để giữ cho giọng nói vẫn điềm tĩnh cũng như để bộ não làm việc, bạn phải thư giãn hết mức có thể.
-Hít thở thật sâu.
-Cho cơ thể 1 giây để tiếp nhận những thông điệp tích cực.
-Siết chặt cơ bắp ở đùi, bắp tay, bàn chân vài giây sau đó thả lỏng ra.
2- Lắng nghe:
Không có gì phải ngạc nhiên khi lắng nghe đóng một vai trò quan trọng. Vậy tại sao bạn cần phải lắng nghe? Là bởi vì bạn cần phải hoàn toàn hiểu được câu hỏi hay lời đề nghị trước khi đáp lại. Trả lời quá nhanh dễ khiến bạn bị hớ. Nên nắm được 3 điều:
-Nhìn thẳng vào người hỏi.
-Để ý quan sát ngôn ngữ cơ thể người đó, cũng như những gì được nói.
-Cố gắng diễn dịch thái độ trong câu hỏi người đó. Đó là một sự công kích, một đề nghị chính đáng hay đơn giản là để thử bạn. Tại sao người đó lại hỏi như vậy và mục đích của họ là gì ?
Không có gì phải ngạc nhiên khi lắng nghe đóng một vai trò quan trọng. Vậy tại sao bạn cần phải lắng nghe? Là bởi vì bạn cần phải hoàn toàn hiểu được câu hỏi hay lời đề nghị trước khi đáp lại. Trả lời quá nhanh dễ khiến bạn bị hớ. Nên nắm được 3 điều:
-Nhìn thẳng vào người hỏi.
-Để ý quan sát ngôn ngữ cơ thể người đó, cũng như những gì được nói.
-Cố gắng diễn dịch thái độ trong câu hỏi người đó. Đó là một sự công kích, một đề nghị chính đáng hay đơn giản là để thử bạn. Tại sao người đó lại hỏi như vậy và mục đích của họ là gì ?
Lời khuyên:
Bạn nên nhớ rằng chỉ khi quan tâm thì người ta mới hỏi. Đó có thể là thiện ý – người ta chỉ đơn giản là muốn biết thêm, hoặc ác ý – muốn làm cho bạn khó xử. Cho dù ý định của họ thế nào thì họ vẫn quan tâm đến những điều bạn nói ra. Cố gắng để đừng làm phật ý họ.
Bạn nên nhớ rằng chỉ khi quan tâm thì người ta mới hỏi. Đó có thể là thiện ý – người ta chỉ đơn giản là muốn biết thêm, hoặc ác ý – muốn làm cho bạn khó xử. Cho dù ý định của họ thế nào thì họ vẫn quan tâm đến những điều bạn nói ra. Cố gắng để đừng làm phật ý họ.
3- Lặp lại câu hỏi:
Nếu bạn thực sự cảm thấy căng thẳng, hãy đề nghị họ nhắc lại câu hỏi. Nó giúp bạn câu thêm chút thời gian trong lúc suy nghĩ về lời giải đáp.
Thoạt nhìn thì nhiều người sẽ nghĩ rằng điều đó chỉ làm cho hình ảnh của họ thật thiếu tự tin, nhưng thực tế lại không phải vậy. Nó khiến cho họ thấy bạn thật sự quan tâm tới câu hỏi để đưa ra câu trả lời hay nhất. Nó cũng giúp người hỏi có cơ hội để diễn đạt lại ý của họ dễ hiểu hơn. Đừng quên một điều, người hỏi cũng có thể chỉ buột miệng hỏi vậy chứ họ chưa thực sự chuẩn bị kỹ cho câu hỏi, bằng cách này, bạn cho họ một cơ hội để trình bày lại câu hỏi cho thật rõ ràng.
Thông qua việc đề nghị nhắc lại câu hỏi, bạn nắm thêm một cơ hội để nhận biết ý định của người hỏi. Nếu câu hỏi được sắp xếp lại cụ thể và dễ nghe hơn, thì thật sự họ muốn biết nhiều hơn nữa. Còn nếu câu hỏi được đưa ra có vẻ công kích hơn ban đầu, bạn nên hiểu rằng đối tượng đang muốn làm khó bạn. Bước thứ 4 sẽ có ích cho bạn Khi gặp phải trường hợp này.
Nếu bạn thực sự cảm thấy căng thẳng, hãy đề nghị họ nhắc lại câu hỏi. Nó giúp bạn câu thêm chút thời gian trong lúc suy nghĩ về lời giải đáp.
Thoạt nhìn thì nhiều người sẽ nghĩ rằng điều đó chỉ làm cho hình ảnh của họ thật thiếu tự tin, nhưng thực tế lại không phải vậy. Nó khiến cho họ thấy bạn thật sự quan tâm tới câu hỏi để đưa ra câu trả lời hay nhất. Nó cũng giúp người hỏi có cơ hội để diễn đạt lại ý của họ dễ hiểu hơn. Đừng quên một điều, người hỏi cũng có thể chỉ buột miệng hỏi vậy chứ họ chưa thực sự chuẩn bị kỹ cho câu hỏi, bằng cách này, bạn cho họ một cơ hội để trình bày lại câu hỏi cho thật rõ ràng.
Thông qua việc đề nghị nhắc lại câu hỏi, bạn nắm thêm một cơ hội để nhận biết ý định của người hỏi. Nếu câu hỏi được sắp xếp lại cụ thể và dễ nghe hơn, thì thật sự họ muốn biết nhiều hơn nữa. Còn nếu câu hỏi được đưa ra có vẻ công kích hơn ban đầu, bạn nên hiểu rằng đối tượng đang muốn làm khó bạn. Bước thứ 4 sẽ có ích cho bạn Khi gặp phải trường hợp này.
4- Sử dụng phương án câu giờ.
Đôi khi bạn cần thêm thời gian để ổn định suy nghĩ và xoa dịu bản thân để đưa ra câu trả lời rõ ràng. Điều cuối cùng mà bạn muốn làm là nói ra điều đầu tiên mình nghĩ.
-Hãy tự mình nhắc lại câu hỏi. Nó cho bạn thêm thời gian để nghĩ và làm rõ điều người ta hỏi. Nó cũng cho phép bạn diễn đạt lại nếu cần và làm thay đổi đòi hỏi của người khác theo hướng tích cực. “Anh hỏi rằng tôi đã tính toán đến tác động lên khách hàng như thế nào để từ đó chắc chắn rằng họ vẫn có được những trải nghiệm tích cực khi chúng ta tiến hành mở rộng phải không?”
-Thu hẹp sự tập trung. Ở đây bạn sẽ hỏi một câu, không chỉ để rõ ràng cho bạn mà còn lái câu hỏi sang một hướng dễ kể soát hơn. “Có lẽ anh đang muốn nghe quan điểm của tôi về tác động lên khách hàng chứ gì. Vậy thì tác động nào anh quan tâm nhất: số sản phẩm bán được hay dịch vụ bán hàng?”
-Yêu cầu người khác làm rõ câu hỏi. Một lần nữa, điều này sẽ buộc người đó phải hỏi cụ thể hơn và hy vọng rằng câu hỏi càng gần đến một điểm cụ thể. “Khi anh nói anh muốn biết tôi phân tích điều đó thế nào, có phải anh muốn tôi đưa ra một bảng phân tích chi tiết hoặc phương pháp phân tích của tôi phải không?”
-Hỏi về các định nghĩa. Những từ chuyên ngành có thể làm khó bạn. Đừng ngại hỏi nghĩa của chúng để chắc rằng điều bạn nói không bị lạc đề.
Đôi khi bạn cần thêm thời gian để ổn định suy nghĩ và xoa dịu bản thân để đưa ra câu trả lời rõ ràng. Điều cuối cùng mà bạn muốn làm là nói ra điều đầu tiên mình nghĩ.
-Hãy tự mình nhắc lại câu hỏi. Nó cho bạn thêm thời gian để nghĩ và làm rõ điều người ta hỏi. Nó cũng cho phép bạn diễn đạt lại nếu cần và làm thay đổi đòi hỏi của người khác theo hướng tích cực. “Anh hỏi rằng tôi đã tính toán đến tác động lên khách hàng như thế nào để từ đó chắc chắn rằng họ vẫn có được những trải nghiệm tích cực khi chúng ta tiến hành mở rộng phải không?”
-Thu hẹp sự tập trung. Ở đây bạn sẽ hỏi một câu, không chỉ để rõ ràng cho bạn mà còn lái câu hỏi sang một hướng dễ kể soát hơn. “Có lẽ anh đang muốn nghe quan điểm của tôi về tác động lên khách hàng chứ gì. Vậy thì tác động nào anh quan tâm nhất: số sản phẩm bán được hay dịch vụ bán hàng?”
-Yêu cầu người khác làm rõ câu hỏi. Một lần nữa, điều này sẽ buộc người đó phải hỏi cụ thể hơn và hy vọng rằng câu hỏi càng gần đến một điểm cụ thể. “Khi anh nói anh muốn biết tôi phân tích điều đó thế nào, có phải anh muốn tôi đưa ra một bảng phân tích chi tiết hoặc phương pháp phân tích của tôi phải không?”
-Hỏi về các định nghĩa. Những từ chuyên ngành có thể làm khó bạn. Đừng ngại hỏi nghĩa của chúng để chắc rằng điều bạn nói không bị lạc đề.
5- Im lặng là vàng:
Chúng ta bẩm sinh đã cho rằng sự im lặng là không thoải mái. Tuy nhiên nếu chúng ta dùng nó đúng liều đúng lượng, nó lại cho chúng ta thấy khả năng kiểm soát được suy nghĩ của mình cũng như tự tin vào khả năng đối đáp như nước chảy của bản thân. Trả lời quá nhanh sẽ dễ gây ra chuyện “cái miệng hại cái thân”. Hãy tạm ngừng để tổng hợp các suy nghĩ lại cho thật chậm rãi và cẩn thận nhé.
Chúng ta bẩm sinh đã cho rằng sự im lặng là không thoải mái. Tuy nhiên nếu chúng ta dùng nó đúng liều đúng lượng, nó lại cho chúng ta thấy khả năng kiểm soát được suy nghĩ của mình cũng như tự tin vào khả năng đối đáp như nước chảy của bản thân. Trả lời quá nhanh sẽ dễ gây ra chuyện “cái miệng hại cái thân”. Hãy tạm ngừng để tổng hợp các suy nghĩ lại cho thật chậm rãi và cẩn thận nhé.
6- Bám vào một điểm và một mẩu thông tin hỗ trợ:
Đôi khi do quá căng thẳng mà bạn phun ra quá ít hay quá nhiều thông tin. Nếu trả lời quá ngắn gọn, bạn sẽ dễ biến cuộc đối thoại thành một cuộc thẩm vấn (Bạn sẽ bị hỏi thêm lần nữa và người hỏi sẽ nắm đằng chuôi bạn). Còn nếu trả lời quá rườm rà, bạn sẽ đánh mất sự quan tâm của họ, làm cho họ thấy chán và phát giác những điều mà lẽ ra bạn không nên nói. Nên nhớ rằng họ không yêu cầu bạn phải đọc nguyên một bài diễn văn về đề tài đó. Họ chỉ muốn biết một vài thứ mà thôi. Hãy tôn trọng điều đó và cho họ câu trả lời với đầy đủ thông tin cần thiết.
Phương pháp này đem đến cho bạn sự tập trung. Thay vì cố gắng nhồi tất cả những ý tưởng có trong đầu bạn lại một cục, bạn chỉ cần chọn một điểm chính và một sự thật để hỗ trợ điểm chính đó. Bằng cách này, bạn có thể trả lời câu hỏi một cách chính xác và đầy chắc chắn.
Đôi khi do quá căng thẳng mà bạn phun ra quá ít hay quá nhiều thông tin. Nếu trả lời quá ngắn gọn, bạn sẽ dễ biến cuộc đối thoại thành một cuộc thẩm vấn (Bạn sẽ bị hỏi thêm lần nữa và người hỏi sẽ nắm đằng chuôi bạn). Còn nếu trả lời quá rườm rà, bạn sẽ đánh mất sự quan tâm của họ, làm cho họ thấy chán và phát giác những điều mà lẽ ra bạn không nên nói. Nên nhớ rằng họ không yêu cầu bạn phải đọc nguyên một bài diễn văn về đề tài đó. Họ chỉ muốn biết một vài thứ mà thôi. Hãy tôn trọng điều đó và cho họ câu trả lời với đầy đủ thông tin cần thiết.
Phương pháp này đem đến cho bạn sự tập trung. Thay vì cố gắng nhồi tất cả những ý tưởng có trong đầu bạn lại một cục, bạn chỉ cần chọn một điểm chính và một sự thật để hỗ trợ điểm chính đó. Bằng cách này, bạn có thể trả lời câu hỏi một cách chính xác và đầy chắc chắn.
Lời khuyên :
Hãy cho họ biết nếu bạn thật sự không biết câu trả lời. Đừng cố gắng quá sức, nó chỉ khiến cho bạn trông thật khờ khạo, đồng thời cũng làm giảm sự tự tin của bạn nếu gặp phải một tình huống tương tự trong tương lai. Chẳng có gì sai trái cả nếu bạn không biết về một thứ gì đó. Đơn giản là trả lời ngay khi có thể sau khi bạn đã tìm thấy câu trả lời.
Hãy cho họ biết nếu bạn thật sự không biết câu trả lời. Đừng cố gắng quá sức, nó chỉ khiến cho bạn trông thật khờ khạo, đồng thời cũng làm giảm sự tự tin của bạn nếu gặp phải một tình huống tương tự trong tương lai. Chẳng có gì sai trái cả nếu bạn không biết về một thứ gì đó. Đơn giản là trả lời ngay khi có thể sau khi bạn đã tìm thấy câu trả lời.
7- Đoán biết:
Thông thường, bằng một chút suy luận bạn có thể đoán ra loại câu hỏi tiếp theo mình sắp đối mặt là gì để chuẩn bị sẵn sàng đối phó với nó. VD: Bạn chuẩn bị phải tường trình về doanh số bán ra hàng tháng cho đội quản lý của bạn. Bản báo cáo của bạn có thể giải quyết phần lớn những câu hỏi mà họ sẽ đưa ra, nhưng liệu bạn có thể đoán biết những câu hỏi khác được không? Tháng này có gì khác so với những tháng kia? Câu hỏi mới sẽ là gì? Trả lời ra sao? Bạn sẽ cần thêm thông tin gì để hỗ trợ cho những câu hỏi chi tiết?
Đặc biệt bạn cần dành thời gian động não và tìm lời giải đáp cho những câu hỏi cân não người ta có thể đưa ra.
Thông thường, bằng một chút suy luận bạn có thể đoán ra loại câu hỏi tiếp theo mình sắp đối mặt là gì để chuẩn bị sẵn sàng đối phó với nó. VD: Bạn chuẩn bị phải tường trình về doanh số bán ra hàng tháng cho đội quản lý của bạn. Bản báo cáo của bạn có thể giải quyết phần lớn những câu hỏi mà họ sẽ đưa ra, nhưng liệu bạn có thể đoán biết những câu hỏi khác được không? Tháng này có gì khác so với những tháng kia? Câu hỏi mới sẽ là gì? Trả lời ra sao? Bạn sẽ cần thêm thông tin gì để hỗ trợ cho những câu hỏi chi tiết?
Đặc biệt bạn cần dành thời gian động não và tìm lời giải đáp cho những câu hỏi cân não người ta có thể đưa ra.
8- Tập ăn nói trôi chảy:
Cách mà bạn nói cũng quan trọng không kém gì điều bạn nói. Liệu bạn có đủ sức thuyết phục người khác không nếu cứ chốc chốc lại “à” “ừm”. Nắm được những điểm then chốt này khi nói chuyện với người khác:
-Nói năng mạnh mẽ (Mạnh mẽ chứ không ồn ào nhé)
-Biết tạm dừng đúng lúc để nhấn mạnh điểm quan trọng hoặc “hạ nhiệt” cho bản thân.
-Thay đổi giọng nói cho phù hợp với thông điệp bạn gửi.
-Giao tiếp bằng mắt một cách thích hợp.
-Cẩn thận ngữ pháp.
-Sử dụng mức độ trang trọng phù hợp với hoàn cảnh nói chuyện.
Cách mà bạn nói cũng quan trọng không kém gì điều bạn nói. Liệu bạn có đủ sức thuyết phục người khác không nếu cứ chốc chốc lại “à” “ừm”. Nắm được những điểm then chốt này khi nói chuyện với người khác:
-Nói năng mạnh mẽ (Mạnh mẽ chứ không ồn ào nhé)
-Biết tạm dừng đúng lúc để nhấn mạnh điểm quan trọng hoặc “hạ nhiệt” cho bản thân.
-Thay đổi giọng nói cho phù hợp với thông điệp bạn gửi.
-Giao tiếp bằng mắt một cách thích hợp.
-Cẩn thận ngữ pháp.
-Sử dụng mức độ trang trọng phù hợp với hoàn cảnh nói chuyện.
9- Tóm tắt và kết thúc:
Tổng kết những điều bạn nói bằng một bài tóm tắt nhanh gọn. Sau đó, đừng thêm bớt bất cứ thông tin gì và hãy im lặng. Đừng cố phạm một lỗi hay gặp là nói nhiều để khỏa lấp sự im lặng. Đây là lúc người ta đang tiếp thu câu trả lời của bạn. Nếu bạn cố gắng nhồi nhét thêm thông tin sẽ khiến họ bị loạn và công sức nãy giờ của bạn tan thành mây khói.
Sử dụng một vài từ để chỉ ra là bạn đang tóm tắt (ví dụ: kết luận, cuối cùng…) hoặc nhắc lại ngắn gọn câu hỏi và câu trả lời. VD: “Anh thắc mắc về việc tôi đã làm gì để phân tích những tác động lên khách hàng phải không? Tôi xem xét kỹ lưỡng trường hợp của Dallas và đã chuẩn bị một bản phân tích “Cái gì sẽ đến” cho riêng công ty ta”
Tổng kết những điều bạn nói bằng một bài tóm tắt nhanh gọn. Sau đó, đừng thêm bớt bất cứ thông tin gì và hãy im lặng. Đừng cố phạm một lỗi hay gặp là nói nhiều để khỏa lấp sự im lặng. Đây là lúc người ta đang tiếp thu câu trả lời của bạn. Nếu bạn cố gắng nhồi nhét thêm thông tin sẽ khiến họ bị loạn và công sức nãy giờ của bạn tan thành mây khói.
Sử dụng một vài từ để chỉ ra là bạn đang tóm tắt (ví dụ: kết luận, cuối cùng…) hoặc nhắc lại ngắn gọn câu hỏi và câu trả lời. VD: “Anh thắc mắc về việc tôi đã làm gì để phân tích những tác động lên khách hàng phải không? Tôi xem xét kỹ lưỡng trường hợp của Dallas và đã chuẩn bị một bản phân tích “Cái gì sẽ đến” cho riêng công ty ta”
Điểm cốt lõi:
Chẳng ai thích bị hỏi bất ngờ cả. Không chắc chắn về câu trả lời có thể gây căng thẳng cho bạn. Tuy nhiên sự căng thẳng đó vẫn nằm trong sự quản lý của bạn nếu bạn nắm vững những gì chúng ta đã thảo luận nãy giờ. Về cơ bản, ứng đáp trôi chảy nghĩa là kiểm soát được tình hình. Bằng cách hỏi, câu thêm thời gian, và bám vào một điểm để trả lời. Khi bạn đã nhìn rõ được vấn đề họ quan tâm, bạn có thể trả lời rất trôi chảy và quan trọng hơn nữa, điều đó sẽ giúp bạn gây ấn tượng với người hỏi bằng phong thái tự tin và tự chủ của mình.
15 phút sưu tầm và biên tập
Chẳng ai thích bị hỏi bất ngờ cả. Không chắc chắn về câu trả lời có thể gây căng thẳng cho bạn. Tuy nhiên sự căng thẳng đó vẫn nằm trong sự quản lý của bạn nếu bạn nắm vững những gì chúng ta đã thảo luận nãy giờ. Về cơ bản, ứng đáp trôi chảy nghĩa là kiểm soát được tình hình. Bằng cách hỏi, câu thêm thời gian, và bám vào một điểm để trả lời. Khi bạn đã nhìn rõ được vấn đề họ quan tâm, bạn có thể trả lời rất trôi chảy và quan trọng hơn nữa, điều đó sẽ giúp bạn gây ấn tượng với người hỏi bằng phong thái tự tin và tự chủ của mình.
15 phút sưu tầm và biên tập
Mô hình giao tiếp của Mehrabian
Tổng cộng chất lượng tình cảm/ thái độ được truyền đạt trong giao tiếp = 7% lời nói + 38% âm điệu + 55% nét mặt.
Nếu hai bên chỉ có bất đồng nhỏ, bạn không nên chuẩn bị quá mức cần thiết vì vừa mất thời gian vừa bị đánh giá là đang dùng mánh khóe để nâng giá mình và “dìm hàng” người/
Tuy nhiên, nếu hai bên gặp bất đồng lớn thì bạn phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Sử dụng bảng mẫu miễn phí của chúng tôi và nghĩ kỹ những điểm sau đây trước khi bắt đầu đàm phán:
• Mục tiêu: Bạn muốn nhận được gì sau đàm phán? Bạn nghĩ người khác muốn gì?
• Trao đổi: Bạn và đối phương có thể trao đổi với nhau cái gì? Bạn có thứ gì mà người người khác muốn? Cái gì có thể thoải mái cho đi?
• Thay thế: Nếu không thỏa thuận được, bạn có lựa chọn nào khác không? Điều đó là tốt hay xấu? Nếu không đạt được thỏa thuận thì sẽ gặp bất lợi gì? Cơ hội trong tương lai có bị mất đi nếu không đạt được thỏa thuận không? Phía đối tác có phương án thay thế nào?
• Mối quan hệ: Giữa bạn và đối tác có lịch sử quan hệ như thế nào? Mối quan hệ này liệu có ảnh hưởng tới đàm phán không? Có gì tiềm ẩn ảnh hưởng đến đàm phán khônng? Bạn sẽ xử lý chúng như thế nào?
• Dự đóan kết quả: Mọi người mong đợi kết quả gì từ đàm phán này? Trong quá khứ hai bên đã đạt được gì, đã được thiết lập được tiền lệ nào?
• Hậu quả: Hậu quả của việc thắng thua trong đàm phán này cho cả 2 bên là gì?
• Uy quyền: Ai là người có uy hơn trong mối quan hệ này? Ai kiểm soát nguồn tài nguyên? Ai phải chịu mất mát nhiều nhất nếu không đạt được thỏa thuận? Bạn đang mong đợi đối phương đưa ra cái gì?
• Giải pháp khả thi: Sau khi cân nhắc tất cả mọi nhân tố, đâu là điểm thỏa hiệp của bạn?
Lợi cả đôi bên
Tìm ra thỏa hiệp công bằng
Chuẩn bị để thương thảo thành công
Tùy thuôc quy mô bất đồng lớn hay nhỏ mà nên có cách chuẩn bị đàm phán thích hợp.Nếu hai bên chỉ có bất đồng nhỏ, bạn không nên chuẩn bị quá mức cần thiết vì vừa mất thời gian vừa bị đánh giá là đang dùng mánh khóe để nâng giá mình và “dìm hàng” người/
Tuy nhiên, nếu hai bên gặp bất đồng lớn thì bạn phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Sử dụng bảng mẫu miễn phí của chúng tôi và nghĩ kỹ những điểm sau đây trước khi bắt đầu đàm phán:
• Mục tiêu: Bạn muốn nhận được gì sau đàm phán? Bạn nghĩ người khác muốn gì?
• Trao đổi: Bạn và đối phương có thể trao đổi với nhau cái gì? Bạn có thứ gì mà người người khác muốn? Cái gì có thể thoải mái cho đi?
• Thay thế: Nếu không thỏa thuận được, bạn có lựa chọn nào khác không? Điều đó là tốt hay xấu? Nếu không đạt được thỏa thuận thì sẽ gặp bất lợi gì? Cơ hội trong tương lai có bị mất đi nếu không đạt được thỏa thuận không? Phía đối tác có phương án thay thế nào?
• Mối quan hệ: Giữa bạn và đối tác có lịch sử quan hệ như thế nào? Mối quan hệ này liệu có ảnh hưởng tới đàm phán không? Có gì tiềm ẩn ảnh hưởng đến đàm phán khônng? Bạn sẽ xử lý chúng như thế nào?
• Dự đóan kết quả: Mọi người mong đợi kết quả gì từ đàm phán này? Trong quá khứ hai bên đã đạt được gì, đã được thiết lập được tiền lệ nào?
• Hậu quả: Hậu quả của việc thắng thua trong đàm phán này cho cả 2 bên là gì?
• Uy quyền: Ai là người có uy hơn trong mối quan hệ này? Ai kiểm soát nguồn tài nguyên? Ai phải chịu mất mát nhiều nhất nếu không đạt được thỏa thuận? Bạn đang mong đợi đối phương đưa ra cái gì?
• Giải pháp khả thi: Sau khi cân nhắc tất cả mọi nhân tố, đâu là điểm thỏa hiệp của bạn?
Quan trọng là phong cách đàm phán
Sự quyết đoán
Cộng tác chứ đừng đối đầu.
Hãy kiên định nếu cần.
Bạn có cho rằng mình là một người quả quyết không? Bạn hiểu thế nào là quả quyết? Là đặt quyền lợi của người khác lên trước quyền lợi của bản thân hay ngược lại ? Một ông sếp đặt lên bàn xấp tài liệu ngay buổi chiều trước kỳ nghỉ của người nhân viên và bắt người đó phải hoàn thành, liệu ông ta có phải người quả quyết không? Hay quả quyết là từ chính xác hơn dành cho người nhân viên, khi cô ta khẳng định sẽ hoàn thành công việc ổn thỏa KHI VÀ CHỈ KHI cô ta tận hưởng xong kỳ nghỉ của mình. Để định nghĩa được “sự quả quyết” thật sự không dễ dàng bởi vì có một lằn ranh rất mơ hồ giữa quả quyết và hùng hổ. Dưới đây là vài định nghĩa để bạn tham khảo:
Sự quả quyết được dựa trên sự cân bằng: Nó đòi hỏi bạn phải có một cái nhìn thẳng thắn về quyền lợi của bạn và quyền lợi của người khác. Và quả quyết là khi bạn đòi hỏi cả đôi bên cùng có lợi.
Sự hùng hổ dựa trên sự hiếu thắng: Hùng hổ là khi bạn tìm cách để đạt được điều mình muốn mà mặc kệ quyền lợi của người khác. Có khi sẽ không từ mọi hạ sách, bất chấp mọi thủ đoạn.
Nếu dựa vào hai định nghĩa trên, ta có thể thấy ông sếp đang có thái độ hùng hổ. Đúng, ông ấy muốn công việc phải được hoàn thành. Tuy nhiên, việc bắt buộc cô ấy làm việc vào thời gian bất hợp lý, ông ta đã tỏ ra chẳng hề quan tâm gì đến lợi ích và nguyện vọng của nhân viên dưới quyền.
Mặt khác, người nhân viên quả quyết với sếp rằng công việc SẼ được hoàn thành, nhưng chi sau khi cô ta trở về từ kỳ nghỉ. Cô khẳng định quyền lợi của mình trong khi vẫn tôn trọng quyền lợi của sếp.
Để quả quyết thì không phải dễ, nhưng vẫn có thể học được. Bạn hãy bắt đầu bằng việc hiểu bản thân mình và niềm tin vào những giá trị mình đem lại. Khi nắm được điều đó rồi, bạn sẽ hình thành sự tự tin vào bản thân. Sự quả quyết góp phần làm tăng thêm sự tự tinđó và sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho bạn trong công việc, đời sống cũng như những mối quan hệ.
Những lợi ích của một người quả quyết:
-Họ biết người biết ta, dễ dàng đạt được mục đích.
-Họ xử lý tình huống tốt hơn, luôn tìm được phương án giải quyết tối ưu nhất.
-Họ ít bị căng thẳng, hiểu được sức mạnh của bản thân và không cảm thấy áp lực nếu việc xảy ra theo chiều hướng bất lợi.
-Họ tự thân vận động, hoàn thành mọi việc ổn thỏa bởi vì họ biết họ có thể.
Khi bạn hành xử quả quyết là bạn hành xử một cách thông cảm và công bằng. Sức mạnh mà bạn sử dụng không phải đến từ sự đe dọa hay ép buộc, mà đến tự sự cam đoan, chắc chắn vào bản thân. Bạn đối xử với người ta một cách ngay thẳng và tôn trọng như vậy, hãy yên tâm rằng bạn sẽ nhận lại điều tương đương. Hơn nữa, bạn sẽ trở thành một người dễ mến, người ta sẽ thích hợp tác và xem bạn như thủ lĩnh.
Xây dựng tính quả quyết:
Một vài người bẩm sinh đã có tính quả quyết hơn người khác. Nếu bạn cảm thấy mình hơi thụ động hoặc quá hùng hổ trong giao tiếp, bạn cần luyện tập một vài kỹ năng sau để trau dồi tính quả quyết cho mình.
Coi trọng bản thân và quyền lợi của bản thân !
-Hiểu được quyền lợi, tư tưởng, cảm xúc, nhu cầu và khao khát của bạn cũng quan trọng như của người khác.
-Hiểu được quyền lợi, tư tưởng, cảm xúc, nhu cầu và khao khát của bạn cũng quan trọng như của người khác.
-Nhưng ghi nhớ rằng những điều trên, đòi hỏi của mỗi người là bình đẳng, không ai quan trọng hơn ai.
-Ý thức được quyền lợi của bạn và hãy bảo vệ nó.
-Tin tưởng rằng bạn luôn xứng đáng được đối xử tôn trọng.
-Đừng xin lỗi quen miệng, kể cả những chuyện không đáng.
Nhận ra bạn cần gì và muốn gì, và yêu cầu chúng phải được thỏa mãn
Đừng chờ tới khi người khác nhận ra điều mà bạn cần (có thể là mãi mãi không bao giờ đấy!)
Đừng chờ tới khi người khác nhận ra điều mà bạn cần (có thể là mãi mãi không bao giờ đấy!)
-Hiểu được điều đó để trình bày một cách ngon lành nhất, đòi hỏi của bạn phải được “duyệt”
-Tìm cách để không phải hy sinh đòi hỏi của người khác nhưng vẫn đáp ứng được đòi hỏi của bản thân.
Diễn đạt những ý nghĩ và cảm xúc tiêu cực một cách tích cực
-Bạn được quyền tỏ ra giận giữ, nhưng vẫn cư xử phải phép.
-Bạn được quyền tỏ ra giận giữ, nhưng vẫn cư xử phải phép.
-Trình bày đúng những gì bạn nghĩ nhưng vẫn tôn trọng cảm xúc của người khác.
-Điều khiển cảm xúc của bản thân.
-Vững lòng vào bản thân và sẵn sàng đương đầu với những ai thách thức nguyện vọng chính đáng của bạn.
Tiếp thu sự chỉ trích và khen ngợi một cách tích cực
-Hòa nhã tiếp nhận lời khen ngợi.
-Hòa nhã tiếp nhận lời khen ngợi.
-Ai mà chẳng đôi lần lầm lỗi, bạn cũng vậy và hãy lịch sự nhờ vả trợ giúp.
-Tiếp nhận phản hồi một cách tích cực, có thể bạn sẽ không đồng ý nhưng đừng tỏ ra bảo thủ hoặc nổi cáu.
Tập nói “Không” nếu cần. Đây là điều tối quan trọng của sự quả quyết.
-Biết đâu là giới hạn của bạn và những gì có thể lấy đi lợi thế của bạn.
-Biết đâu là giới hạn của bạn và những gì có thể lấy đi lợi thế của bạn.
-Biết được rằng mình không thể làm tất cả mọi việc cũng như không thể chiều lòng tất cả mọi người.
-Trung thành với quyền lợi của bản thân.
-Đề xuất ra một phương án thứ hai cho một tình huống đôi bên cùng có lợi.
Phương pháp quả quyết trong giao tiếp
Có nhiều cách để quả quyết trong giao tiếp. Bằng cách nắm được quả quyết là thế nào, bạn có thể nhanh chóng áp dụng những phương pháp này trong mọi tình huống.
Trình bày “Tôi”.
Sử dụng những cụm từ như “tôi muốn”, tôi cần” hay “tôi cảm thấy” để truyền đạt sự quyết đoánban đầu.
Sử dụng những cụm từ như “tôi muốn”, tôi cần” hay “tôi cảm thấy” để truyền đạt sự quyết đoánban đầu.
VD: Tôi thấy cần phải có một bên thứ ba làm trung gian để giải quyết bất đồng.
Quyết đoán nhưng vẫn thấu hiểu.
Đầu tiên bạn phải biết suy nghĩ của đối phương về vấn đề như thế nào.
Đầu tiên bạn phải biết suy nghĩ của đối phương về vấn đề như thế nào.
VD: Tôi hiểu ông đang gặp trục trặc khi làm việc với Arlene.
Sau đó mới bày tỏ điều bạn muốn:
VD: … tuy nhiên dự án này buộc phải được hoàn thành trước thứ Sáu. Chúng ta hãy cùng ngồi xuống và suy nghĩ về giải pháp tốt nhất để thực hiện nó.
Leo thang cấp độ quả quyết.
Loại quả quyết này chỉ cần thiết khi nỗ lực ban đầu của bạn trong việc đòi hỏi quyền lợi của mình thất bại.
Loại quả quyết này chỉ cần thiết khi nỗ lực ban đầu của bạn trong việc đòi hỏi quyền lợi của mình thất bại.
Phương pháp này đòi hỏi bạn phải càng lúc càng đẩy mạnh mức độ kiên quyết lên. Nó có thể kết thúc ở chỗ bạn tuyên bố với đối phương điều bạn sẽ thực hiện nếu yêu cầu của bạn không được đáp ứng. Nhưng hãy nhớ rằng, cho dù bạn có đưa ra hậu quả thế nào thì cuối cùng yêu cầu của bạn có thể vẫn không được đáp ứng.
VD: John, đây là lần thứ ba tôi cảnh cáo anh về việc muộn giờ làm. Anh mà đi trễ một lần nào nữa trong tháng này thì đừng có trách tôi !
Xin thêm thời gian.
Đôi khi bạn cũng cần tạm ngưng nói. Bạn có thể rơi vào trạng thái xúc động mạnh và không nhận ra được mình muốn gì. Lúc ấy hãy tỏ ra chân thành và bảo đối phương cho bạn một ít thời gian để suy nghĩ.
Đôi khi bạn cũng cần tạm ngưng nói. Bạn có thể rơi vào trạng thái xúc động mạnh và không nhận ra được mình muốn gì. Lúc ấy hãy tỏ ra chân thành và bảo đối phương cho bạn một ít thời gian để suy nghĩ.
VD: Dave, đòi hỏi của anh khiến tôi phải cân nhắc. Tôi sẽ trả lời anh trong nửa tiếng nữa.
Dùng động từ khác.
-Dùng “sẽ không” thay vì “không thể” (won’t/can’t)
-Dùng “sẽ không” thay vì “không thể” (won’t/can’t)
-Dùng “muốn” thay vì “cần” (want/need)
-Dùng “chọn” thay vì “phải” (choose to/ have to)
-Dùng “có thể” thay vì “nên” (could/should)
Nhắc đi nhắc lại.
Hãy chuẩn bị trước điều bạn muốn.
Hãy chuẩn bị trước điều bạn muốn.
VD: Tôi sẽ không nhận bất kỳ dự án nào.
Trong lúc trò chuyện, hãy liên tục nhắc đi nhắc lại thông điệp của bạn, đừng chùn bước ngay cả khi đối phương hiểu được ý bạn muốn nói.
Tôi muốn anh làm việc cho dự án Clancy
Tôi sẽ không nhận bất kỳ dự án nào.
Tôi sẽ trả thêm tiền.
Tôi sẽ không nhận bất kỳ dự án nào.
Tôi nói nghiêm túc, sếp tôi nhấn mạnh rằng nó phải được hoàn thành.
Tôi sẽ không nhận bất kỳ dự án nào.
Anh có thể làm ơn được không?
Xin lỗi, không phải tôi không nể tình anh nhưng quả thật tôi sẽ không nhận bất kỳ một dự án nào lúc này hết.
Lời khuyên :
Cẩn thận với phương pháp này. Nó ổn nếu bạn dùng để bảo vệ bản thân tránh bị khai thác thông tin. Tuy nhiên, nó sẽ phản tác dụng và đầy tiêu cực nếu bạn dùng nó để đe dọa người khác làm những việc trái với ý muốn của họ. Ngắn gọn hơn, đó là hành động thao túng.
Các bước: Phương pháp này bao gồm 4 bước:
1- Sự kiện: Nói cho người khác biết chính xác quan điểm của bạn về tình huống cũng như vấn đề này.
VD: Này Jacob, chi phí sản xuất của tháng này nhiều hơn mức bình quân 23%. Tại sao anh không nói tôi, tôi thật sự bất ngờ với tin này đấy.
2- Cảm nhận: Mô tả cảm nhận của bạn rõ ràng.
VD: Tôi đang rất bực mình, anh chẳng biết chuyện này gây tổn thất thế nào cho công ty sao?
3- Đòi hỏi: Nói cho họ biết đòi hỏi của bạn để không mất công đoán mò.
VD: Anh cần phải thành thật với tôi và cho tôi biết khi nào ngân sách của chúng ta đang gặp vấn đề.
4- Hệ quả: Mô tả kết quả tốt đẹp nếu đòi hỏi của bạn được đáp ứng
VD: Tôi sẽ giúp đỡ và hỗ trợ anh tốt đa. Nếu anh tin tôi, chúng ta có thể lật ngược tình thế này.
Phương pháp này sẽ dễ thực hiện hơn rất nhiều một khi bạn đã rõ ràng về điều bạn muốn nói và diễn đạt.
Điểm cốt lõi:
Bạn quả quyết là khi bạn phân biệt được ranh giới giữa sự quả quyết và sự hùng hổ và cách cân bằng chúng. Nó có nghĩa là bạn có ý thức mạnh mẽ về bản thân và thừa nhận rằng bạn xứng đáng có được điều bạn muốn. Và nó cũng có nghĩa là bạn vững vàng hiên ngang trong mọi tình huống, dù là tình huống khó khăn nhất.
Sự quả quyết có thể được học tập và trau dồi. Mặc dù không phải muốn là được liền, nhưng bằng cách luyện tập từ từ bạn có thể cảm thấy ngày càng tự tin trong việc diễn đạt điều bạn muốn và cần. Khi độ quả quyết của bạn tăng dần lên, bạn sẽ trở thành một người làm việc đầy hiệu quả. Hãy bắt đầu ngay từ hôm nay và xem tác dụng thần kỳ của nó trong việc phối hợp với người khác tìm ra giải pháp, giải quyết các vấn đề và hoàn thành công việc.
15 phút sưu tầm và biên tập
Đơn giản hóa mọi thứ
Tránh phức tạp hóa vấn đề
Không gì hay hơn sự đơn giản. Trong một thế giới đầy phức tạp thì sự đơn giản là vô cùng quan trọng. Giữa một đống lổn nhổn rối mắt, những gì đơn giản nhất luôn luôn tỏa sáng nhất, luôn gây chú ý nhất.
Sự đơn giản là yếu tố hang đầu của một câu slogan. Như khi bạn nghe slogan “Just do it” của hãng giày lừng danh Nike.
Khi ít là nhiều
Nguyên tắc KISS được đưa ra để thực hiện khái niệm này. Bạn có thể hiểu KISS là “Keep It Simple, Stupid” hoặc “Keep It Simple, Silly”, “Keep It Short and Sweet”, “Keep It Simple, Sweetheart”. Cho dù bạn có đọc nó bằng cách nào, nó vẫn vô cùng súc tích !
Nguyên tắc KISS
đơn giản hóa một thứ không nên hiểu là cắt giảm đi số lượng hoặc khối lượng của nó, mà là cô đọng nó lại cho thật súc tích nhưng vẫn giữ nguyên chất lượng. Công việc này đòi hỏi cả một quá trình động não và phân tích chứ không thể xem nhẹ.
Lấy ví dụ, vẽ biểu đồ và biểu đồ đòi hỏi nhiều công sức hơn là viết một bản tóm tắt. Tuy nhiên hãy nghĩ tới lợi ích to lớn cuối cùng mà bạn đạt được. Nguyên tắc KISS có thể nói là đúng như câu thành ngữ: “Trăm nghe không bằng một thấy”
Vận dụng KISS trong công việc
Lựa chọn từ ngữ cho thật cẩn thận bạn thực hiện công việc giao tiếp trên giấy tờ (viết email chẳng hạn):
- Trình bày rõ ràng những gì bạn nói.
- Sử dụng tiêu đề và gạch đầu dòng để nhấn mạnh thông tin quan trọng.
- Đọc lại và chỉnh sửa, bỏ bớt những từ và thông tin không thật sự cần thiết.
Chỉnh sửa văn bản cho thật hiệu quả, dễ nhìn:
- Sử dụng nhiều khoảng trắng.
- Đánh dấu , gạch chân hoặc in đậm các từ khóa và khái niệm.
- Biết được đối tượng bạn muốn gửi đến là ai và mục tiêu của bạn là gì để sử dụng văn phong phù hợp.
Trình bày đơn giản nhưng hiệu quả:
- Các thông tin đưa ra ngắn và đi thẳng vào vấn đề.
- Thêm vào công cụ hỗ trợ trực quan đơn giản và dễ đọc.
- Sử dụng các bản tin để trình bày chi tiết.
- Hạn chế tối đa những yếu tố gây xao nhãng để người đọc có thể chú trọng vào ý chính.
Tập trung vào việc giải quyết những tình huống xấu:
- Phân tích nguyên nhân tận gốc để đặt vấn đề đi đúng quan điểm.
- Liên tục trau dồi, học hỏi, cải tiến để đơn giản hóa hệ thống và quy trình làm việc của bạn.
- Tạo ra hệ thống hỗ trợ nhằm khuyến khích người khác tìm kiếm cơ hội để nâng cao hiệu quả.
Điểm cốt lõi:
Giữ cho mọi chuyện được đơn giản thật ra lại không phải là một công việc đơn giản. Bạn phải suy nghĩ đồng thời vạch ra kế hoạch cho những gì mình muốn nói hoặc muốn làm. Bạn phải hiểu được tại sao bạn nói và làm chuyện đó. Khi bạn tập trung cao độ vào kết quả
Chi tiết cũng cần thiết. Thế nhưng nếu bạn sa đà vào chi tiết quá sớm thì sẽ dễ gặp bế tắc và khiến thông điệp của bạn khó hiểu, kém hiệu quả hơn. Bằng cách giữ cho mọi thứ thật đơn giản là bạn đã tạo ra một thành phẩm có chất lượng vượt trội rồi. Đừng cố gắng nói hay làm mọi thứ, hãy đặt trọng tâm vào những thứ cần thiết ưu tiên !
Khi bạn đã đơn giản hóa được một mớ hỗn độn thì xin chúc mừng, bạn đã thành công rồi đấy !
15 phút sưu tầm và biên tập
Kỹ thuật đặt câu hỏi
Đặt câu hỏi hiệu quả
“Garbage in, Garbage out” là 1 thành ngữ phổ biến trong lĩnh vực phần mềm máy tính: nếu bạn cung cấp thông tin đầu vào sai thì kết quả trả về sẽ bị sai. Đây cũng là quy tắc phổ biến trong giao tiếp: Nếu bạn hỏi sai, bạn sẽ nhận được câu trả lời sai, hoặc một câu trả lời không như trông đợi.
Hỏi đúng sẽ khiến giao tiếp hiệu quả và trao đổi thông tin chính xác. Khi đặt câu hỏi đúng trong một tình huống cụ thể, bạn có thể cải thiện khá tốt về kỹ năng giao tiếp như thu thập thông tin và học được nhiều hơn; xây dựng mối quan hệ vững chắc hơn, quản lý con người hiệu quả hơn, đồng thời giúp đỡ mọi người cùng học hỏi.
Sau đây là một số phương pháp khá phổ biến khi đặt câu hỏi, khi nào nên (không nên) sử dụng chúng:
1. Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng:
Câu hỏi đóng thường nhận được câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời rất ngắn. Ví dụ khi bạn hỏi “Bạn có khát nước không?” chỉ câu trả lời nhận được sẽ là “Có” hoặc “Không”; còn khi hỏi “Bạn sống ở đâu?” thông thường bạn sẽ được trả lời bằng tên của toà nhà hoặc địa chỉ nơi bạn ở.
Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại saohay bằng cách nào. Một câu hỏi mở đánh vào kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời. Bạn cũng có thể sử dụng các cụm từ “Bạn hãy kể với tôi…” hay “Hãy diễn giải…” để đặt câu hỏi mở. Ví dụ:
Chuyện gì đã xảy ra trong buổi họp?
Tại sao anh ta lại phản ứng theo cách đó?
Anh thấy buổi tiệc thế nào?
Hãy kể cho tôi nghe chuyện gì đã xảy ra sau đó.
Hãy trình bày các tình huống một cách chi tiết hơn.
Câu hỏi mở sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp:
1. Phát triển một cuộc trò chuyện mở: Anh đã làm gì trong dịp lễ?
2. Tìm kiếm thêm thông tin: “Chúng ta cần làm gì tiếp theo để đạt được thành công?
3. Tham khảo ý kiến người khác: “Anh nghĩ thế nào về những thay đổi này?”
Còn câu hỏi đóng sẽ hiệu quả khi bạn muốn:
- Kiểm tra khả năng hiểu vấn đề của bạn hoặc người khác: “Vậy nếu tôi đạt trình độ này, tôi có được tăng lương không?”
- Kết thúc một cuộc thảo luận hoặc ra quyết định: “Bây giờ chúng ta đã nắm được vấn đề, mọi người đều đồng ý đây là quyết định đúng đắn phải không?”
- Biểu mẫu: “Bạn có hài lòng với dịch vụ tại ngân hàng của bạn?”
Câu hỏi đóng đặt ra không đúng lúc có thể “giết chết” cuộc đối thoại và dẫn đến sự im lặng đáng sợ. Tốt nhất chúng ta nên tránh các câu hỏi dạng này khi câu chuyện đang trôi chảy.
2. Câu hỏi “hình nón”:
Kỹ thuật đặt câu hỏi dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào trọng tâm trong mỗi câu trả lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng:
“Có bao nhiêu người tham gia vào trận ẩu đả?”
“Khoảng 10”
“Người lớn hay trẻ em?”
“Đa số là trẻ em”
“Đô tuổi của những đứa trẻ này là bao nhiêu?”
“Khoảng 14-15”
“Chúng có nét gì đặc biệt không?
“Có. Một vài đứa đội mũ bong chày màu đỏ”
“Trên nón có logo nào không?”
“ Ừm có, tôi nhớ đã thấy 1 chữ N lớn”
Bằng cách sử dung kỹ thuật này, nhân viên điều tra đã giúp người làm chứng xây dựng lại tình huống và tập trung vào chi tiết hữu ích. Có thể anh ta sẽ nhận ra người thanh niên đội chiếc mũ như vậy trên một cảnh của CCTV. Nếu điều tra viên chỉ hỏi câu hỏi mở như “Có chi tiết nào anh có thể nói với tôi về những việc anh đã thấy?”, có thể anh ta sẽ không có được thông tin quý giá này.
Gợi ý:
Khi sử dụng phương pháp đặt câu hỏi hình nón, hãy bắt đầu bằng câu hỏi đóng. Khi bạn đi đến điểm tắc, hãy sử dụng câu hỏi mở nhiều hơn.
Câu hỏi hình nón hữu dụng cho các tình huống:
- Tìm thêm thông tin về một chi tiết cụ thể: “Hãy trình bày cho tôi thêm về phương án số 2”
- Thu hút hoặc làm tăng sự tin tưởng của người đang nói chuyện với bạn: “Anh có sử dụng dịch vụ của IT Helpdesk bao giờ chưa?”, “Họ có xử lý được lỗi không?”, “Thái độ của nhân viên tiếp chuyện anh như thế nào?”
3. Câu hỏi thăm dò
Sử dụng câu hỏi thăm dò là một cách tìm kiếm thông tin khác chẳng hạn như hỏi về một ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ về vấn để họ vừa nói. Có lúc bạn sẽ cần thông tin thêm để làm sáng tỏ vấn đề, “Khi nào anh cần bản báo cáo? Anh có muốn xem bản nháp trước khi tôi gửi cho anh bản cuối cùng không?”, hoặc để kiểm tra xem liệu có minh chứng nào cho điều vừa được đưa ra hay không, “Làm thế nào anh biết đội ngũ bán hàng không thể sử dụng dữ liệu mới?”
Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 Vì sao” (5 whys) – một phương pháp giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.
Gợi ý:
Sử dụng câu hỏi chứa đựng từ “chính xác” để tìm được thông tin nhiều hơn: “Chính xác ý của anh là gì khi nói đến từ cấp tốc?”, “Chính xác là ai sẽ cần bản báo cáo này?”
Câu hỏi thăm dò được sử dụng khi:
- Làm rõ vấn đề để hiểu thấu đáo toàn bộ câu chuyện
- Lấy được thông tin từ khi người nói đang cố gắng tránh né không tiết lộ cho bạn biết
4. Câu hỏi dẫn dắt
Câu hỏi dẫn dắt hướng người khác trả lời theo cách bạn nghĩ bằng một vài phương pháp sau:
- Đi kèm với giả định: “Anh nghĩ dự án đó trễ bao lâu?”. Câu hỏi này thừa nhận rằng dự án trên sẽ không hoàn thành đúng thời hạn.
- Thêm vào một lời kêu gọi cá nhân để đồng ý ở phần kết: “Lori rất có năng lực, anh nghĩ thế chứ?” hay “Phương án 2 tốt hơn phải không?”
- Chọn lọc từ để đặt câu hỏi sao cho người trả lời dễ dàng nói “có” (xu hướng tự nhiên của việc trả lời “có” thay vì “không” chiếm một phần quan trọng trong câu hỏi lấy ý kiến): “Chúng ta sẽ chọn phương án 2 chứ?” dễ nhận được câu trả lời đồng ý hơn cách hỏi “Anh có muốn chọn phương án 2 hay không?”. Nên đặt câu hỏi mang tính cá nhân để dễ dàng đạt được sự đồng thuận ví dụ: “Anh có muốn tôi chọn phương án 2 không?” thay vì “Tôi chọn phương án 2 nhé?”
- Cho người trả lời lựa chọn giữa hai phương án – cả hai phương án này bạn đều thích thực hiện – thay vì chỉ đưa ra một giải pháp, hoặc không thực hiện gì cả. Nói chung thì khả năng “không chọn gì cả” vẫn có thể xảy ra khi bạn hỏi “Anh chọn phương án A hay B”, nhưng thường thì đa số sẽ chỉ nghĩ đến việc lựa chọn một trong hai phương án bạn đưa ra.
Chú ý rằng câu hỏi dẫn dắt/ có xu hướng đóng.
Câu hỏi dẫn dắt được sử dụng tốt khi:
Bạn muốn được nghe câu trả lời mong muốn nhưng vẫn để người khác có cảm giác rằng họ được quyền chọn.
Kết thúc lời chào hàng: “Nếu anh không còn thắc mắc nào nữa, chúng ta quyết định giá chứ?”
Gợi ý:
Hãy sử dụng câu hỏi dẫn dắt một cách cẩn thận tránh lợi dụng cho mục đích cá nhân hoặc theo cách gây tổn hại đến lợi ích của người khác.
5. Câu hỏi tu từ:
Câu hỏi tu từ không thật sự không phải là câu hỏi vì không đòi hỏi câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi : «Mẫu thiết kế của John rất sáng tạo phải không? »
Người ta sử dụng câu hỏi tu từ vì muốn người nghe dễ dàng đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện (« Đúng rồi. Tôi thích làm việc với một đồng nghiệp sáng tạo như thế ») – hơn là chỉ được thông báo về một sự thật hiển nhiên rằng « John là một nhà thiết kế rất sáng tạo ». (với câu nói này họ có thể trả lời « Thì sao nào ? »)
Gợi ý :
Câu hỏi tu từ sẽ có tác dụng nhiều hơn nếu bạn dùng một loạt các câu hỏi tu từ. « Quá sức tuyệt vời nhỉ? Anh có thích cách sử dụng chữ làm nổi bật màu sắc trong bức ảnh không? Người ta sử dụng khoảng cáchrất tốt đúng không? Anh có muốn có một cái giống như vậy cho sản phẩm của mình không?”
Câu hỏi tu từ được sử dụng tốt để:
Thu hút người nghe.
Sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi
Có thể bạn đã sử dụng tất cả những kỹ thuật đặt câu hỏi trên mỗi ngày ở công sở hay ở nhà. Tuy nhiên bằng cách áp dụng có chủ ý kỹ thuật thích hợp, bạn có thể lấy được thông tin, câu trả lời hay kết quả mình mong muốn thậm chí hiệu quả hơn nhiều.
Câu hỏi là một phương pháp hiệu quả để:
Học: Hỏi câu hỏi mở vả đóng, và dùng câu hỏi khám phá.
Xây dựng mối quan hệ:Người ta thường trả lời khẳng định khi bạn hỏi về điều mà họ làm hoặc khi bạn hỏi ý kiến họ. Nếu bạn làm điều này với thái độ quả quyết “Hãy nói với tôi điều anh thích nhất khi làm việc ở đây”, bạn sẽ xây dựng và duy trì được một cuộc trò chuyện cởi mở.
Quản lý và đào tạo: Trong trường hợp này nên sử dụng câu hỏi tu từ và câu hỏi có định hướng để giúp mọi người suy nghĩ và đồng ý với hành động hoặc khóa học do bạn gợi ý: “Sẽ rất tuyệt nếu đạt thêm vài giấy chứng nhận chất lượng nữa phải không?”
Tránh hiểu nhầm:Sử dụng câu hỏi thăm dò để tìm kiếm thông tin chính xác, đặc biệt khi kết quả được đặt lên hàng đầu. Để chắc chắn tránh được việc nhảy ngay đến phần kết luật, hãy sử dụng phương pháp Thang kết luận (The ladder of Inference).
“Tản nhiệt” tình huống gay gắt:Bạn có thể làm dịu cơn giận của khách hàng hoặc đồng nghiệp bằng cách sử dụng câu hỏi hình nón để giúp họ đi vào chi tiết vấn đề khiến họ bất bình. Phương pháp này không những tách họ khỏi cảm xúc mà còn giúp bạn tìm ra được vài ưu điểm nho nhỏ đủ cho khách hàng thấy họ đang “thắng” và không còn cáu gắt nữa.
Thuyết phục người khác: Không ai thích bị lên lớp, tuy nhiên hỏi một chuỗi câu hỏi mở sẽ giúp họ chấp nhận các lý do đằng sau quan điểm của bạn. “Anh nghĩ thế nào về việc tập trung đội ngũ bán hàng lại trong nửa ngày để nâng cấp laptop của họ?”
Một số gợi ý khác:Phải cho người được hỏi đủ thời gian để trả lời gồm cả thời gian suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời. Do đó đừng nên “phiên dịch” một khoảng im lặng thành “không có ý kiến” và cho qua.Câu hỏi có kỹ thuật đòi phải đi liền với việc lắng nghe cẩn thận. Do vậy bạn phải hiểu người khác thật sự muốn nói gì trong câu trả lời của họ.Ngôn ngữ hình thể và giọng nói cũng đóng vai trò quan trọng trong câu trả lời.
15 phút sưu tầm và biên tập
Liệt kê những việc phải chuẩn bị cho thuyết trình
Đây là danh sách những việc cần làm giúp bạn thuyết trình tốt hơn được chuyển thể từ quyển Business Communications: A Cultural and Strategic Approach (Michael J. Rouse và Sandra Rouse)
Phần thuyết trình:
1. Phần giới thiệu của bạn có thu hút không, có thể hiện được ý định của bạn không?
2. Bạn có tiếp tục phần giới thiệu bằng cách giải thích rõ các điểm chính của bài thuyết trình không?
3. Những điểm chính này có được sắp xếp hợp lý không?
4. Các phần trình bày có liên tục và ăn khớp với nhau không?
5. Các điểm chính có cần được minh họa bằng tranh, ảnh, … không?
6. Kết luận có được trình bày một cách rõ ràng và súc tích không?
7. Phần kết có mạnh mẽ hay không?
8. Bạn đã liên kết phần kết thúc với phần mở đầu chưa?
Thể hiện:
1. Bạn có thấu hiểu chủ đề bao quát của bài thuyết trình?
2. Bạn có sắp xếp ghi chú theo thứ tự?
3. Bạn sẽ thuyết trình ở đâu và như thế nào (trong khán phòng, ngoài trời, đứng hay ngồi, v.v…)?
4. Bạn đã xem xét địa điểm thuyết trình chưa?
5. Bạn đã kiểm tra và tìm hiểu cách sử dụng các vật dụng hỗ trợ chưa?
Diện mạo:
1. Hãy đảm bảo trang phục của bạn phù hợp với hoàn cảnh và đối tượng.
2. Luyện tập thuyết trình (đứng hoặc ngồi), chú ý kỹ vào ngôn ngữ hình thể, kể cả điệu bộ.
Các dụng cụ hỗ trợ (tranh, ảnh, …):
1. Các dụng cụ này có dễ đọc và dễ hiểu không?
2. Chúng có sát với nội dung chính mà bạn muốn truyền tải hay không?
3. Chúng có dễ để nhìn thấy từ mọi góc trong phòng không?
Ngoài ra, các bạn có thể xem thêm phần “5. kỹ năng trình bày”
15 phút sưu tầm và biên tập
AIDA: Chú ý-Thích thú-Khát khao-Hành động
1. Chú ý / Thu hút
Để nổi bật trong thế giới ngập tràn thông tin như hiện nay, bạn phải dùng bất kì phương pháp nào dù là hình ảnh hay từ ngữ để thu hút sự chú ý của người xem và buộc họ phải dừng lại để đọc thông điệp.
2. Hứng thú
Thu hút sự quan tâm của người đọc cần một quá trình đào sâu nghiên cứu. Có thể đối tượng mục tiêu sẽ cho bạn thêm một ít thời gian để làm điều đó nhưng bạn phải tập trung vào nhu cầu của họ bằng cách giúp họ chọn ra thông điệp có liên quan một cách nhanh chóng. Vì vậy hãy sử dụng phân đoạn và phân nhóm đồng thời phá vỡ văn bản thành các ý chính nổi bật.
3. Khao khát
Hai giai đoạn Quan tâm và Khao khát của AIDA sẽ cùng đi song song với nhau. Cùng với việc xây dựng sự quan tâm của người đọc, bạn cũng cần giúp họ hiểu làm thế nào mà dịch vụ/sản phẩm/ thông điệp của bạn có thể giúp ích cho họ bằng cách thu hút nhu cầu và mong muốn cá nhân của họ.
Tính năng và lợi ích (FAB)
Để xây dựng mong muốn của người đọc một cách hiệu quả, bạn nên liên kết tính năng với lợi ích và hy vọng rằng các tính năng quan trọng sẽ mang đến lợi ích cụ thể nào đó cho khách hàng mục tiêu.
4. Thuyết phục
Người tiêu dùng ngày nay luôn có xu hướng nghi ngờ các thông điệp tiếp thị. Đã qua rồi cái thời chỉ cần quảng cáo quyển sách này thuộc hàng “bán chạy nhất” là độc giả đã sẵn lòng bỏ tiền túi ra mua. Giờ đây, bạn phải chỉ rõ ra là quyển sách này có trong danh sách “bán chạy nhất” của Tạp chí The New York Times trong 10 tuần. Vì vậy, cố gắng sử dụng dữ liệu chính xác bất cứ khi nào có thể. Khi bạn không có dữ liệu thì hãy nghĩ cách thu thập và tạo ra dữ liệu, ví dụ thông qua một khảo sát nhỏ.
5. Hành động
Cuối cùng, bạn phải chỉ rõ hành động mong muốn được độc giả thực hiện sau khi đọc thông điệp ví dụ, “Ghé thăm trang www.15phut.vn“ để biết thêm thông tin” thay vì để mọi người tự đoán phải làm gì.
Điểm cốt lõi:
AIDA là từ viết tắt của: (Attract or Attention, Interest, Desire, Action) đại diện cho
• Thu hút hoặc chú ý.
• Thích thú.
• Khao khát.
• Hành động.
Sử dụng phương pháp này sẽ giúp bạn xử lý hiệu quả bất kì văn bản nào cần người đọc hành động ngay lập tức. Đầu tiên bắt lấy sự chú ý của khán giả mục tiêu, thu hút sự quan tâm của họ. Sau đó là xây dựng mong muốn được mua sản phẩm và cuối cùng là chỉ ra hành động mà người viết mong muốn khán giả thực hiện.
15 phút sưu tầm và biên tập
Cửa sổ Johari
Khiến từng cá nhân và mọi người trong nhóm hiểu nhau hơn
Cửa sổ Johari là một mô hình giao tiếp dùng để tăng cường hiểu biết giữa từng cá nhân hoặc cá nhân với tập thể. Dựa trên quá trình tự bộc lộ, tự bạch và phản hồi, cửa sổ Johari còn có thể giúp tăng cường mối quan hệ giữa nhóm này với nhóm khác.
Được xây dựng và phát triển bởi Joseph Luft và Harry Ingham (từ Johari là từ viết tắt ghép lại từ hai tên người này), mô hình này có hai ý chính như sau:
1. Các cá nhân có thể xây dựng niềm tin lẫn nhau bằng cách tiết lộ thông tin về bản thân.
2. Họ có thể tự học và hiểu thêm về mình và hiểu về những vấn đề về bản thân mình chính từ những phản hồi của người khác.
Bằng việc diễn giải về ý nghĩa của mô hình cửa sổ Johari với nhóm của mình, bạn có thể giúp thành viên nhóm hiểu được giá trị của việc bộc lộ bản thân và bạn có thể khuyến khích thành viên nhóm của mình biết cách biết đưa ra phản hồi với người khác và đón nhận phản hồi từ người khác. Nếu việc này được làm một cách chân tình và nhạy cảm, mọi người trong nhóm sẽ xây dựng được mối quan hệ dựa trên niềm tin với nhau và sẽ làm việc và hợp tác nhóm hiệu quả hơn.
Giải thích Cửa sổ Johari
Mô hình của sổ Johari gồm 4 một khung với 4 ô (tưởng tượng như một tờ giấy được kẻ một đường dọc chính giữa và một đường ngang chính giữa cắt đường dọc đó và chia tờ giấy thành 4 ô).
Mô hình Johari Window gồm 4 một khung với 4 ô (tưởng tượng như một tờ giấy được kẻ một đường dọc chính giữa và một đường ngang chính giữa cắt đường dọc đó và chia tờ giấy thành 4 ô) như mô hình dưới đây:
Sử dụng mô hình này, mỗi người được đại diện bởi 4 ô hay nói cách khác là cả cửa sổ. Mỗi cửa sổ thể hiện thông tin về cá nhân – cảm nhận, động cơ – về con người và cho biết những thông tin đó có được người đó hay người khác biết hay không biết.
4 Ô cửa sổ đó là:
Cửa sổ 1: Ô Mở
Đây là những gì mà một người biết về mình và những người khác cũng biết.
Cửa sổ 2: Ô “Mù” hay “khoảng tối”
Những gì một người không biết về mình nhưng người khác bên ngoài lại biết. Đây có thể là những thông tin đơn giản hoặc những vấn đề rất sâu kín (ví dụ như cảm giác không thích hợp với cái gì đó, không có năng lực, không có giá trị với gì đó..) mà người đó không nhận thấy được nhưng những người khác bên ngoài lại thấy.
Cửa sổ 3: Ô Ẩn
Cửa sổ 3: Ô Ẩn
Đây là những thông tin về bản thân mà một người thấy được về mình nhưng những người khác bên ngoài không thể thấy.
Cửa sổ 4: Ô Đóng
Cửa sổ 4: Ô Đóng
Khu vực này là những gì có tồn tại trong con người mà bản thân người đó không thấy và những người khác bên ngoài cũng không thấy.
Quá trình mở rộng cửa sổ theo chiều dọc gọi là “tự bạch”, một quá trình cho và nhận thông tin giữa cá nhân khi họ giao tiếp với nhau.
Khi thông tin được chia sẻ, ranh giới với Ô ẩn và Ô đóng bị đẩy dần xuống dưới. Và nó sẽ càng bị đẩy xuống tiếp khi người ta chia sẻ, trao đổi thông tin nhiều hơn và niềm tin được dần xây dựng giữa họ.
Lời khuyên 1:
Đừng vội vã tự bạch bản thân quá nhiều. Tự bộc bạch những thông tin vô hại có thể tạo dựng lòng tin, tuy nhiên những thông tin nhạy cảm có thể làm ảnh hưởng đến sự tôn trọng của người khác với mình, dẫn đến mình bị đặt trong thế yếu.
Sử dụng công cụ:
Quá trình mở rộng Cửa sổ 1 theo chiều ngang là một trong những quá trình phản hồi. Ở đây một cá nhân nào đó học và hiểu thêm được về bản thân mình mà người khác thấy được nhưng bản thân mình không thấy được.
Lời khuyên 2:
Hãy cẩn thận trong việc phản hồi. Nếu nền văn hóa phương Tây cho phép bạn phê bình và phản hồi một cách thật sự cởi mở thì ngược lại, nền văn hóa phương Đông thường né tránh việc phản hồi quá thẳng thừng. Do đó, hãy nhạy cảm và bắt đầu một cách từ từ.
Nếu một ai đó muốn hiểu hơn về một cá nhân, họ sẽ trao đổi thông tin bằng cách chia sẻ nhiều hơn những gì nằm trong hai ô bị che lấp là: Ô ẩn và Ô đóng (3,4).
Ví dụ:
Hai người nói chuyện với nhau, một người tiết lộ về bản thân rằng anh ta thường chạy thể dục. Người nghe có thể nói tiếp rằng anh ta thường tập thể dục tại phòng tập gần nhà quanh đây và thậm chí có thể nói thêm rằng cái phòng tập đó gần đây vừa trang bị thêm máy tập chậy để chạy trong nhà vào mùa đông.
Khi mức độ tự tin và tự tôn càng cao ta càng dễ dàng hơn và cởi mở hơn mời những người khác góp ý và nói về những khu vực ẩn và đóng của mình. Tuy nhiên chúng ta cần kỹ năng lắng nghe chủ động và lắng nghe có thấu cảm.
Cửa sổ Johari trong bối cảnh đội nhóm
Hãy nhớ rằng những thành viên cũ của nhóm bao giờ cũng có cửa sổ phần mở lớn hơn những thành viên mới. Một thành viên mới thường bắt đầu bằng ô cửa mở nhỏ hơn vì mới đầu có rất ít thông tin về người này được chia sẻ. Kích thước của cửa sổ Mở này sẽ được rộng ra đẩy theo chiều ngang về phía Ô Mù bằng cách lắng nghe chủ động các phản hồi từ các thành viên khác trong nhóm.
Thành viên nhóm hiện có nên hỗ trợ thành viên mới mở rộng Ô mở của người đó bằng cách đưa ra các góp ý mang tính xây dựng. Kích thước Ô mở còn có thể mở rộng theo chiều dọc sang các Ô ẩn và Ô đóng khi một người chủ động chia sẻ thông tin, cảm nhận của mình và về mình cho nhóm và các thành viên của nhóm.
Ngoài ra các thành viên nhóm có thể giúp một người mở rộng Ô Mở của mình sang Ô Ẩn bằng cách hỏi thêm về bản thân người đó. Người quản lý và trưởng nhóm đóng vai trò quan trọng ở đây, thúc đẩy phản hồi và tỏ bày, bộc lộ giữa các thành viên nhóm, đưa ra góp ý mang tính xây dựng về các thông tin, nội dung trong Ô Mù của người đó.
Điểm Cốt Lõi:
Trong hầu hết các trường hợp, mục tiêu trong nhóm là mở rộng Ô mở của tất cả mọi người.
Khi chúng ta cởi mở với người khác sẽ làm cho hiệu quả cá nhân và hiệu quả nhóm được nâng cao. Ô Mở là không gian mà ở đó người ta giao tiếp rất tốt, thân thiện và cởi mở với nhau và hợp tác với nhau rất tốt, không có sự hiểu nhầm, xung đột.
Tự bộc lộ bản thân là một quá trình mà ở đó người ta mở rộng Ô ẩn xuống phía dưới. Phản hồi chính là quá trình người ta mở rộng Ô này theo chiều ngang sang bên phải.
Bằng việc khuyến khích và thúc đẩy sự cởi mở, bộc lộ cá nhân một cách lành mạnh và đưa ra những phản hồi nhẹ hàng, bạn có thể xây dựng được một nhóm làm việc hiệu quả.
15 phút sưu tầm và biên tập
No comments:
Post a Comment