Thiết lập mục tiêu cá nhân
Tìm ra hướng đi và sống theo cách của bạn
Thiết lập mục tiêu chính là một công cụ đầy quyền năng giúp bạn nghĩ về tương lai và thúc đẩy bản thân phải hiện thức hóa tầm nhìn và ước mơ của mình.
Quy trình thiết lập mục tiêu giúp bạn biết cái đích cuối cùng và con đường phải đi tới thành công. Khi biết chính xác điều mình muốn đạt được, bạn sẽ biết mình cần phải tập trung vào đâu và tránh xa những công việc hay gây xao nhãng.
Hơn nữa, thiết lập mục tiêu còn là động lực thúc đẩy giúp bạn tự tin hơn một khi đã quen với việc thiết lập và chinh phục mục tiêu.
Thiết lập mục tiêu chính là một công cụ đầy quyền năng giúp bạn nghĩ về tương lai và thúc đẩy bản thân phải hiện thức hóa tầm nhìn và ước mơ của mình.
Quy trình thiết lập mục tiêu giúp bạn biết cái đích cuối cùng và con đường phải đi tới thành công. Khi biết chính xác điều mình muốn đạt được, bạn sẽ biết mình cần phải tập trung vào đâu và tránh xa những công việc hay gây xao nhãng.
Hơn nữa, thiết lập mục tiêu còn là động lực thúc đẩy giúp bạn tự tin hơn một khi đã quen với việc thiết lập và chinh phục mục tiêu.
Tập trung hơn, chinh phục nhiều hơn
Mẫu số chung của tất cả những người thành công trong mọi lĩnh vực là khả năng thiết lập mục tiêu và chinh phục mục tiêu. Ở đó, luôn có tầm nhìn xa và động lực ngắn hạn. Ở đó, bạn biết cách tập trung vận dụng kiến thức, tổ chức sắp xếp thời gian và nguồn lực để phục vụ tốt nhất cho cuộc sống.
Thông qua những mục tiêu gãy gọn và rõ rang, bạn hoàn toàn có thể đo được và tự hào vì mình đã chinh phục được điều đó.
Mẫu số chung của tất cả những người thành công trong mọi lĩnh vực là khả năng thiết lập mục tiêu và chinh phục mục tiêu. Ở đó, luôn có tầm nhìn xa và động lực ngắn hạn. Ở đó, bạn biết cách tập trung vận dụng kiến thức, tổ chức sắp xếp thời gian và nguồn lực để phục vụ tốt nhất cho cuộc sống.
Thông qua những mục tiêu gãy gọn và rõ rang, bạn hoàn toàn có thể đo được và tự hào vì mình đã chinh phục được điều đó.
Bắt đầu thiết lập mục tiêu cá nhân
Thông thường, mục tiêu thường được thiết lập theo nhiều cấp độ khác nhau: Trước tiên là tạo ra một bức tranh tổng thể về những điều bạn muốn làm và quyết định xem quy mô của mục tiêu lớn nhỏ như thế nào. Tiếp theo, chia nhỏ mục tiêu này thành những phân đoạn nhỏ hơn. Sau khi đã có kế hoạch cụ thể, bạn có thể bắt đầu thực hiện mục tiêu được rồi.
Đó là lý do quy trình thiết lập mục tiêu luôn bắt đầu bằng việc xem xét Mục tiêu Cuộc sống và tìm ra những việc có thể làm ngay hôm nay để biến mục tiêu đó thành hiện thực.
Thông thường, mục tiêu thường được thiết lập theo nhiều cấp độ khác nhau: Trước tiên là tạo ra một bức tranh tổng thể về những điều bạn muốn làm và quyết định xem quy mô của mục tiêu lớn nhỏ như thế nào. Tiếp theo, chia nhỏ mục tiêu này thành những phân đoạn nhỏ hơn. Sau khi đã có kế hoạch cụ thể, bạn có thể bắt đầu thực hiện mục tiêu được rồi.
Đó là lý do quy trình thiết lập mục tiêu luôn bắt đầu bằng việc xem xét Mục tiêu Cuộc sống và tìm ra những việc có thể làm ngay hôm nay để biến mục tiêu đó thành hiện thực.
Mục tiêu Cuộc đời
Để thiết lập mục tiêu cá nhân, trước tiên bạn nên biết mình muốn đạt được điều gì trong cuộc sống (ví dụ ít nhất là trong 10 năm tới) vì đó sẽ là cơ sở cho mọi quyết định có liên quan tới cuộc sống của bạn.
Bạn nên thiết lập mục tiêu dựa trên những danh mục sau để có thể bao quát và cân bằng mọi mặt trong cuộc sống:
- Nghề nghiệp: Bạn muốn phát triển nghề nghiệp tới mức nào?
- Tài chính: Bạn muốn kiếm được bao nhiêu tiền trước một thời gian nhất định nào đó?
- Học vấn: Bạn có muốn nâng cao kiến thức không? Bạn cần học thêm kỹ năng hoặc kiến thức gì để đạt được mục tiêu đó?
- Gia đình: Bạn có muốn trở thành cha/mẹ không? Làm sao để trở thành ông bố bà mẹ tốt?
- Nghệ thuật: Bạn có mục tiêu nghệ thuật nào không? Mục tiêu đó là gì?
- Thái độ: Suy nghĩ nào khiến bạn đi lùi? Bạn có thất vọng với cách hành xử của mình hay không? Nếu có, hãy đề ra mục tiêu nâng cao cách cư xử hoặc tìm ra giải pháp cho vấn đề.
- Thể lực: Bạn có mục tiêu nâng cao thể chất nào không? Bạn có muốn về già mình vẫn khỏe mạnh không? Bạn sẽ làm gì để đạt được điều đó?
- Phục vụ cộng đồng: Bạn có mong ước cải thiện cuộc sống của mọi người xung quanh không? Nếu có thì làm thế nào?
Dành một chút thời gian để suy nghĩ về điều đó và chọn một hoặc nhiều mục tiêu phù hợp nhất trong mỗi danh mục kể trên. Sau đó sàng lọc lại để tìm ra những mục tiêu cần cần tập trung thực hiện.
Trong quá trình thiết lập mục tiêu, phải nhớ đó là mục tiêu do bạn muốn thực hiện, chứ không phải mục tiêu do gia đình, bạn bè, cha mẹ hoặc đồng nghiệp muốn bạn thực hiện (nếu có người yêu, bạn cũng nên tham khảo ý kiến của họ nhưng phần quyết định cuối cùng vẫn là của bạn).
Để thiết lập mục tiêu cá nhân, trước tiên bạn nên biết mình muốn đạt được điều gì trong cuộc sống (ví dụ ít nhất là trong 10 năm tới) vì đó sẽ là cơ sở cho mọi quyết định có liên quan tới cuộc sống của bạn.
Bạn nên thiết lập mục tiêu dựa trên những danh mục sau để có thể bao quát và cân bằng mọi mặt trong cuộc sống:
- Nghề nghiệp: Bạn muốn phát triển nghề nghiệp tới mức nào?
- Tài chính: Bạn muốn kiếm được bao nhiêu tiền trước một thời gian nhất định nào đó?
- Học vấn: Bạn có muốn nâng cao kiến thức không? Bạn cần học thêm kỹ năng hoặc kiến thức gì để đạt được mục tiêu đó?
- Gia đình: Bạn có muốn trở thành cha/mẹ không? Làm sao để trở thành ông bố bà mẹ tốt?
- Nghệ thuật: Bạn có mục tiêu nghệ thuật nào không? Mục tiêu đó là gì?
- Thái độ: Suy nghĩ nào khiến bạn đi lùi? Bạn có thất vọng với cách hành xử của mình hay không? Nếu có, hãy đề ra mục tiêu nâng cao cách cư xử hoặc tìm ra giải pháp cho vấn đề.
- Thể lực: Bạn có mục tiêu nâng cao thể chất nào không? Bạn có muốn về già mình vẫn khỏe mạnh không? Bạn sẽ làm gì để đạt được điều đó?
- Phục vụ cộng đồng: Bạn có mong ước cải thiện cuộc sống của mọi người xung quanh không? Nếu có thì làm thế nào?
Dành một chút thời gian để suy nghĩ về điều đó và chọn một hoặc nhiều mục tiêu phù hợp nhất trong mỗi danh mục kể trên. Sau đó sàng lọc lại để tìm ra những mục tiêu cần cần tập trung thực hiện.
Trong quá trình thiết lập mục tiêu, phải nhớ đó là mục tiêu do bạn muốn thực hiện, chứ không phải mục tiêu do gia đình, bạn bè, cha mẹ hoặc đồng nghiệp muốn bạn thực hiện (nếu có người yêu, bạn cũng nên tham khảo ý kiến của họ nhưng phần quyết định cuối cùng vẫn là của bạn).
Bắt đầu thực hiện mục tiêu cuộc sống
Đối với mục tiêu cuộc sống, bạn nên đặt ra thời hạn ít nhất 5 năm cho mỗi mục tiêu nhỏ hơn cần hoàn thành để đạt được mục tiêu cuối cùng. Sau đó, tiếp tục đặt ra mục tiêu trong 1 năm, 6 tháng và 1 tháng để từng bước từng bước tiến tới mục tiêu cuối cùng, cái sau dựa trên cái trước.
Sau đó, hãy tạo “danh sách việc cần làm” trong mỗi ngày để biến mục tiêu thành hiện thực. Trong đó, một trong những bước đầu tiên là đọc sách và thu thập thông tin để cải thiện chất lượng và tính thực tế của mục tiêu.
Cuối cùng hãy coi lại kế hoạch một lần nữa để đảm bảo kế hoạch này thật sự phù hợp với bạn.
Đối với mục tiêu cuộc sống, bạn nên đặt ra thời hạn ít nhất 5 năm cho mỗi mục tiêu nhỏ hơn cần hoàn thành để đạt được mục tiêu cuối cùng. Sau đó, tiếp tục đặt ra mục tiêu trong 1 năm, 6 tháng và 1 tháng để từng bước từng bước tiến tới mục tiêu cuối cùng, cái sau dựa trên cái trước.
Sau đó, hãy tạo “danh sách việc cần làm” trong mỗi ngày để biến mục tiêu thành hiện thực. Trong đó, một trong những bước đầu tiên là đọc sách và thu thập thông tin để cải thiện chất lượng và tính thực tế của mục tiêu.
Cuối cùng hãy coi lại kế hoạch một lần nữa để đảm bảo kế hoạch này thật sự phù hợp với bạn.
Theo sát tiến trình
Một khi đã quyết định kế hoạch xong, hãy tiếp tục tiến hành và cập nhật danh sách việc cần làm mỗi ngày. Định kì kiểm tra lại kế hoạch dài hạn và kiểm soát để kế hoạch phản ánh được ưu tiên và kinh nghiệm của bạn (gợi ý: nên lập kế hoạch định kì và kiểm tra định kì trên nhật ký máy tính).
Một khi đã quyết định kế hoạch xong, hãy tiếp tục tiến hành và cập nhật danh sách việc cần làm mỗi ngày. Định kì kiểm tra lại kế hoạch dài hạn và kiểm soát để kế hoạch phản ánh được ưu tiên và kinh nghiệm của bạn (gợi ý: nên lập kế hoạch định kì và kiểm tra định kì trên nhật ký máy tính).
Gợi ý thiết lập mục tiêu
Sau đây là một vài định hướng giúp bạn thiết lập mục tiêu hiệu quả:
- Trình bày mục tiêu theo hướng tích cực: Hãy dùng giọng văn tích cực để miêu tả mục tiêu của bạn “Phải thực hiện kỹ thuật này thật tốt” thay vì nói “Đừng mắc phải sai lầm ngớ ngẩn nào”
- Thật chính xác: Phải đặt mục tiêu chính xác gồm có ngày tháng và mức độ thành công mong muốn để có thể biết chính xác thời điểm chinh phục mục tiêu.
- Đặt ưu tiên: Nếu có nhiều hơn 1 mục tiêu thì phải nhớ đặt ưu tiên cho từng mục tiêu đó. Cách làm này giúp bạn không bị quá tải và tập trung toàn bộ chú ý vào những mục tiêu quan trọng.
- Viết mục tiêu ra: Viết mục tiêu ra văn bản sẽ giúp bạn định hình rõ hơn và tạo động lực tốt hơn.
- Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ: Từ một mục tiêu lớn, bạn nên chia thành các mục tiêu nhỏ hơn và dễ thực hiện hơn. Một mục tiêu lớn sẽ khó hình dung và quản lý quy trình trong khi một mục tiêu nhỏ sẽ cho bạn nhiều cơ hội chinh phục hơn.
- Đặt mục tiêu về năng lực, không phải mục tiêu về kết quả: Nên đặt mục tiêu trong khả năng có thể kiểm soát càng nhiều càng tốt vì một mục tiêu nằm ngoài tầm kiểm soát sẽ rất dễ gặp thất bại: ví dụ môi trường kinh doanh không tốt hoặc các chính sách gây bất lợi của chính phủ. Trong thể thao, rủi ro đó có thể là ban giám khảo, thời tiết xấu, bị thương hoặc xui xẻo. Nếu bạn đặt mục tiêu bằng năng lực cá nhân, bạn có thể điều khiển thành công của mục tiêu
- Thiết lập mục tiêu thực tế: Bạn cần phải đặt mục tiêu thực tế với mình mà không cần quan tâm tới việc xã hội, cha mẹ, bạn bè đặt ra mục tiêu lý tưởng và cao xa cỡ nào cho mình. Ngoài ra, cũng không nên đặt ra mục tiêu quá cao mà không đánh giá chính xác các trở ngại cũng như hiểu được cần nâng cấp những kỹ năng nào để đạt được mục tiêu đó.
Sau đây là một vài định hướng giúp bạn thiết lập mục tiêu hiệu quả:
- Trình bày mục tiêu theo hướng tích cực: Hãy dùng giọng văn tích cực để miêu tả mục tiêu của bạn “Phải thực hiện kỹ thuật này thật tốt” thay vì nói “Đừng mắc phải sai lầm ngớ ngẩn nào”
- Thật chính xác: Phải đặt mục tiêu chính xác gồm có ngày tháng và mức độ thành công mong muốn để có thể biết chính xác thời điểm chinh phục mục tiêu.
- Đặt ưu tiên: Nếu có nhiều hơn 1 mục tiêu thì phải nhớ đặt ưu tiên cho từng mục tiêu đó. Cách làm này giúp bạn không bị quá tải và tập trung toàn bộ chú ý vào những mục tiêu quan trọng.
- Viết mục tiêu ra: Viết mục tiêu ra văn bản sẽ giúp bạn định hình rõ hơn và tạo động lực tốt hơn.
- Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ: Từ một mục tiêu lớn, bạn nên chia thành các mục tiêu nhỏ hơn và dễ thực hiện hơn. Một mục tiêu lớn sẽ khó hình dung và quản lý quy trình trong khi một mục tiêu nhỏ sẽ cho bạn nhiều cơ hội chinh phục hơn.
- Đặt mục tiêu về năng lực, không phải mục tiêu về kết quả: Nên đặt mục tiêu trong khả năng có thể kiểm soát càng nhiều càng tốt vì một mục tiêu nằm ngoài tầm kiểm soát sẽ rất dễ gặp thất bại: ví dụ môi trường kinh doanh không tốt hoặc các chính sách gây bất lợi của chính phủ. Trong thể thao, rủi ro đó có thể là ban giám khảo, thời tiết xấu, bị thương hoặc xui xẻo. Nếu bạn đặt mục tiêu bằng năng lực cá nhân, bạn có thể điều khiển thành công của mục tiêu
- Thiết lập mục tiêu thực tế: Bạn cần phải đặt mục tiêu thực tế với mình mà không cần quan tâm tới việc xã hội, cha mẹ, bạn bè đặt ra mục tiêu lý tưởng và cao xa cỡ nào cho mình. Ngoài ra, cũng không nên đặt ra mục tiêu quá cao mà không đánh giá chính xác các trở ngại cũng như hiểu được cần nâng cấp những kỹ năng nào để đạt được mục tiêu đó.
Mục tiêu SMARTS
Một mục tiêu hiệu quả thường tuân theo quy tắc SMART trong đó các chữ cái đầu lần lượt đại diện cho:
- Cụ thể
- Đo lường được
- Khả thi
- Tương thích
- Có hạn chót
Ví dụ, thay vì phát biểu mục tiêu là “chèo thuyền vòng quanh thế giới”, bạn nên nói là “Tôi sẽ hoàn thành chuyến đi vòng quanh thế giới trước 31/12/2014”. Hiển nhiên, bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều mới đạt được mục tiêu này.
Để hiểu thêm về mục tiêu SMART, đọc thêm trong phần “Lý thuyết Thiếp lập mục tiêu của Locke”
Một mục tiêu hiệu quả thường tuân theo quy tắc SMART trong đó các chữ cái đầu lần lượt đại diện cho:- Cụ thể- Đo lường được- Khả thi- Tương thích- Có hạn chótVí dụ, thay vì phát biểu mục tiêu là “chèo thuyền vòng quanh thế giới”, bạn nên nói là “Tôi sẽ hoàn thành chuyến đi vòng quanh thế giới trước 31/12/2014”. Hiển nhiên, bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều mới đạt được mục tiêu này.Để hiểu thêm về mục tiêu SMART, đọc thêm trong phần “Lý thuyết Thiếp lập mục tiêu của Locke”
Chinh phục mục tiêu
Hãy ăn mừng thành công khi bạn đạt tới đó. Hãy suy nghĩ về hệ quả của thành công va quan sát tiến trình đi tới thành công. Nếu mục tiêu đã đạt được, bạn nên tự thưởng công cho mình. Tất cả điều đó sẽ giúp bạn ngày càng tự tin hơn.
Song song với trải nghiệm thành công, cần xem xét phần còn lại của kế hoạch thực hiện mục tiêu:
- Nếu mục tiêu lần này quá dễ, mục tiêu lần sau nên khó hơn
- Nếu mục tiêu lần này mất quá nhiều thời gian để hoàn thành, mục tiêu sau nên thư thả thời gian hơn
- Nếu bạn học được điều gì mới dẫn tới phải thay đổi các mục tiêu khác, hãy cứ tự nhiên
- Nếu bạn thấy mình vẫn còn mắc lỗi dù đã đạt được mục tiêu, xem lại thử có nên đặt mục tiêu sửa sai không.
Không hoàn thành mục tiêu cũng chẳng phải là cái gì đó ghê gớm lắm, miễn là bạn rút ra cho mình bài học và đưa bài học đó vào chương trình thiết lục mục tiêu của mình.
Nên nhớ rằng cùng với thời gian, mục tiêu cũng sẽ thay đổi. Do đó bạn nên thường xuyên thay đổi mục tiêu sao cho phù hợp hơn với kiến thức và kinh nghiệm của mình. Trong trường hợp mục tiêu không còn hấp dãn nữa, nên cân nhắc loại bỏ chúng.
Hãy ăn mừng thành công khi bạn đạt tới đó. Hãy suy nghĩ về hệ quả của thành công va quan sát tiến trình đi tới thành công. Nếu mục tiêu đã đạt được, bạn nên tự thưởng công cho mình. Tất cả điều đó sẽ giúp bạn ngày càng tự tin hơn.
Song song với trải nghiệm thành công, cần xem xét phần còn lại của kế hoạch thực hiện mục tiêu:
- Nếu mục tiêu lần này quá dễ, mục tiêu lần sau nên khó hơn
- Nếu mục tiêu lần này mất quá nhiều thời gian để hoàn thành, mục tiêu sau nên thư thả thời gian hơn
- Nếu bạn học được điều gì mới dẫn tới phải thay đổi các mục tiêu khác, hãy cứ tự nhiên
- Nếu bạn thấy mình vẫn còn mắc lỗi dù đã đạt được mục tiêu, xem lại thử có nên đặt mục tiêu sửa sai không.
Không hoàn thành mục tiêu cũng chẳng phải là cái gì đó ghê gớm lắm, miễn là bạn rút ra cho mình bài học và đưa bài học đó vào chương trình thiết lục mục tiêu của mình.
Nên nhớ rằng cùng với thời gian, mục tiêu cũng sẽ thay đổi. Do đó bạn nên thường xuyên thay đổi mục tiêu sao cho phù hợp hơn với kiến thức và kinh nghiệm của mình. Trong trường hợp mục tiêu không còn hấp dãn nữa, nên cân nhắc loại bỏ chúng.
Điểm cốt lõi
Thiết lập mục tiêu là phương pháp rất quan trọng để:
- Quyết định đâu là điều quan trọng nhất cần chinh phục
- Tách bạch giữa những vấn đề quan trọng và những vấn đề không liên quan hoặc gây xao nhãng
- Thúc đẩy bạn tiến lên
- Xây dựng tự tin dựa trên thành công đã đạt được
Nếu bạn chưa thiết lập mục tiêu thì hãy tiến hành ngay đi. Ngay khi bạn thực hiện điều đó, bạn sẽ thấy sự nghiệp của mình có biến chuyển bất ngờ và sẽ tự hỏi sao mình lại không làm điều đó sớm hơn!
Gợi ý:
Để bắt đầu thiết lập mục tiêu, hãy sử dụng Sổ tay kế hoạch cuộc sống trong đó chỉ ra 5 bước giúp bạn thiết lập mục tiêu và tổ chức cuộc sống.
15 phút sưu tầm và biên tập
Thiết lập mục tiêu là phương pháp rất quan trọng để:
- Quyết định đâu là điều quan trọng nhất cần chinh phục
- Tách bạch giữa những vấn đề quan trọng và những vấn đề không liên quan hoặc gây xao nhãng
- Thúc đẩy bạn tiến lên
- Xây dựng tự tin dựa trên thành công đã đạt được
Nếu bạn chưa thiết lập mục tiêu thì hãy tiến hành ngay đi. Ngay khi bạn thực hiện điều đó, bạn sẽ thấy sự nghiệp của mình có biến chuyển bất ngờ và sẽ tự hỏi sao mình lại không làm điều đó sớm hơn!
Gợi ý:Để bắt đầu thiết lập mục tiêu, hãy sử dụng Sổ tay kế hoạch cuộc sống trong đó chỉ ra 5 bước giúp bạn thiết lập mục tiêu và tổ chức cuộc sống.
15 phút sưu tầm và biên tập
Lập thời gian biểu hiệu quả
Biến thời gian thành trợ thủ đắc lực
Trong các bài trước, chúng ta được tìm hiểu về ưu tiên và mục tiêu của cuộc sống, những khát khao cần có thời gian mới thực hiện được. Và lập thời gian biểu là cách biến những ước mơ đó thành hành động.
Lập kế hoạch là quá trình nhìn vào khối lượng thời gian hiện tại và tìm ra cách sử dụng hợp lý để đạt tới mục tiêu. Nếu có một thời gian biểu hợp lý, bạn sẽ có khả năng:
- Hiểu được mình có thể làm được gì trong khoảng thời gian đó.
- Lên kế hoạch sử dụng thời gian tốt nhất.
- Siết thời gian đủ để làm việc
- Dành ra một ít thời gian dự phòng đề phòng những sự việc “bất ngờ”.
- Giảm thiểu căng thẳng bằng cánh không hứa hẹn hoặc cam kết quá nhiều.
Với một thời gian biểu chu toàn và chi tiết, bạn sẽ dễ dàng quản lý nhiệm vụ được giao mà vẫn có thời gian làm việc riêng. Đó cũng là một vũ khí quan trọng giúp bạn tránh khỏi bị quá tải trong công việc.
Trong các bài trước, chúng ta được tìm hiểu về ưu tiên và mục tiêu của cuộc sống, những khát khao cần có thời gian mới thực hiện được. Và lập thời gian biểu là cách biến những ước mơ đó thành hành động.
Lập kế hoạch là quá trình nhìn vào khối lượng thời gian hiện tại và tìm ra cách sử dụng hợp lý để đạt tới mục tiêu. Nếu có một thời gian biểu hợp lý, bạn sẽ có khả năng:
- Hiểu được mình có thể làm được gì trong khoảng thời gian đó.
- Lên kế hoạch sử dụng thời gian tốt nhất.
- Siết thời gian đủ để làm việc
- Dành ra một ít thời gian dự phòng đề phòng những sự việc “bất ngờ”.
- Giảm thiểu căng thẳng bằng cánh không hứa hẹn hoặc cam kết quá nhiều.
Với một thời gian biểu chu toàn và chi tiết, bạn sẽ dễ dàng quản lý nhiệm vụ được giao mà vẫn có thời gian làm việc riêng. Đó cũng là một vũ khí quan trọng giúp bạn tránh khỏi bị quá tải trong công việc.
Làm sao sử dụng công cụ này?
Bạn nên lập thời gian biểu thường xuyên, có thể là mỗi tuần theo các bước sau đây:
1. Ước lượng thời gian dành để làm việc. Khoảng thời gian này không nhất thiết phải cố định mà sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc và mục tiêu cá nhân của bạn.
2. Sau đó, xác định những hành động cần phải làm để hoàn thành công việc tốt nhất.
Ví dụ, nếu công việc của bạn là quản lý người khác, trong thời gian biểu của bạn phải có thời gian dành cho việc huấn luyện, kiểm tra và giải quyết vấn đề. Tương tự, bạn cũng phải dành thời gian để giao tiếp với sếp và đồng nghiệp xung quanh nữa (Bạn có thể hạn chế tiếp xúc với đồng nghiệp trong thời gian ngắn, nhưng cần phải chủ động thu xếp thời gian trong thời gian biểu để gặp gỡ và giao tiếp với những người quan trọng).
3. Xem lại “Danh sách việc cần làm”, lập thời gian biểu cho những hoạt động cần được ưu tiên hàng đầu và các công việc cần thiết khác.
4. Tiếp theo, “để dành ra” một ít thời gian rảnh trong bảng biểu thời gian của bạn. Thông thường, càng có nhiều việc không tên và không rõ ràng, bạn càng cần nhiều thời gian “để dành” kiểu này. Thực tế trong công việc người ta gọi đó là thời gian bị gián đoạn: Nghiên cứu chỉ ra rằng các nhà quản lý trung bình dành ít nhất 6 phút cho mỗi công việc gián đoạn.
Rõ ràng, bạn chẳng thể nào biết khi nào mình sẽ bị gián đoạn. Tuy nhiên, khi tạo ra thời gian trống trong thời gian biểu, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp lại thời khóa biểu để phản ứng hiệu quả với những vấn đề cấp bách.
5. Bây giờ, cái còn lại trong thời gian biểu của bạn là “thời gian tự do”, khoảng thời gian có thể thực hiện các công việc ưu tiên và mục tiêu cá nhân. Bạn nên xem lại ‘Danh sách việc cần làm” có sẵn các mục tiêu cá nhân đã được ưu tiên, đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc này và sắp xếp thời gian hoàn thành.
Ngay khi làm xong bước 5, bạn sẽ thấy mình còn rất ít hoặc đôi khi chẳng còn chút thời gian thảnh thơi nào. Nếu vậy, hãy xem lại cách giả định thời gian đã làm ở bước 1. Hỏi xem nên giữ lại việc nào, bỏ việc nào, trì hoãn việc nào.
Hãy nhớ rằng điều quan trọng nhất của những người thành công là ở chỗ họ biết cách tối đa hóa “đòn bẩy” thời gian. Họ tăng thời gian làm việc bằng cách phân chia công việc cho người khác, sử dụng tiền để thuê ngoài xử lý các công việc quan trọng, sử dụng công nghệ tự động cho công việc. Tất cả khiến họ vừa làm việc có năng suất vừa dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra.
Đồng thời, hãy sử dụng công cụ này để coi lại “Danh sách việc cần làm” và “Mục tiêu cá nhân” xem thử mục tiêu đó có thể hoàn thành với thời gian đó không? Bạn có đang làm quá nhiều nghĩa vụ linh tinh khác không? Có phải bạn đang quan trọng hóa vấn đề lên không?.
Nếu bạn vẫn thấy bị giới hạn về thời gian dư dả, có lẽ bạn nên xem lại khối lượng công việc. Với một bản kế hoạch chi tiết và toàn diện, bạn có thể sớm tìm ra giải pháp thôi.
Bạn nên lập thời gian biểu thường xuyên, có thể là mỗi tuần theo các bước sau đây:
1. Ước lượng thời gian dành để làm việc. Khoảng thời gian này không nhất thiết phải cố định mà sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc và mục tiêu cá nhân của bạn.
2. Sau đó, xác định những hành động cần phải làm để hoàn thành công việc tốt nhất.
Ví dụ, nếu công việc của bạn là quản lý người khác, trong thời gian biểu của bạn phải có thời gian dành cho việc huấn luyện, kiểm tra và giải quyết vấn đề. Tương tự, bạn cũng phải dành thời gian để giao tiếp với sếp và đồng nghiệp xung quanh nữa (Bạn có thể hạn chế tiếp xúc với đồng nghiệp trong thời gian ngắn, nhưng cần phải chủ động thu xếp thời gian trong thời gian biểu để gặp gỡ và giao tiếp với những người quan trọng).
3. Xem lại “Danh sách việc cần làm”, lập thời gian biểu cho những hoạt động cần được ưu tiên hàng đầu và các công việc cần thiết khác.
4. Tiếp theo, “để dành ra” một ít thời gian rảnh trong bảng biểu thời gian của bạn. Thông thường, càng có nhiều việc không tên và không rõ ràng, bạn càng cần nhiều thời gian “để dành” kiểu này. Thực tế trong công việc người ta gọi đó là thời gian bị gián đoạn: Nghiên cứu chỉ ra rằng các nhà quản lý trung bình dành ít nhất 6 phút cho mỗi công việc gián đoạn.
Rõ ràng, bạn chẳng thể nào biết khi nào mình sẽ bị gián đoạn. Tuy nhiên, khi tạo ra thời gian trống trong thời gian biểu, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp lại thời khóa biểu để phản ứng hiệu quả với những vấn đề cấp bách.
5. Bây giờ, cái còn lại trong thời gian biểu của bạn là “thời gian tự do”, khoảng thời gian có thể thực hiện các công việc ưu tiên và mục tiêu cá nhân. Bạn nên xem lại ‘Danh sách việc cần làm” có sẵn các mục tiêu cá nhân đã được ưu tiên, đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc này và sắp xếp thời gian hoàn thành.
Ngay khi làm xong bước 5, bạn sẽ thấy mình còn rất ít hoặc đôi khi chẳng còn chút thời gian thảnh thơi nào. Nếu vậy, hãy xem lại cách giả định thời gian đã làm ở bước 1. Hỏi xem nên giữ lại việc nào, bỏ việc nào, trì hoãn việc nào.
Hãy nhớ rằng điều quan trọng nhất của những người thành công là ở chỗ họ biết cách tối đa hóa “đòn bẩy” thời gian. Họ tăng thời gian làm việc bằng cách phân chia công việc cho người khác, sử dụng tiền để thuê ngoài xử lý các công việc quan trọng, sử dụng công nghệ tự động cho công việc. Tất cả khiến họ vừa làm việc có năng suất vừa dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra.
Đồng thời, hãy sử dụng công cụ này để coi lại “Danh sách việc cần làm” và “Mục tiêu cá nhân” xem thử mục tiêu đó có thể hoàn thành với thời gian đó không? Bạn có đang làm quá nhiều nghĩa vụ linh tinh khác không? Có phải bạn đang quan trọng hóa vấn đề lên không?.
Nếu bạn vẫn thấy bị giới hạn về thời gian dư dả, có lẽ bạn nên xem lại khối lượng công việc. Với một bản kế hoạch chi tiết và toàn diện, bạn có thể sớm tìm ra giải pháp thôi.
Điểm cốt lõi:
Thời gian biểu là quy trình sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả để giảm thiểu căng thẳng, tăng cường hiệu quả làm việc. Đó cũng là một trong những công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất dành cho những ai muốn quản lý thời gian của mình.
Để lập thời gian biểu, bạn có thể dùng nhật ký, lịch, hồ sơ, PFA hoặc phần mềm quản lý MS Outlook, tùy thích.
Lập thời gian biểu là một quá trình gồm 5 bước:
1. Nhận diện tổng thời gian đang có.
2. Phỏng tỏa những công việc phải làm.
3. Lập thời gian biểu theo ưu tiên gấp gáp và các hoạt động thường nhật.
4. Phong tỏa thời gian dư dả để dự trữ cho các hoạt động.
5. Trong khoảng thời gian còn lại, lập kế hoạch cho những hành động gắn liền với việc đạt được mục tiêu cá nhân và ưu tiên.
Nếu sau khi lập thời gian biểu mà không thấy còn dư chút thời gian nào, hãy xem lại các bước ở trên để phân chia lại thời gian cho chính xác.
Thời gian biểu hiệu quả chỉ là một trong những công cụ đã được đề cập ở bài “Sử dụng thời gian thành công”.
Mẫu thời gian biểu:
Thời gian biểu là quy trình sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả để giảm thiểu căng thẳng, tăng cường hiệu quả làm việc. Đó cũng là một trong những công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất dành cho những ai muốn quản lý thời gian của mình.
Để lập thời gian biểu, bạn có thể dùng nhật ký, lịch, hồ sơ, PFA hoặc phần mềm quản lý MS Outlook, tùy thích.
Lập thời gian biểu là một quá trình gồm 5 bước:
1. Nhận diện tổng thời gian đang có.
2. Phỏng tỏa những công việc phải làm.
3. Lập thời gian biểu theo ưu tiên gấp gáp và các hoạt động thường nhật.
4. Phong tỏa thời gian dư dả để dự trữ cho các hoạt động.
5. Trong khoảng thời gian còn lại, lập kế hoạch cho những hành động gắn liền với việc đạt được mục tiêu cá nhân và ưu tiên.
Nếu sau khi lập thời gian biểu mà không thấy còn dư chút thời gian nào, hãy xem lại các bước ở trên để phân chia lại thời gian cho chính xác.
Thời gian biểu hiệu quả chỉ là một trong những công cụ đã được đề cập ở bài “Sử dụng thời gian thành công”.
Mẫu thời gian biểu:
Ảnh nguồn: The Foundation for Independent Living, Inc.
15 phút sưu tầm và biên tập.
Ảnh nguồn: The Foundation for Independent Living, Inc.
15 phút sưu tầm và biên tập.
Chương trình hành động
Làm việc như một nhà khoa học
Trong bài trước, bạn đã được làm quen với ý tưởng “Danh sách việc cần làm” để quản lý tất cả mọi đầu việc rồi. Tuy nhiên danh sách này chỉ mới liệt kê ra công việc mà chưa có kế hoạch cụ thể để xử lý từng công việc một. Ví dụ, bạn sẽ thấy việc “Gọi cho Huy” rất đơn giản lại được xếp cạnh một đầu việc khác phức tạp hơn nhiều là “Bắt đầu sơn sửa lại nhà”. Rõ ràng, về quy mô, thời gian và mức độ đầu tư, hai việc này hoàn toàn không tương xứng nhưng lại được xếp ngang nhau.
Điều đó có nghĩa là, bạn có xu hướng thực hiện từng việc riêng lẻ nhưng không đưa ra được quy trình thực hiện cho những dự án lớn Giả sử bạn ưu tiên làm ngay dự án đó đi chăng nữa, bạn cũng chẳng còn thời gian mà làm thêm các đầu việc khác. Khuyết điểm này sẽ đặc biệt gây khó khăn cho những người ở vị trí quản lý cấp cao vì bản thân công việc đòi hỏi họ phải làm nhiều việc cùng một lúc. Để xử lý tình huống này, bạn nên dùng phương pháp “Chương trình hành động” – một phiên bản mở rộng của “Danh sách việc cần làm”.
Chương trình hành động là một tài liệu chứa đựng nhiều mục tiêu trong ngắn, trung và dài hạn, giúp bạn chủ động phân bổ thời gian cho tất cả dự án. Trong một Chương trình hành động, tất cả dự án đều được sắp xếp theo thứ tự nên bạn chỉ cần chú tâm giải quyết các công việc quan trọng mà không cần lãng phí thời gian vào những chuyện khác. Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng chức năng “phân quyền” trong Chương trình này để san sẻ bớt công việc cho người khác, giúp tiết kiệm thời gian và sức lực mà vẫn đạt năng suất làm việc cao.
Trong bài trước, bạn đã được làm quen với ý tưởng “Danh sách việc cần làm” để quản lý tất cả mọi đầu việc rồi. Tuy nhiên danh sách này chỉ mới liệt kê ra công việc mà chưa có kế hoạch cụ thể để xử lý từng công việc một. Ví dụ, bạn sẽ thấy việc “Gọi cho Huy” rất đơn giản lại được xếp cạnh một đầu việc khác phức tạp hơn nhiều là “Bắt đầu sơn sửa lại nhà”. Rõ ràng, về quy mô, thời gian và mức độ đầu tư, hai việc này hoàn toàn không tương xứng nhưng lại được xếp ngang nhau.
Điều đó có nghĩa là, bạn có xu hướng thực hiện từng việc riêng lẻ nhưng không đưa ra được quy trình thực hiện cho những dự án lớn Giả sử bạn ưu tiên làm ngay dự án đó đi chăng nữa, bạn cũng chẳng còn thời gian mà làm thêm các đầu việc khác. Khuyết điểm này sẽ đặc biệt gây khó khăn cho những người ở vị trí quản lý cấp cao vì bản thân công việc đòi hỏi họ phải làm nhiều việc cùng một lúc. Để xử lý tình huống này, bạn nên dùng phương pháp “Chương trình hành động” – một phiên bản mở rộng của “Danh sách việc cần làm”.
Chương trình hành động là một tài liệu chứa đựng nhiều mục tiêu trong ngắn, trung và dài hạn, giúp bạn chủ động phân bổ thời gian cho tất cả dự án. Trong một Chương trình hành động, tất cả dự án đều được sắp xếp theo thứ tự nên bạn chỉ cần chú tâm giải quyết các công việc quan trọng mà không cần lãng phí thời gian vào những chuyện khác. Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng chức năng “phân quyền” trong Chương trình này để san sẻ bớt công việc cho người khác, giúp tiết kiệm thời gian và sức lực mà vẫn đạt năng suất làm việc cao.
4 bước lập ra một Chương trình hành động
Bước 1. Thu thập
Trước hết, liệt kê ra tất cả công việc đang cần xử lý ở xung quanh bạn. Cố gắng thu thập và ghi lại mọi thứ, từ nhỏ tới lớn, từ riêng tới chung…tóm lại là bất cứ việc nào còn đang dang dở cần bạn giải quyết.
Trên thế tế, danh mục này vẫn đang diễn tự động mà chẳng cần tới sự can thiệp của bạn. Chẳng hạn email vẫn tự động được lưu lại trong hộp thư, các bản ghi nhớ vẫn đang được lưu lại trong tập hồ sơ, thư vẫn đều đặn bay vào hộp thư và các yêu cầu giải quyết công việc vẫn tới tấp đầy lên trong hộp thư thoại…
Nhưng cũng còn rất nhiều việc khác cần bạn thu thập và lưu lại trong cùng một chỗ, gồm những dự định vốn chỉ nằm trong đầu bạn hoặc ở sâu trong ngăn kéo, các ý tưởng vốn chỉ được ghi nhanh trên các mảnh giấy nhỏ…. Tập hợp hết lại và lưu trữ tại một chỗ thôi.
Và quan trọng nhất, hãy nhớ mục tiêu cá nhân của bạn luôn được đặt lên hàng đầu trong danh sách này.
Gợi ý 1
Nếu cứ để “Danh sách việc cần làm” lởn vởn trong đầu, chắc chắn sẽ có ngày bạn rơi vào khủng hoảng trầm trọng. Bạn lơ mơ không biết mình có quên gì không, rồi lại thất vọng khi thấy không thể hoàn thành hết các mục tiêu đề ra.
Chi bằng hãy tự giải phóng nỗi ám ảnh đó bằng cách viết lại và sắp xếp lại mọi thứ trong một Chương trình hành động. Việc đó sẽ giúp bạn tập trung hơn, đơn giản vì không phải bận tâm bắt mình nhớ hết mọi chuyện.
Gợi ý 2
Thông thường, một người mới bắt đầu thực hiện một Chương trình hành động có thể phải loay hoay cả tiếng để sắp xếp và tổ chức các dự án. Nhưng dù sao, đó cũng là chi phí hợp lý để bắt đầu kiến thiết lại cuộc sống bản thân. Cũng đừng quên bỏ một ít thời gian để cập nhật chương trình thường xuyên.
Gợi ý 3
Bạn nên sử dụng những phần mềm như Word hoặc Excel khi thực hiện một Chương trình hành động để dễ dàng cắt dán, cập nhật mà không mất quá nhiều thời gian biên soạn lại.
Bước 2. Giản lược
Giờ là lúc xào nấu lại danh sách ở trên một bằng cách săm soi từng mục một. Nên nhớ trong cuộc sống có rất nhiều thứ chẳng liên quan và cũng chẳng quan trọng với bạn nên cứ mạnh dạn gạch bỏ những “việc không tên” ấy trong danh mục.
Bước 3. Tổ chức và sắp xếp gồm 3 bước phần nhỏ
Trước hết, rà soát lại danh mục xem có đầu việc nào thuộc cùng một dự án lớn hơn không. Nhóm chúng lại.
Ví dụ, việc sửa lại phòng khách và sơn lại phòng tắm sẽ được xếp chung vào dự án “Cải tạo nhà”. Hoặc “yêu cầu đóng góp cho hệ thống mạng máy tính mới” tất nhiên sẽ được gộp chung với “yêu cầu kiểm tra và hướng dẫn cách sử dụng máy tính” trong dự án “hệ thống máy tính”.
Cứ thế, rồi bạn thấy các đầu việc sẽ được tự động gom lại với nhau thật gọn gàng.
Nên để riêng các mục tiêu cá nhân vào “dự án cá nhân” nhé!
Tiếp đó, rà soát và xếp thứ tự ưu tiên cho từng dự án bằng cách cho điểm hoặc đánh số từ A (rất quan trọng) tới F(không quan trọng). Nên đặt dấu “cực kì quan trọng” cho các mục tiêu cá nhân.
Cuối cùng, sắp xếp những dự án đó vào Chương trình hành động theo 3 phần
1. “Danh sách các bước tiếp theo” gồm những thao tác nhỏ để thực hiện dự án
2. “Danh sách phân công công việc” gồm những công việc đã phân công cho người khác.
3. “Danh mục dự án” gồm tất cả dự án hiện tại và các thao tác khác cần thực hiện để đóng góp cho các dự án đó.
Trong đó phần 3, tạo “Danh mục dự án” là trọng tâm của giai đoạn này, giúp bạn tập hợp tất cả dự án đã được sắp xếp thứ tự và những nhiệm vụ riêng lẻ khác cần được hoàn thành.
Thông thường, “Danh mục dự án” sẽ nằm ở sau cùng của Chương trình hành động và thường được xem lại mỗi tuần một lần.
Tiếp đó, tạo “Danh sách Phân công công việc” bằng cách xem lại toàn bộ Danh mục dự án, tìm ra công việc nào nên phân bổ cho người khác. Ghi tên của người được phân công ngay bên dưới kèm theo thỏa thuận giữa bạn và người đó.
Bước 1. Thu thập
Trước hết, liệt kê ra tất cả công việc đang cần xử lý ở xung quanh bạn. Cố gắng thu thập và ghi lại mọi thứ, từ nhỏ tới lớn, từ riêng tới chung…tóm lại là bất cứ việc nào còn đang dang dở cần bạn giải quyết.
Trên thế tế, danh mục này vẫn đang diễn tự động mà chẳng cần tới sự can thiệp của bạn. Chẳng hạn email vẫn tự động được lưu lại trong hộp thư, các bản ghi nhớ vẫn đang được lưu lại trong tập hồ sơ, thư vẫn đều đặn bay vào hộp thư và các yêu cầu giải quyết công việc vẫn tới tấp đầy lên trong hộp thư thoại…
Nhưng cũng còn rất nhiều việc khác cần bạn thu thập và lưu lại trong cùng một chỗ, gồm những dự định vốn chỉ nằm trong đầu bạn hoặc ở sâu trong ngăn kéo, các ý tưởng vốn chỉ được ghi nhanh trên các mảnh giấy nhỏ…. Tập hợp hết lại và lưu trữ tại một chỗ thôi.
Và quan trọng nhất, hãy nhớ mục tiêu cá nhân của bạn luôn được đặt lên hàng đầu trong danh sách này.
Gợi ý 1Nếu cứ để “Danh sách việc cần làm” lởn vởn trong đầu, chắc chắn sẽ có ngày bạn rơi vào khủng hoảng trầm trọng. Bạn lơ mơ không biết mình có quên gì không, rồi lại thất vọng khi thấy không thể hoàn thành hết các mục tiêu đề ra.
Chi bằng hãy tự giải phóng nỗi ám ảnh đó bằng cách viết lại và sắp xếp lại mọi thứ trong một Chương trình hành động. Việc đó sẽ giúp bạn tập trung hơn, đơn giản vì không phải bận tâm bắt mình nhớ hết mọi chuyện.
Gợi ý 2Thông thường, một người mới bắt đầu thực hiện một Chương trình hành động có thể phải loay hoay cả tiếng để sắp xếp và tổ chức các dự án. Nhưng dù sao, đó cũng là chi phí hợp lý để bắt đầu kiến thiết lại cuộc sống bản thân. Cũng đừng quên bỏ một ít thời gian để cập nhật chương trình thường xuyên.
Gợi ý 3Bạn nên sử dụng những phần mềm như Word hoặc Excel khi thực hiện một Chương trình hành động để dễ dàng cắt dán, cập nhật mà không mất quá nhiều thời gian biên soạn lại.
Bước 2. Giản lược
Giờ là lúc xào nấu lại danh sách ở trên một bằng cách săm soi từng mục một. Nên nhớ trong cuộc sống có rất nhiều thứ chẳng liên quan và cũng chẳng quan trọng với bạn nên cứ mạnh dạn gạch bỏ những “việc không tên” ấy trong danh mục.
Bước 3. Tổ chức và sắp xếp gồm 3 bước phần nhỏ
Trước hết, rà soát lại danh mục xem có đầu việc nào thuộc cùng một dự án lớn hơn không. Nhóm chúng lại.
Ví dụ, việc sửa lại phòng khách và sơn lại phòng tắm sẽ được xếp chung vào dự án “Cải tạo nhà”. Hoặc “yêu cầu đóng góp cho hệ thống mạng máy tính mới” tất nhiên sẽ được gộp chung với “yêu cầu kiểm tra và hướng dẫn cách sử dụng máy tính” trong dự án “hệ thống máy tính”.
Cứ thế, rồi bạn thấy các đầu việc sẽ được tự động gom lại với nhau thật gọn gàng.
Nên để riêng các mục tiêu cá nhân vào “dự án cá nhân” nhé!
Tiếp đó, rà soát và xếp thứ tự ưu tiên cho từng dự án bằng cách cho điểm hoặc đánh số từ A (rất quan trọng) tới F(không quan trọng). Nên đặt dấu “cực kì quan trọng” cho các mục tiêu cá nhân.
Cuối cùng, sắp xếp những dự án đó vào Chương trình hành động theo 3 phần
1. “Danh sách các bước tiếp theo” gồm những thao tác nhỏ để thực hiện dự án
2. “Danh sách phân công công việc” gồm những công việc đã phân công cho người khác.
3. “Danh mục dự án” gồm tất cả dự án hiện tại và các thao tác khác cần thực hiện để đóng góp cho các dự án đó.
Trong đó phần 3, tạo “Danh mục dự án” là trọng tâm của giai đoạn này, giúp bạn tập hợp tất cả dự án đã được sắp xếp thứ tự và những nhiệm vụ riêng lẻ khác cần được hoàn thành.
Thông thường, “Danh mục dự án” sẽ nằm ở sau cùng của Chương trình hành động và thường được xem lại mỗi tuần một lần.
Tiếp đó, tạo “Danh sách Phân công công việc” bằng cách xem lại toàn bộ Danh mục dự án, tìm ra công việc nào nên phân bổ cho người khác. Ghi tên của người được phân công ngay bên dưới kèm theo thỏa thuận giữa bạn và người đó.
Gợi ý
Đừng quá lo lắng nếu bạn chưa từng phân công cho ai hoặc chưa thỏa thuận được các điều khoản. Chỉ cần làm xong sườn bài, sau này bạn sẽ tha hồ được thực hành.
Thông thường, “Danh sách Phân công Công việc” nên nằm trước “Danh mục Dự án” vì bạn thường xem lại danh sách đó hơn.
Tiếp đó, tạo “Danh sách các bước tiếp theo” bằng cách tìm ra dự án nào được ưu tiên cao nhất, chia nhỏ dự án đó thành các đầu việc nhỏ hơn và dễ thực hiện hơn.
“Danh sách các bước tiếp theo” nên được sắp ở trang đầu tiên trong Chương trình hành động vì sẽ được tham khảo rất nhiều lần trong ngày.
Đừng quá lo lắng nếu bạn chưa từng phân công cho ai hoặc chưa thỏa thuận được các điều khoản. Chỉ cần làm xong sườn bài, sau này bạn sẽ tha hồ được thực hành.Thông thường, “Danh sách Phân công Công việc” nên nằm trước “Danh mục Dự án” vì bạn thường xem lại danh sách đó hơn.Tiếp đó, tạo “Danh sách các bước tiếp theo” bằng cách tìm ra dự án nào được ưu tiên cao nhất, chia nhỏ dự án đó thành các đầu việc nhỏ hơn và dễ thực hiện hơn.“Danh sách các bước tiếp theo” nên được sắp ở trang đầu tiên trong Chương trình hành động vì sẽ được tham khảo rất nhiều lần trong ngày.
Gợi ý 1
Khi đang lập “Danh sách các bước tiếp theo”, nếu thấy việc nào chỉ cần vài phút xử lý thì làm luôn đi. Nhưng phải nhớ quay lại và hoàn thành nôt Chương trình hành động nhé!
Khi đang lập “Danh sách các bước tiếp theo”, nếu thấy việc nào chỉ cần vài phút xử lý thì làm luôn đi. Nhưng phải nhớ quay lại và hoàn thành nôt Chương trình hành động nhé!
Gợi ý 2
Trong quá trình lập “Danh sách các bước tiếp theo”, nếu phát hiện ra dự án nào thật sự quan trọng, bạn nên tạo thêm một vài “Danh sách các bước tiếp theo” để hỗ trợ thực hiện dự án đó. Các dự án khác sẽ được tiết chế ở mức thấp nhất. Trong trường hợp có quá nhiều dự án thuộc tầm “cực kì quan trọng”, nên cho mỗi dự án vài “Danh sách các bước tiếp theo”.
Trong quá trình lập “Danh sách các bước tiếp theo”, nếu phát hiện ra dự án nào thật sự quan trọng, bạn nên tạo thêm một vài “Danh sách các bước tiếp theo” để hỗ trợ thực hiện dự án đó. Các dự án khác sẽ được tiết chế ở mức thấp nhất. Trong trường hợp có quá nhiều dự án thuộc tầm “cực kì quan trọng”, nên cho mỗi dự án vài “Danh sách các bước tiếp theo”.
Gợi ý 3
Nên nhớ, mỗi “bước tiếp theo” phải thật gọn gàng và hợp lý để có thể hoàn thành trong vòng 2 tiếng đồng hồ. Đó là cách giúp bạn giữ lửa cho mọi dự án và có được ngày làm việc thật năng động và hiệu quả.
Ví dụ, nếu “Bước tiếp theo” của bạn là viết một bài báo, hãy chia nhỏ việc đó thành các thao tác là tìm kiếm, lên kế hoạch, viết, đọc lại và điều chỉnh. Đặt thao tác Tìm kiếm là “Bước tiếp theo” và bỏ toàn bộ các thao tác khác vào thư mục dự án.
Nên nhớ, mỗi “bước tiếp theo” phải thật gọn gàng và hợp lý để có thể hoàn thành trong vòng 2 tiếng đồng hồ. Đó là cách giúp bạn giữ lửa cho mọi dự án và có được ngày làm việc thật năng động và hiệu quả.Ví dụ, nếu “Bước tiếp theo” của bạn là viết một bài báo, hãy chia nhỏ việc đó thành các thao tác là tìm kiếm, lên kế hoạch, viết, đọc lại và điều chỉnh. Đặt thao tác Tìm kiếm là “Bước tiếp theo” và bỏ toàn bộ các thao tác khác vào thư mục dự án.
Gợi ý 4
Nên sắp xếp danh sách các “Bước tiếp theo” theo thứ tự ưu tiên từ A đến F dựa trên tầm quan trọng, tính khẩn cấp, trị giá và mức độ liên quan tới dự án.
Cuối cùng, việc còn lại của bạn là xử lý những “bước tiếp theo” đó. Nếu trong danh mục có quá nhiều thao tác bị “trì trệ”, hãy cân nhắc có nên hủy bỏ những dự án này không hoặc đặt cho chúng ưu tiên cao hơn không.
Cũng đừng tham lam bỏ quá nhiều thao tác trong “Danh sách các bước tiếp theo”.
Nên sắp xếp danh sách các “Bước tiếp theo” theo thứ tự ưu tiên từ A đến F dựa trên tầm quan trọng, tính khẩn cấp, trị giá và mức độ liên quan tới dự án.Cuối cùng, việc còn lại của bạn là xử lý những “bước tiếp theo” đó. Nếu trong danh mục có quá nhiều thao tác bị “trì trệ”, hãy cân nhắc có nên hủy bỏ những dự án này không hoặc đặt cho chúng ưu tiên cao hơn không.Cũng đừng tham lam bỏ quá nhiều thao tác trong “Danh sách các bước tiếp theo”.
Gợi ý 5
Trong quá trình làm việc, cân nhắc xem có thể giao việc cho người khác được không? Nếu có, xếp việc đó vào “Danh sách các bước tiếp theo” với mô tả là nhiệm vụ đã giao cho người khác.
Sau khi bàn giao xong, dời mục này sang “Danh sách bàn giao công việc” cùng với thời gian và các điều khoản thỏa thuận.
Nếu thấy “Danh sách các bước tiếp theo” quá lộn xộn, bạn nên dời việc nào ít quan trọng hơn trở lại “Mục lục dự án”. Còn nếu thấy danh sách này vẫn còn thưa quá, thì lấy việc từ Danh mục dự án lên.
Đừng quên sắp xếp theo thứ tự từ A đến C cho từng thao tác trong “Danh sách các bước tiếp theo” để tự biết nên tập trung giải quyết từ đâu.
Bước 4. “Xử lý” Chương trình hành động
Một Chương trình hành động thường dài và phức tạp nên bạn không cần xem lại toàn bộ nội dung mỗi ngày mà chỉ cần xử lý một hoặc một vài trang đầu theo ngày hoặc theo thời gian cụ thể. Bạn có thể lưu những công việc này ở trang đầu của Chương trình hành động hoặc gắn vào lịch làm việc hằng này. Khi đó, những trang này sẽ được xem là một phiên bản mới của “Danh sách việc cần làm”, gồm các thao tác ngắn cụ thể. Còn toàn bộ dự án lớn hơn đã được lưu trong “Danh mục dự án” rồi.
Tuy nhiên, bạn cũng nên xem lại “Chương trình hành động” định kỳ, có thể là mỗi tuần để xóa bớt việc nào đã xong, di chuyển các thư mục từ trang này lên trang khác hoặc điền thêm các thao tác mới cần thiết.
Trong quá trình làm việc, cân nhắc xem có thể giao việc cho người khác được không? Nếu có, xếp việc đó vào “Danh sách các bước tiếp theo” với mô tả là nhiệm vụ đã giao cho người khác.Sau khi bàn giao xong, dời mục này sang “Danh sách bàn giao công việc” cùng với thời gian và các điều khoản thỏa thuận.Nếu thấy “Danh sách các bước tiếp theo” quá lộn xộn, bạn nên dời việc nào ít quan trọng hơn trở lại “Mục lục dự án”. Còn nếu thấy danh sách này vẫn còn thưa quá, thì lấy việc từ Danh mục dự án lên.Đừng quên sắp xếp theo thứ tự từ A đến C cho từng thao tác trong “Danh sách các bước tiếp theo” để tự biết nên tập trung giải quyết từ đâu.
Bước 4. “Xử lý” Chương trình hành động
Một Chương trình hành động thường dài và phức tạp nên bạn không cần xem lại toàn bộ nội dung mỗi ngày mà chỉ cần xử lý một hoặc một vài trang đầu theo ngày hoặc theo thời gian cụ thể. Bạn có thể lưu những công việc này ở trang đầu của Chương trình hành động hoặc gắn vào lịch làm việc hằng này. Khi đó, những trang này sẽ được xem là một phiên bản mới của “Danh sách việc cần làm”, gồm các thao tác ngắn cụ thể. Còn toàn bộ dự án lớn hơn đã được lưu trong “Danh mục dự án” rồi.
Tuy nhiên, bạn cũng nên xem lại “Chương trình hành động” định kỳ, có thể là mỗi tuần để xóa bớt việc nào đã xong, di chuyển các thư mục từ trang này lên trang khác hoặc điền thêm các thao tác mới cần thiết.
Điểm cốt lõi:
Tóm lại, “Chương trình hành động” là một phiên bản mạnh hơn của “Danh sách việc cần làm”, giúp bạn tiến hành dự án bằng nhiều thao tác nhỏ hợp lý và quản lý chúng theo cấu trúc 3 tầng. Trong đó:
“Danh sách các bước tiếp theo” liệt kê các thao tác cần thiết và quan trọng để thực hiện được dự án.
“Danh sách bàn giao công việc” ghi lại chi tiết dự án và những công việc đã bàn giao.
“Thư mục dự án” liệt kê toàn bộ các dự án đang làm và những thao tác khác cần thiết nhưng không quan trọng để hoàn thành dự án này.
Từ đây, bạn có thể vừa tập trung giải quyết công việc thường ngày vừa theo đuổi các mục tiêu dài hạn nhờ biết cách lập kế hoạch cho từng “bước tiếp theo”. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp bạn quản lý và xử lý hiệu quả nhiều công việc cùng lúc. Đây thật sự là một kỹ năng giúp bạn thành công trong sự nghiệp, đặc biệt khi công việc ngày càng trở nên phức tạp và nhiều thách thức.
Như góp ý của bạn Lê Quỳnh – thành viên 15 phút. 15 phút đã làm một bản chương trình hành động bằng excel. Các bạn có thể tải trực tiếp tại đây:
15 phút sưu tầm và biên tập
Tóm lại, “Chương trình hành động” là một phiên bản mạnh hơn của “Danh sách việc cần làm”, giúp bạn tiến hành dự án bằng nhiều thao tác nhỏ hợp lý và quản lý chúng theo cấu trúc 3 tầng. Trong đó:
“Danh sách các bước tiếp theo” liệt kê các thao tác cần thiết và quan trọng để thực hiện được dự án.
“Danh sách bàn giao công việc” ghi lại chi tiết dự án và những công việc đã bàn giao.
“Thư mục dự án” liệt kê toàn bộ các dự án đang làm và những thao tác khác cần thiết nhưng không quan trọng để hoàn thành dự án này.
Từ đây, bạn có thể vừa tập trung giải quyết công việc thường ngày vừa theo đuổi các mục tiêu dài hạn nhờ biết cách lập kế hoạch cho từng “bước tiếp theo”. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp bạn quản lý và xử lý hiệu quả nhiều công việc cùng lúc. Đây thật sự là một kỹ năng giúp bạn thành công trong sự nghiệp, đặc biệt khi công việc ngày càng trở nên phức tạp và nhiều thách thức.
Như góp ý của bạn Lê Quỳnh – thành viên 15 phút. 15 phút đã làm một bản chương trình hành động bằng excel. Các bạn có thể tải trực tiếp tại đây:
15 phút sưu tầm và biên tập
Bài kiểm tra: kỹ năng quản lý thời gian của bạn tốt đến mức nào?
Hãy làm bài kiểm tra ngắn ở dưới, và nhấp vào nút “Tính điểm “ở cuối bài.
Hướng dẫn: Trong mỗi câu hỏi, hãy nhấn vào lựa chọn nào phù hợp nhất cho bạn. Nhấn nút “Tính điểm” để hoàn thành và so số điểm bạn có với bảng kết quả. Quan trọng là phải THÀNH THỰC với chính mình bạn nhé ^_^
| Câu hỏi | Không | Hiếm khi | Thỉnh thoảng | Thường | Rất thường | ||||
| 1 | Có phải tất cả những việc bạn làm trong ngày đều là những việc ưu tiên nhất? | ||||||||
| 2 | Bạn có thường hoàn tất công việc vào phút cuối, hoặc xin gia hạn thêm thời gian? | ||||||||
| 3 | Bạn có dành thời gian cho việc lên kế hoạch và lịch làm việc? | ||||||||
| 4 | Bạn biết rõ mình cần bao nhiêu thời gian để làm nhiều công việc khác nhau? | ||||||||
| 5 | Bạn có thường xuyên đối mặt với công việc bị gián đoạn? | ||||||||
| 6 | Bạn có sử dụng kỹ thuật thiết lập mục tiêu để xác định mình cần phải làm những công việc gì? | ||||||||
| 7 | Bạn có dự trù những khoảng thời gian dự phòng trong kế hoạch để giải quyết những “việc ngoài dự kiến”? | ||||||||
| 8 | Liệu bạn có xác định được mức độ quan trọng của công việc mình đang làm: cao, trung bình hay thấp? | ||||||||
| 9 | Khi nhận một nhiệm vụ, bạn có phân tích mức độ quan trọng và đánh thứ tự ưu tiên thích hợp? | ||||||||
| 10 | Bạn có bị stress vì deadline hoặc chỉ tiêu công việc của mình? | ||||||||
| 11 | Bạn có bị sao nhãn khi thực hiện những công việc then chốt/khẩn cấp? | ||||||||
| 12 | Bạn phải làm thêm ở nhà để hoàn tất công việc? | ||||||||
| 13 | Bạn có dùng TO DO LIST hoặc lịch biểu hành động? | ||||||||
| 14 | Bạn thường trao đổi lại độ ưu tiên của công việc của mình với sếp? | ||||||||
| 15 | Trước khi làm một nhiệm vụ, bạn có kiểm tra rằng liệu kết quả đạt được có xứng đáng với thời gian bỏ ra? | ||||||||
| |||||||||
Bảng kết quả:
| Điểm | Lời chú giải |
| 46-75 | Bạn quản lý thời gian của mình rất hiệu quả. Nhưng bạn nên lướt qua phần bên dưới để xem những khía cạnh khác của quản lý thời gian, biết đâu sẽ giúp bạn làm tốt hơn nữa. |
| 31-45 | Bạn khá tốt trong việc quản lý thời gian, nhưng bạn vẫn phải hoàn thiện mình hơn nữa. Hãy tập trung vào những vấn đề quan trọng được đề cập ở dưới, và bạn sẽ cảm thấy công việc đỡ căng thẳng hơn rất nhiều. |
| 15-30 | Tin tốt cho bạn đây, bạn đang có một cơ hội tuyệt vời để cải thiện hiệu quả làm việc của mình. Tuy nhiên, để làm được điều đó, về cơ bản, bạn phải cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình khá nhiều. Hãy bắt đầu từ những bài học bên dưới nhé! |
Ngay khi trả lời những câu hỏi trên, bạn đã bắt đầu nhận thức được các khía cạnh của việc quản lý thời gian, từ đó phần nào đánh giá được năng lực của mình. Tiếp theo sẽ là một số tóm lược lại những yếu tố cốt lõi của quản lý thời gian, được rút trích từ bài trắc nghiệm trên. Từ đó đưa ra những hướng dẫn cụ thể cho bạn:
Thiết lập mục tiêu (Câu hỏi 6, 10, 14, 15)
Để bắt đầu quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn cần đặt ra mục tiêu cho mình. Một khi hiểu rõ cái cần đạt được, bạn biết chính xác điều mà bạn cần phải làm và theo thứ tự nào. Nhưng một khi không đặt ra mục tiêu đúng đắn, bạn sẽ phải phí thời gian với những mâu thuẫn trong công việc và sẽ làm rối tung chúng lên.
Nhiều người có khuynh hướng lờ đi việc thiết lập mục tiêu bởi vì nó cần thời gian và nỗ lực. Họ không biết rằng nếu đầu tư 1 chút cho việc này, lại tiết kiệm được một khối lượng khổng lồ thời gian, nỗ lực và cả sự thất bại trong tương lai.
15 phút một ngày có 2 bài viết chính về kỹ năng thiết lập mục tiêu mà mỗi người trong chúng ta phải tìm hiểu. Nếu bạn nghiêm túc muốn tìm hiểu sâu hơn về kỹ năng quản lý thời gian, bạn nên bắt đầu với: Thiết lập mục tiêu cá nhân và những quy tắc vàng trong việc thiết lập mục tiêu. Cũng như Bản đồ kho báu.
Sự ưu tiên (Câu hỏi 1, 4, 8, 9, 13, 14, 15)
Lập thứ tự ưu tiên công việc rất rất quan trọng. Không có nó, bạn có thể làm việc cật lực nhưng sẽ không đạt được những kết quả mong muốn bởi cái bạn đang làm không có tầm quan trọng chiến lược.
Hầu hết mọi người có TO DO LIST được sắp xếp theo 1 số cách. Vấn đề với những danh sách này là chúng đơn thuần chỉ là một tập hợp những việc cần làm. Không có lý do hay gắn kết các đầu việc khi liệt kê, vì vậy, họ thực hiện chúng không theo một quy hoạch nào. Vậy đâu là cách bạn triển khai TO DO LIST của mình: từ trên xuống, dưới lên hay từ dễ đến khó?
Để làm việc hiệu quả, chúng ta cần làm trước những việc quan trọng nhất. Bằng cách này, bạn sẽ không phải gào thét khi công việc trở nên khẩn cấp, sắp tới hạn chót phải hoàn thành. Và đây là những bài viết dành cho bạn, để bắt đầu xác định ưu tiên cho công viêc: Bảng ghi chép hoạt động, Thiết lập danh sách nhưng việc ưu tiên, Xác định ưu tiên, Ma trận những hoạt động ưu tiên và Ma trân cấp thiết/quan trọng.
Kiểm soát sự gián đoạn (Câu hỏi 5, 9, 11, 12)
Thiết lập mục tiêu và biết được mức độ ưu tiên là một việc. Vấn đề tiếp theo là làm thế nào để hạn chế sự gián đoạn mà bạn phải đối mặt suốt cả ngày. Những nhà quản lý được công nhận là những người khó có thể làm việc yên bình mà không ngắt quãng, bởi vì những cuộc điện thoại, yêu cầu thông tin, câu hỏi từ nhân viên, và hàng loạt sự kiện xuất hiện bất ngờ. Một vài việc cần phải được giải quyết ngay lập tức, trong khi những việc khác cũng cần được quản lý. Hai công cụ đắc lực giúp hạn chế thời gian bị ngắt quãng là: Ma trận cấp thiết/quan trọng và Kiểm soát sự gián đoạn.
Tuy nhiên, một vài công việc cần bạn sẵn sàng cho mọi người khi họ cần giúp đỡ – thế nên sự gián đoạn là một phần tự nhiên và cần thiết trong cuộc sống. Ở đây, hãy làm những gì bạn cho là hợp lý để hạn chế sự gián đoạn đến mức thấp nhất, nhưng nhớ đảm rằng bạn không làm mọi người sợ khi họ cần sự giúp đỡ của bạn nhé.
Sự trì hoãn (Câu hỏi 2, 10, 12)
“Tôi sẽ làm nó sau nhé” dẫn đến sự sa sút của nhiều công nhân giỏi. Sau nhiều lần “làm sau nhé”, lượng công việc dồn lại ngày càng nhiều và cuối cùng là không thể nào giải quyết được. Sự trì hoãn giống như lời cám dỗ chết người. Cách tốt nhất để đánh bại nó là chúng ta phải nhận thức được rằng liệu chúng ta có thật sự cần phải trì hoãn công việc lại hay không. Sau đó tìm ra lý do. Có lẽ chúng ta sợ thất bại? (trên thực tế, có những người lại sợ thành công!)
Một khi chúng ta biết được tại sao chúng ta lại hay trì hoãn công việc thì từ đó chúng ta có thể lập kế hoạch để đánh bại thói quen xấu này. Hãy tự khen thưởng cho mình mỗi khi hoàn tất một công việc và thường xuyên nhắc nhở bản thân rằng kết quả sẽ rất kinh khủng nếu như mình không chịu hoàn tất những công việc chán ngắt này! Để giúp bản thân mình nhận thức và vượt qua cám dỗ của sự trì hoãn, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi để Đánh bại sự trì hoãn
Lên kế hoạch (Câu hỏi 3, 7, 12)
Quản lý thời gian chịu ảnh hưởng nhiều bởi việc lên lịch sử dụng thời gian của bạn. Khi biết được mục tiêu và những viêc thiết yếu cần thực làm, điều tiếp theo bạn phải làm đó là lập kế hoạch để đảm bảo luôn đi đúng hướng và giúp bạn tránh khỏi những áp lực công việc.
Điều này có nghĩa là khi hiểu được những nhân tố ảnh hưởng đến thời gian của mình, bạn đã sẵn sàng lao vào làm việc. Bạn không những phải lên kế hoạch nhiệm vụ với độ ưu tiên, mà còn phải dự tính trước cho những khoảng thời gian bị gián đoạn và bị sao nhãng do những việc xảy ra không nằm trong kế hoạch, nếu không bạn sẽ dễ bị xáo trộn với kế hoạch của mình. Bằng cách lên kế hoạch hợp lý hỗ trợ việc đạt được mục tiêu cá nhân của chính mình, bạn sẽ có sự kết hợp đầy thuyết phục rằng: TÔI sẽ kiểm soát được quỹ thời gian và giữ cho cuộc sống của mình luôn cân bằng.
Hãy tham khảo những bài viết Pickle Jar Theory và Kỹ năng lập kế hoạch của chúng tôi để nắm rõ hơn về kỹ năng lập kế hoạch cụ thể.
Điểm cốt lõi :
Quản lý thời gian là kỹ năng thiết yếu giúp chúng ta kiểm soát được công việc của mình, cũng như hạn chế tối stress do công việc gây ra.
Chúng ta thích có thêm vài giờ mỗi ngày, điều này có vẻ là không khả thi, vì thế, chúng ta cần làm việc thông minh hơn trên những thứ có thứ tự ưu tiên cao nhất và sau đó lập bảng kế hoạch tương ứng với công việc và những ưu tiên cá nhân.
Nếu làm tốt, chúng ta có thể tập trung làm việc và sẽ thật sự từng bước đạt được những mục tiêu, ước mơ và tham vọng của mình.
Bài viết tiếp theo trong phần này sẽ giúp chúng ta giải quyết vấn đề phổ biến nhất – đó là sự trì hoãn. Nhấp vào “bài kế tiếp” bên dưới để khám phá.
15 phút sưu tầm và biên tập
No comments:
Post a Comment