Kỹ năng quản lý thời gian

Thiết lập mục tiêu cá nhân

15 PHUT FOUNDER / MAY 23, 2011 / 4 COMMENTS

Tìm ra hướng đi và sống theo cách của bạn

Thiết lập mục tiêu chính là một công cụ đầy quyền năng giúp bạn nghĩ về tương lai và thúc đẩy bản thân phải hiện thức hóa tầm nhìn và ước mơ của mình.

Quy trình thiết lập mục tiêu giúp bạn biết cái đích cuối cùng và con đường phải đi tới thành công. Khi biết chính xác điều mình muốn đạt được, bạn sẽ biết mình cần phải tập trung vào đâu và tránh xa những công việc hay gây xao nhãng.

Hơn nữa, thiết lập mục tiêu còn là động lực thúc đẩy giúp bạn tự tin hơn một khi đã quen với việc thiết lập và chinh phục mục tiêu.

Tập trung hơn, chinh phục nhiều hơn

Mẫu số chung của tất cả những người thành công trong mọi lĩnh vực là khả năng thiết lập mục tiêu và chinh phục mục tiêu. Ở đó, luôn có tầm nhìn xa và động lực ngắn hạn. Ở đó, bạn biết cách tập trung vận dụng kiến thức, tổ chức sắp xếp thời gian và nguồn lực để phục vụ tốt nhất cho cuộc sống.

Thông qua những mục tiêu gãy gọn và rõ rang, bạn hoàn toàn có thể đo được và tự hào vì mình đã chinh phục được điều đó.

Bắt đầu thiết lập mục tiêu cá nhân

Thông thường, mục tiêu thường được thiết lập theo nhiều cấp độ khác nhau: Trước tiên là tạo ra một bức tranh tổng thể về những điều bạn muốn làm và quyết định xem quy mô của mục tiêu lớn nhỏ như thế nào. Tiếp theo, chia nhỏ mục tiêu này thành những phân đoạn nhỏ hơn. Sau khi đã có kế hoạch cụ thể, bạn có thể bắt đầu thực hiện mục tiêu được rồi.

Đó là lý do quy trình thiết lập mục tiêu luôn bắt đầu bằng việc xem xét Mục tiêu Cuộc sống và tìm ra những việc có thể làm ngay hôm nay để biến mục tiêu đó thành hiện thực.

Mục tiêu Cuộc đời

Để thiết lập mục tiêu cá nhân, trước tiên bạn nên biết mình muốn đạt được điều gì trong cuộc sống (ví dụ ít nhất là trong 10 năm tới) vì đó sẽ là cơ sở cho mọi quyết định có liên quan tới cuộc sống của bạn.

Bạn nên thiết lập mục tiêu dựa trên những danh mục sau để có thể bao quát và cân bằng mọi mặt trong cuộc sống:

-         Nghề nghiệp: Bạn muốn phát triển nghề nghiệp tới mức nào?

-         Tài chính: Bạn muốn kiếm được bao nhiêu tiền trước một thời gian nhất định nào đó?

-         Học vấn: Bạn có muốn nâng cao kiến thức không? Bạn cần học thêm kỹ năng hoặc kiến thức gì để đạt được mục tiêu đó?

-         Gia đình: Bạn có muốn trở thành cha/mẹ không? Làm sao để trở thành ông bố bà mẹ tốt?

-         Nghệ thuật: Bạn có mục tiêu nghệ thuật nào không? Mục tiêu đó là gì?

-         Thái độ: Suy nghĩ nào khiến bạn đi lùi? Bạn có thất vọng với cách hành xử của mình hay không? Nếu có, hãy đề ra mục tiêu nâng cao cách cư xử hoặc tìm ra giải pháp cho vấn đề.

-         Thể lực: Bạn có mục tiêu nâng cao thể chất nào không? Bạn có muốn về già mình vẫn khỏe mạnh không? Bạn sẽ làm gì để đạt được điều đó?

-         Phục vụ cộng đồng: Bạn có mong ước cải thiện cuộc sống của mọi người xung quanh không? Nếu có thì làm thế nào?

Dành một chút thời gian để suy nghĩ về điều đó và chọn một hoặc nhiều mục tiêu phù hợp nhất trong mỗi danh mục kể trên. Sau đó sàng lọc lại để tìm ra những mục tiêu cần cần tập trung thực hiện.

Trong quá trình thiết lập mục tiêu, phải nhớ đó là mục tiêu do bạn muốn thực hiện, chứ không phải mục tiêu do gia đình, bạn bè, cha mẹ hoặc đồng nghiệp muốn bạn thực hiện (nếu có người yêu, bạn cũng nên tham khảo ý kiến của họ nhưng phần quyết định cuối cùng vẫn là của bạn).

Bắt đầu thực hiện mục tiêu cuộc sống

Đối với mục tiêu cuộc sống, bạn nên đặt ra thời hạn ít nhất 5 năm cho mỗi mục tiêu nhỏ hơn cần hoàn thành để đạt được mục tiêu cuối cùng. Sau đó, tiếp tục đặt ra mục tiêu trong 1 năm, 6 tháng và 1 tháng để từng bước từng bước tiến tới mục tiêu cuối cùng, cái sau dựa trên cái trước.

Sau đó, hãy tạo “danh sách việc cần làm” trong mỗi ngày để biến mục tiêu thành hiện thực. Trong đó, một trong những bước đầu tiên là đọc sách và thu thập thông tin để cải thiện chất lượng và tính thực tế của mục tiêu.

Cuối cùng hãy coi lại kế hoạch một lần nữa để đảm bảo kế hoạch này thật sự phù hợp với bạn.

Theo sát tiến trình

Một khi đã quyết định kế hoạch xong, hãy tiếp tục tiến hành và cập nhật danh sách việc cần làm mỗi ngày. Định kì kiểm tra lại kế hoạch dài hạn và kiểm soát để kế hoạch phản ánh được ưu tiên và kinh nghiệm  của bạn (gợi ý: nên lập kế hoạch định kì và kiểm tra định kì trên nhật ký máy tính).

Gợi ý thiết lập mục tiêu

Sau đây là một vài định hướng giúp bạn thiết lập mục tiêu hiệu quả:

-         Trình bày mục tiêu theo hướng tích cực: Hãy dùng giọng văn tích cực để miêu tả mục tiêu của bạn “Phải thực hiện kỹ thuật này thật tốt” thay vì nói “Đừng mắc phải sai lầm ngớ ngẩn nào”

-         Thật chính xác: Phải đặt mục tiêu chính xác gồm có ngày tháng và mức độ thành công mong muốn để có thể biết chính xác thời điểm chinh phục mục tiêu.

-         Đặt ưu tiên: Nếu có nhiều hơn 1 mục tiêu thì phải nhớ đặt ưu tiên cho từng mục tiêu đó. Cách làm này giúp bạn không bị quá tải và tập trung toàn bộ chú ý vào những mục tiêu quan trọng.

-         Viết mục tiêu ra: Viết mục tiêu ra văn bản sẽ giúp bạn định hình rõ hơn và tạo động lực tốt hơn.

-         Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ: Từ một mục tiêu lớn, bạn nên chia thành các mục tiêu nhỏ hơn và dễ thực hiện hơn. Một mục tiêu lớn sẽ khó hình dung và quản lý quy trình trong khi một mục tiêu nhỏ sẽ cho bạn nhiều cơ hội chinh phục hơn.

-         Đặt mục tiêu về năng lực, không phải mục tiêu về kết quả: Nên đặt mục tiêu trong khả năng có thể kiểm soát càng nhiều càng tốt vì một mục tiêu nằm ngoài tầm kiểm soát sẽ rất dễ gặp thất bại: ví dụ môi trường kinh doanh không tốt hoặc các chính sách gây bất lợi của chính phủ. Trong thể thao, rủi ro đó có thể là ban giám khảo, thời tiết xấu, bị thương hoặc xui xẻo. Nếu bạn đặt mục tiêu bằng năng lực cá nhân, bạn có thể điều khiển thành công của mục tiêu

-         Thiết lập mục tiêu thực tế: Bạn cần phải đặt mục tiêu  thực tế với mình mà không cần quan tâm tới việc xã hội, cha mẹ, bạn bè đặt ra mục tiêu lý tưởng và cao xa cỡ nào cho mình. Ngoài ra, cũng không nên đặt ra mục tiêu quá cao mà không đánh giá chính xác các trở ngại cũng như hiểu được cần nâng cấp những kỹ năng nào để đạt được mục tiêu đó.

Mục tiêu SMARTS

Một mục tiêu hiệu quả thường tuân theo quy tắc SMART trong đó các chữ cái đầu lần lượt đại diện cho:

-         Cụ thể

-         Đo lường được

-         Khả thi

-         Tương thích

-         Có hạn chót

Ví dụ, thay vì phát biểu mục tiêu là “chèo thuyền vòng quanh thế giới”, bạn nên nói là “Tôi sẽ hoàn thành chuyến đi vòng quanh thế giới trước 31/12/2014”. Hiển nhiên, bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều mới đạt được mục tiêu này.

Để hiểu thêm về mục tiêu SMART, đọc thêm trong phần “Lý thuyết Thiếp lập mục tiêu của Locke”

Chinh phục mục tiêu

Hãy ăn mừng thành công khi bạn đạt tới đó. Hãy suy nghĩ về hệ quả của thành công va quan sát tiến trình đi tới thành công. Nếu mục tiêu đã đạt được, bạn nên tự thưởng công cho mình. Tất cả điều đó sẽ giúp bạn ngày càng tự tin hơn.

Song song với trải nghiệm thành công, cần xem xét phần còn lại của kế hoạch thực hiện mục tiêu:

-         Nếu mục tiêu lần này quá dễ, mục tiêu lần sau nên khó hơn

-         Nếu mục tiêu lần này mất quá nhiều thời gian để hoàn thành, mục tiêu sau nên thư thả thời gian hơn

-         Nếu bạn học được điều gì mới dẫn tới phải thay đổi các mục tiêu khác, hãy cứ tự nhiên

-         Nếu bạn thấy mình vẫn còn mắc lỗi dù đã đạt được mục tiêu, xem lại thử có nên đặt mục tiêu sửa sai không.

Không hoàn thành mục tiêu cũng chẳng phải là cái gì đó ghê gớm lắm, miễn là bạn rút ra cho mình bài học và đưa bài học đó vào chương trình thiết lục mục tiêu của mình.

Nên nhớ rằng cùng với thời gian,  mục tiêu cũng sẽ thay đổi. Do đó bạn nên thường xuyên thay đổi mục tiêu sao cho phù hợp hơn với kiến thức và kinh nghiệm của mình. Trong trường hợp mục tiêu không còn hấp dãn nữa, nên cân nhắc loại bỏ chúng.

Điểm cốt lõi

Thiết lập mục tiêu là phương pháp rất quan trọng để:

-         Quyết định đâu là điều quan trọng nhất cần chinh phục

-         Tách bạch giữa những vấn đề quan trọng và những vấn đề  không liên quan hoặc gây xao nhãng

-         Thúc đẩy bạn tiến lên

-         Xây dựng tự tin dựa trên thành công đã đạt được

Nếu bạn chưa thiết lập mục tiêu thì hãy tiến hành ngay đi. Ngay khi bạn thực hiện điều đó, bạn sẽ thấy sự nghiệp của mình có biến chuyển bất ngờ và sẽ tự hỏi sao mình lại không làm điều đó sớm hơn!

Gợi ý:

Để bắt đầu thiết lập mục tiêu, hãy sử dụng Sổ tay kế hoạch cuộc sống trong đó chỉ ra 5 bước giúp bạn thiết lập mục tiêu và tổ chức cuộc sống.

15 phút sưu tầm và biên tập

Lập thời gian biểu hiệu quả

XUXU / MAY 9, 2011 / 13 COMMENTS

essay help

Biến thời gian thành trợ thủ đắc lực

Trong các bài trước, chúng ta được tìm hiểu về ưu tiên và mục tiêu của cuộc sống, những khát khao cần có thời gian mới thực hiện được. Và lập thời gian biểu là cách biến những ước mơ đó thành hành động.

Lập kế hoạch là quá trình nhìn vào khối lượng thời gian hiện tại và tìm ra cách sử dụng hợp lý để đạt tới mục tiêu. Nếu có một thời gian biểu hợp lý, bạn sẽ có khả năng:

-         Hiểu được mình có thể làm được gì trong khoảng thời gian đó.

-         Lên kế hoạch sử dụng thời gian tốt nhất.

-         Siết thời gian đủ để làm việc

-         Dành ra một ít thời gian dự phòng đề phòng những sự việc “bất ngờ”.

-         Giảm thiểu căng thẳng bằng cánh không hứa hẹn hoặc cam kết quá nhiều.

Với một thời gian biểu chu toàn và chi tiết, bạn sẽ dễ dàng quản lý nhiệm vụ được giao mà vẫn có thời gian làm việc riêng. Đó cũng là một vũ khí quan trọng giúp bạn tránh khỏi bị quá tải trong công việc.

Làm sao sử dụng công cụ này?

Bạn nên lập thời gian biểu thường xuyên, có thể là mỗi tuần theo các bước sau đây:

1.      Ước lượng thời gian dành để làm việc. Khoảng thời gian này không nhất thiết phải cố định mà sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc và mục tiêu cá nhân của bạn.

2.      Sau đó, xác định những hành động cần phải làm để hoàn thành công việc tốt nhất.

Ví dụ, nếu công việc của bạn là quản lý người khác, trong thời gian biểu của bạn phải có thời gian dành cho việc huấn luyện, kiểm tra và giải quyết vấn đề. Tương tự, bạn cũng phải dành thời gian để giao tiếp với sếp và đồng nghiệp xung quanh nữa (Bạn có thể hạn chế tiếp xúc với đồng nghiệp trong thời gian ngắn, nhưng cần phải chủ động thu xếp thời gian trong thời gian biểu để gặp gỡ và giao tiếp với những người quan trọng).

3.      Xem lại “Danh sách việc cần làm”, lập thời gian biểu cho những hoạt động cần được ưu tiên hàng đầu và các công việc cần thiết khác.

4.      Tiếp theo, “để dành ra” một ít thời gian rảnh trong bảng biểu thời gian của bạn. Thông thường, càng có nhiều việc không tên và không rõ ràng, bạn càng cần nhiều thời gian “để dành” kiểu này. Thực tế trong công việc người ta gọi đó là thời gian bị gián đoạn: Nghiên cứu chỉ ra rằng các nhà quản lý trung bình dành ít nhất 6 phút cho mỗi công việc gián đoạn.

Rõ ràng, bạn chẳng thể nào biết khi nào mình sẽ bị gián đoạn. Tuy nhiên, khi tạo ra thời gian trống trong thời gian biểu, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp lại thời khóa biểu để phản ứng hiệu quả với những vấn đề cấp bách.

5.      Bây giờ, cái còn lại trong thời gian biểu của bạn là “thời gian tự do”, khoảng thời gian có thể thực hiện các công việc ưu tiên và mục tiêu cá nhân. Bạn nên xem lại ‘Danh sách việc cần làm” có sẵn các mục tiêu cá nhân đã được ưu tiên, đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc này và sắp xếp thời gian hoàn thành.

Ngay khi làm xong bước 5, bạn sẽ thấy mình còn rất ít hoặc đôi khi chẳng còn chút thời gian thảnh thơi nào. Nếu vậy, hãy xem lại cách giả định thời gian đã làm ở bước 1. Hỏi xem nên giữ lại việc nào, bỏ việc nào, trì hoãn việc nào.

Hãy nhớ rằng điều quan trọng nhất của những người thành công là ở chỗ họ biết cách tối đa hóa “đòn bẩy” thời gian. Họ tăng thời gian làm việc bằng cách phân chia công việc cho người khác, sử dụng tiền để thuê ngoài xử lý các công việc quan trọng, sử dụng công nghệ tự động cho công việc. Tất cả khiến họ vừa làm việc có năng suất vừa dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra.

Đồng thời, hãy sử dụng công cụ này để coi lại “Danh sách việc cần làm” và “Mục tiêu cá nhân” xem thử mục tiêu đó có thể hoàn thành với thời gian đó không? Bạn có đang làm quá nhiều nghĩa vụ linh tinh khác không? Có phải bạn đang quan trọng hóa vấn đề lên không?.

Nếu bạn vẫn thấy bị giới hạn về thời gian dư dả, có lẽ bạn nên xem lại khối lượng công việc. Với một bản kế hoạch chi tiết và toàn diện, bạn có thể sớm tìm ra giải pháp thôi.

Điểm cốt lõi:

Thời gian biểu là quy trình sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả để giảm thiểu căng thẳng, tăng cường hiệu quả làm việc. Đó cũng là một trong những công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất dành cho những ai muốn quản lý thời gian của mình.

Để lập thời gian biểu, bạn có thể dùng nhật ký, lịch, hồ sơ, PFA hoặc phần mềm quản lý MS Outlook, tùy thích.

Lập thời gian biểu là một quá trình gồm 5 bước:

1.      Nhận diện tổng thời gian đang có.

2.      Phỏng tỏa những công việc phải làm.

3.      Lập thời gian biểu theo ưu tiên gấp gáp và các hoạt động thường nhật.

4.      Phong tỏa thời gian dư dả để dự trữ cho các hoạt động.

5.      Trong khoảng thời gian còn lại, lập kế hoạch cho những hành động gắn liền với việc đạt được mục tiêu cá nhân và ưu tiên.

Nếu sau khi lập thời gian biểu mà không thấy còn dư chút thời gian nào, hãy xem lại các bước ở trên để phân chia lại thời gian cho chính xác.

Thời gian biểu hiệu quả chỉ là một trong những công cụ đã được đề cập ở bài “Sử dụng thời gian thành công”.

Mẫu thời gian biểu:

Ảnh nguồn: The Foundation for Independent Living, Inc.

15 phút sưu tầm và biên tập.

Chương trình hành động

15 PHUT FOUNDER / NOVEMBER 16, 2010 / 2 COMMENTS

Làm việc như một nhà khoa học

Trong bài trước, bạn đã được làm quen với ý tưởng “Danh sách việc cần làm” để quản lý tất cả mọi đầu việc rồi. Tuy nhiên danh sách này chỉ mới liệt kê ra công việc mà chưa có kế hoạch cụ thể để xử lý từng công việc một. Ví dụ, bạn sẽ thấy việc “Gọi cho Huy” rất đơn giản lại được xếp cạnh một đầu việc khác phức tạp hơn nhiều là “Bắt đầu sơn sửa lại nhà”. Rõ ràng, về quy mô, thời gian và mức độ đầu tư, hai việc này hoàn toàn không tương xứng nhưng lại được xếp ngang nhau.

Điều đó có nghĩa là, bạn có xu hướng thực hiện từng việc riêng lẻ nhưng không đưa ra được quy trình thực hiện cho những dự án lớn Giả sử bạn ưu tiên làm ngay dự án đó đi chăng nữa, bạn cũng chẳng còn thời gian mà làm thêm các đầu việc khác. Khuyết điểm này sẽ đặc biệt gây khó khăn cho những người ở vị trí quản lý cấp cao vì bản thân công việc đòi hỏi họ phải làm nhiều việc cùng một lúc. Để xử lý tình huống này, bạn nên dùng phương pháp “Chương trình hành động” – một phiên bản mở rộng của “Danh sách việc cần làm”.

Chương trình hành động là một tài liệu chứa đựng nhiều mục tiêu trong ngắn, trung và dài hạn, giúp bạn chủ động phân bổ thời gian cho tất cả dự án. Trong một Chương trình hành động, tất cả dự án đều được sắp xếp theo thứ tự nên bạn chỉ cần chú tâm giải quyết các công việc quan trọng mà không cần lãng phí thời gian vào những chuyện khác. Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng chức năng “phân quyền” trong Chương trình này để san sẻ bớt công việc cho người khác, giúp tiết kiệm thời gian và sức lực mà vẫn đạt năng suất làm việc cao.

4 bước lập ra một Chương trình hành động

Bước 1. Thu thập

Trước hết, liệt kê ra tất cả công việc đang cần xử lý ở xung quanh bạn. Cố gắng thu thập và ghi lại mọi thứ, từ nhỏ tới lớn, từ riêng tới chung…tóm lại là bất cứ việc nào còn đang dang dở cần bạn giải quyết.

Trên thế tế, danh mục này vẫn đang diễn tự động mà chẳng cần tới sự can thiệp của bạn. Chẳng hạn email vẫn tự động được lưu lại trong hộp thư, các bản ghi nhớ vẫn đang được lưu lại trong tập hồ sơ, thư vẫn đều đặn bay vào hộp thư và các yêu cầu giải quyết công việc vẫn tới tấp đầy lên trong hộp thư thoại…

Nhưng cũng còn rất nhiều việc khác cần bạn thu thập và lưu lại trong cùng một chỗ, gồm những dự định vốn chỉ nằm trong đầu bạn hoặc ở sâu trong ngăn kéo, các ý tưởng vốn chỉ được ghi nhanh trên các mảnh giấy nhỏ…. Tập hợp hết lại và lưu trữ tại một chỗ thôi.

Và quan trọng nhất, hãy nhớ mục tiêu cá nhân của bạn luôn được đặt lên hàng đầu trong danh sách này.

Gợi ý 1

Nếu cứ để “Danh sách việc cần làm” lởn vởn trong đầu, chắc chắn sẽ có ngày bạn rơi vào khủng hoảng trầm trọng. Bạn lơ mơ không biết mình có quên gì không, rồi lại thất vọng khi thấy không thể hoàn thành hết các mục tiêu đề ra.

Chi bằng hãy tự giải phóng nỗi ám ảnh đó bằng cách viết lại và sắp xếp lại mọi thứ trong một Chương trình hành động. Việc đó sẽ giúp bạn tập trung hơn, đơn giản vì không phải bận tâm bắt mình nhớ hết mọi chuyện.

Gợi ý 2

Thông thường, một người mới bắt đầu thực hiện một Chương trình hành động có thể phải loay hoay cả tiếng để sắp xếp và tổ chức các dự án. Nhưng dù sao, đó cũng là chi phí hợp lý để bắt đầu kiến thiết lại cuộc sống bản thân. Cũng đừng quên bỏ một ít thời gian để cập nhật chương trình thường xuyên.

Gợi ý 3

Bạn nên sử dụng những phần mềm như Word hoặc Excel khi thực hiện một Chương trình hành động để dễ dàng cắt dán, cập nhật mà không mất quá nhiều thời gian biên soạn lại.

Bước 2. Giản lược

Giờ là lúc xào nấu lại danh sách ở trên một bằng cách săm soi từng mục một. Nên nhớ trong cuộc sống có rất nhiều thứ chẳng liên quan và cũng chẳng quan trọng với bạn nên cứ  mạnh dạn gạch bỏ những “việc không tên” ấy trong danh mục.

Bước 3. Tổ chức và sắp xếp gồm 3 bước phần nhỏ

Trước hết, rà soát lại danh mục xem có đầu việc nào thuộc cùng một dự án lớn hơn không. Nhóm chúng lại.

Ví dụ, việc sửa lại phòng khách và sơn lại phòng tắm sẽ được xếp chung vào dự án “Cải tạo nhà”. Hoặc “yêu cầu đóng góp cho hệ thống mạng máy tính mới” tất nhiên sẽ được gộp chung với “yêu cầu kiểm tra và hướng dẫn cách sử dụng máy tính” trong dự án “hệ thống máy tính”.

Cứ thế, rồi bạn thấy các đầu việc sẽ được tự động gom lại với nhau thật gọn gàng.

Nên để riêng các mục tiêu cá nhân vào “dự án cá nhân” nhé!

Tiếp đó, rà soát và xếp thứ tự ưu tiên cho từng dự án bằng cách cho điểm hoặc đánh số từ A (rất quan trọng) tới F(không quan trọng). Nên đặt dấu “cực kì quan trọng” cho các mục tiêu cá nhân.

Cuối cùng, sắp xếp những dự án đó vào Chương trình hành động theo 3 phần

1.    “Danh sách các bước tiếp theo” gồm những thao tác nhỏ để thực hiện dự án

2.    “Danh sách phân công công việc” gồm những công việc đã phân công cho người khác.

3.    “Danh mục dự án” gồm tất cả dự án hiện tại và các thao tác khác cần thực hiện để đóng góp cho các dự án đó.

Trong đó phần 3, tạo “Danh mục dự án” là trọng tâm của giai đoạn này, giúp bạn tập hợp tất cả dự án đã được sắp xếp thứ tự và những nhiệm vụ riêng lẻ khác cần được hoàn thành.

Thông thường, “Danh mục dự án” sẽ nằm ở sau cùng của Chương trình hành động và thường được xem lại mỗi tuần một lần.

Tiếp đó, tạo “Danh sách Phân công công việc” bằng cách xem lại toàn bộ Danh mục dự án, tìm ra công việc nào nên phân bổ cho người khác. Ghi tên của người được phân công ngay bên dưới kèm theo thỏa thuận giữa bạn và người đó.

Gợi ý

Đừng quá lo lắng nếu bạn chưa từng phân công cho ai hoặc chưa thỏa thuận được các điều khoản. Chỉ cần làm xong sườn bài, sau này bạn sẽ tha hồ được thực hành.

Thông thường, “Danh sách Phân công Công việc” nên nằm trước “Danh mục Dự án” vì bạn thường xem lại danh sách đó hơn.

Tiếp đó, tạo “Danh sách các bước tiếp theo” bằng cách tìm ra dự án nào được ưu tiên cao nhất, chia nhỏ dự án đó thành các đầu việc nhỏ hơn và dễ thực hiện hơn.

“Danh sách các bước tiếp theo” nên được sắp ở trang đầu tiên trong Chương trình hành động vì sẽ được tham khảo rất nhiều lần trong ngày.

Gợi ý 1

Khi đang lập “Danh sách các bước tiếp theo”, nếu thấy việc nào chỉ cần vài phút xử lý thì làm luôn đi. Nhưng phải nhớ quay lại và hoàn thành nôt Chương trình hành động nhé!

Gợi ý 2

Trong quá trình lập “Danh sách các bước tiếp theo”, nếu phát  hiện ra dự án nào thật sự quan trọng, bạn nên tạo thêm một vài “Danh sách các bước tiếp theo” để hỗ trợ thực hiện dự án đó. Các dự án khác sẽ được tiết chế ở mức thấp nhất. Trong trường  hợp có quá nhiều dự án thuộc tầm “cực kì quan trọng”, nên cho mỗi dự án vài “Danh sách các bước tiếp theo”.

Gợi ý 3

Nên nhớ, mỗi “bước tiếp theo” phải thật gọn gàng và hợp lý để có thể hoàn thành trong vòng 2 tiếng đồng hồ. Đó là cách giúp bạn giữ lửa cho mọi dự án và có được ngày làm việc thật năng động và hiệu quả.

Ví dụ, nếu “Bước tiếp theo” của bạn là viết một bài báo, hãy chia nhỏ việc đó thành các thao tác là tìm kiếm, lên kế hoạch, viết, đọc lại và điều chỉnh. Đặt thao tác Tìm kiếm là “Bước tiếp theo” và bỏ toàn bộ các thao tác khác vào thư mục dự án.

Gợi ý 4

Nên sắp xếp danh sách các “Bước tiếp theo” theo thứ tự ưu tiên từ A đến F dựa trên tầm quan trọng, tính khẩn cấp, trị giá và mức độ liên quan tới dự án.

Cuối cùng, việc còn lại của bạn là xử lý những “bước tiếp theo” đó. Nếu trong danh mục có quá nhiều thao tác  bị “trì trệ”, hãy cân nhắc có nên hủy bỏ những dự án này không hoặc đặt cho chúng ưu tiên cao hơn không.

Cũng đừng tham lam bỏ quá nhiều thao tác trong “Danh sách các bước tiếp theo”.

Gợi ý 5

Trong quá trình làm việc, cân nhắc xem có thể giao việc cho người khác được không? Nếu có, xếp việc đó vào “Danh sách các bước tiếp theo” với mô tả là nhiệm vụ đã giao cho người khác.

Sau khi bàn giao xong, dời mục này sang “Danh sách bàn giao công việc” cùng với thời gian và các điều khoản thỏa thuận.

Nếu thấy “Danh sách các bước tiếp theo” quá lộn xộn, bạn nên dời việc nào ít quan trọng hơn trở lại “Mục lục dự án”. Còn nếu thấy danh sách này vẫn còn thưa quá, thì lấy việc từ  Danh mục dự án lên.

Đừng quên sắp xếp theo thứ tự từ A đến C cho từng thao tác trong “Danh sách các bước tiếp theo” để tự biết nên tập trung giải quyết từ đâu.

Bước 4. “Xử lý” Chương trình hành động

Một Chương trình hành động thường dài và phức tạp nên bạn không cần xem lại toàn bộ nội dung mỗi ngày mà chỉ cần xử lý một hoặc một vài trang đầu theo ngày hoặc theo thời gian cụ thể. Bạn có thể lưu những công việc này ở trang đầu của Chương trình hành động hoặc gắn vào lịch làm việc hằng này. Khi đó, những trang này sẽ được xem là một phiên bản mới của “Danh sách việc cần làm”, gồm các thao tác ngắn cụ thể. Còn toàn bộ dự án lớn hơn đã được lưu trong “Danh mục dự án” rồi.

Tuy nhiên, bạn cũng nên xem lại “Chương trình hành động” định kỳ, có thể là mỗi tuần để xóa bớt việc nào đã xong, di chuyển các thư mục từ trang này lên trang khác hoặc điền thêm các thao tác mới cần thiết.

Điểm cốt lõi:

Tóm lại, “Chương trình hành động” là một phiên bản mạnh hơn của “Danh sách việc cần làm”, giúp bạn tiến hành dự án bằng nhiều thao tác nhỏ hợp lý và quản lý chúng theo cấu trúc 3 tầng. Trong đó:

“Danh sách các bước tiếp theo” liệt kê các thao tác cần thiết và quan trọng để thực hiện được dự án.

“Danh sách bàn giao công việc” ghi lại chi tiết dự án và những công việc đã bàn giao.

“Thư mục dự án” liệt kê toàn bộ các dự án đang làm và những thao tác khác cần thiết nhưng không quan trọng để hoàn thành dự án này.

Từ đây, bạn có thể vừa tập trung giải quyết công việc thường ngày vừa theo đuổi các mục tiêu dài hạn nhờ biết cách lập kế hoạch cho từng “bước tiếp theo”. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp bạn quản lý và xử lý hiệu quả nhiều công việc cùng lúc. Đây thật sự là một kỹ năng giúp bạn thành công trong sự nghiệp, đặc biệt khi công việc ngày càng trở nên phức tạp và nhiều thách thức.

Như góp ý của bạn Lê Quỳnh – thành viên 15 phút. 15 phút đã làm một bản chương trình hành động bằng excel. Các bạn có thể tải trực tiếp tại đây:

ChuongTrinhHanhDong_15phut.vn

15 phút sưu tầm và biên tập

Bài kiểm tra: kỹ năng quản lý thời gian của bạn tốt đến mức nào?

Hãy làm bài kiểm tra ngắn ở dưới, và nhấp vào nút “Tính điểm “ở cuối bài.

Hướng dẫn: Trong mỗi câu hỏi, hãy nhấn vào lựa chọn nào phù hợp nhất cho bạn. Nhấn nút “Tính điểm” để hoàn thành và so số điểm bạn có với bảng kết quả. Quan trọng là phải THÀNH THỰC với chính mình bạn nhé ^_^

Câu hỏi		Không	Hiếm khi	Thỉnh thoảng	Thường	Rất thường
1	Có phải tất cả những việc bạn làm trong ngày đều là những việc ưu tiên nhất?
2	Bạn có thường hoàn tất công việc vào phút cuối, hoặc xin gia hạn thêm thời gian?
3	Bạn có dành thời gian cho việc lên kế hoạch và lịch làm việc?
4	Bạn biết rõ mình cần bao nhiêu thời gian để làm nhiều công việc khác nhau?
5	Bạn có thường xuyên đối mặt với công việc bị gián đoạn?
6	Bạn có sử dụng kỹ thuật thiết lập mục tiêu để xác định mình cần phải làm những công việc gì?
7	Bạn có dự trù những khoảng thời gian dự phòng trong kế hoạch để giải quyết những “việc ngoài dự kiến”?
8	Liệu bạn có xác định được mức độ quan trọng của công việc mình đang làm: cao, trung bình hay thấp?
9	Khi nhận một nhiệm vụ, bạn có phân tích mức độ quan trọng và đánh thứ tự ưu tiên thích hợp?
10	Bạn có bị stress vì deadline hoặc chỉ tiêu công việc của mình?
11	Bạn có bị sao nhãn khi thực hiện những công việc then chốt/khẩn cấp?
12	Bạn phải làm thêm ở nhà để hoàn tất công việc?
13	Bạn có dùng TO DO LIST hoặc lịch biểu hành động?
14	Bạn thường trao đổi lại độ ưu tiên của công việc của mình với sếp?
15	Trước khi làm một nhiệm vụ, bạn có kiểm tra rằng liệu kết quả đạt được có xứng đáng với thời gian bỏ ra?
Điểm của bạn:

Bảng kết quả:

Điểm	Lời chú giải
46-75	Bạn quản lý thời gian của mình rất hiệu quả. Nhưng bạn nên lướt qua phần bên dưới để xem những khía cạnh khác của quản lý thời gian, biết đâu sẽ giúp bạn làm tốt hơn nữa.
31-45	Bạn khá tốt trong việc quản lý thời gian, nhưng bạn vẫn phải hoàn thiện mình hơn nữa. Hãy tập trung vào những vấn đề quan trọng được đề cập ở dưới, và bạn sẽ cảm thấy công việc đỡ căng thẳng hơn rất nhiều.
15-30	Tin tốt cho bạn đây, bạn đang có một cơ hội tuyệt vời để cải thiện hiệu quả làm việc của mình. Tuy nhiên, để làm được điều đó, về cơ bản, bạn phải cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình khá nhiều. Hãy bắt đầu từ những bài học bên dưới nhé!

Ngay khi trả lời những câu hỏi trên, bạn đã bắt đầu nhận thức được các khía cạnh của việc quản lý thời gian, từ đó phần nào đánh giá được năng lực của mình. Tiếp theo sẽ là một số tóm lược lại những yếu tố cốt lõi của quản lý thời gian, được rút trích từ bài trắc nghiệm trên. Từ đó đưa ra những hướng dẫn cụ thể cho bạn:

Thiết lập mục tiêu (Câu hỏi 6, 10, 14, 15)

Để bắt đầu quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn cần đặt ra mục tiêu cho mình. Một khi hiểu rõ cái cần đạt được, bạn biết chính xác điều mà bạn cần phải làm và theo thứ tự nào. Nhưng một khi không đặt ra mục tiêu đúng đắn, bạn sẽ phải phí thời gian với những mâu thuẫn trong công việc và sẽ làm rối tung chúng lên.

Nhiều người có khuynh hướng lờ đi việc thiết lập mục tiêu bởi vì nó cần thời gian và nỗ lực. Họ không biết rằng nếu đầu tư 1 chút cho việc này, lại tiết kiệm được một khối lượng khổng lồ thời gian, nỗ lực và cả sự thất bại trong tương lai.

15 phút một ngày có 2 bài viết chính về kỹ năng thiết lập mục tiêu mà mỗi người trong chúng ta phải tìm hiểu. Nếu bạn nghiêm túc muốn tìm hiểu sâu hơn về kỹ năng quản lý thời gian, bạn nên bắt đầu với: Thiết lập mục tiêu cá nhân và những quy tắc vàng trong việc thiết lập mục tiêu. Cũng như Bản đồ kho báu.

Sự ưu tiên (Câu hỏi 1, 4, 8, 9, 13, 14, 15)

Lập thứ tự ưu tiên công việc rất rất quan trọng. Không có nó, bạn có thể làm việc cật lực nhưng sẽ không đạt được những kết quả mong muốn bởi cái bạn đang làm không có tầm quan trọng chiến lược.

Hầu hết mọi người có TO DO LIST được sắp xếp theo 1 số cách. Vấn đề với những danh sách này là chúng đơn thuần chỉ là một tập hợp những việc cần làm. Không có lý do hay gắn kết các đầu việc khi liệt kê, vì vậy, họ thực hiện chúng không theo một quy hoạch nào. Vậy đâu là cách bạn triển khai TO DO LIST của mình: từ trên xuống, dưới lên hay từ dễ đến khó?

Để làm việc hiệu quả, chúng ta cần làm trước những việc quan trọng nhất. Bằng cách này, bạn sẽ không phải gào thét khi công việc trở nên khẩn cấp, sắp tới hạn chót phải hoàn thành. Và đây là những bài viết dành cho bạn, để bắt đầu xác định ưu tiên cho công viêc: Bảng ghi chép hoạt động, Thiết lập danh sách nhưng việc ưu tiên, Xác định ưu tiên, Ma trận những hoạt động ưu tiên và Ma trân cấp thiết/quan trọng.

Kiểm soát sự gián đoạn (Câu hỏi 5, 9, 11, 12)

Thiết lập mục tiêu và biết được mức độ ưu tiên là một việc. Vấn đề tiếp theo là làm thế nào để hạn chế sự gián đoạn mà bạn phải đối mặt suốt cả ngày. Những nhà quản lý được công nhận là những người khó có thể làm việc yên bình mà không ngắt quãng, bởi vì những cuộc điện thoại, yêu cầu thông tin, câu hỏi từ nhân viên, và hàng loạt sự kiện xuất hiện bất ngờ. Một vài việc cần phải được giải quyết ngay lập tức, trong khi những việc khác cũng cần được quản lý. Hai công cụ đắc lực giúp hạn chế thời gian bị ngắt quãng là: Ma trận cấp thiết/quan trọng và Kiểm soát sự gián đoạn.

Tuy nhiên, một vài công việc cần bạn sẵn sàng cho mọi người khi họ cần giúp đỡ – thế nên sự gián đoạn là một phần tự nhiên và cần thiết trong cuộc sống. Ở đây, hãy làm những gì bạn cho là hợp lý để hạn chế sự gián đoạn đến mức thấp nhất, nhưng nhớ đảm rằng bạn không làm mọi người sợ khi họ cần sự giúp đỡ của bạn nhé.

Sự trì hoãn (Câu hỏi 2, 10, 12)

“Tôi sẽ làm nó sau nhé” dẫn đến sự sa sút của nhiều công nhân giỏi. Sau nhiều lần “làm sau nhé”, lượng công việc dồn lại ngày càng nhiều và cuối cùng là không thể nào giải quyết được. Sự trì hoãn giống như lời cám dỗ chết người. Cách tốt nhất để đánh bại nó là chúng ta phải nhận thức được rằng liệu chúng ta có thật sự cần phải trì hoãn công việc lại hay không. Sau đó tìm ra lý do. Có lẽ chúng ta sợ thất bại? (trên thực tế, có những người lại sợ thành công!)

Một khi chúng ta biết được tại sao chúng ta lại hay trì hoãn công việc thì từ đó chúng ta có thể lập kế hoạch để đánh bại thói quen xấu này. Hãy tự khen thưởng cho mình mỗi khi hoàn tất một công việc và thường xuyên nhắc nhở bản thân rằng kết quả sẽ rất kinh khủng nếu như mình không chịu hoàn tất những công việc chán ngắt này! Để giúp bản thân mình nhận thức và vượt qua cám dỗ của sự trì hoãn, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi để Đánh bại sự trì hoãn

Lên kế hoạch (Câu hỏi 3, 7, 12)

Quản lý thời gian chịu ảnh hưởng nhiều bởi việc lên lịch sử dụng thời gian của bạn. Khi biết được mục tiêu và những viêc thiết yếu cần thực làm, điều tiếp theo bạn phải làm đó là lập kế hoạch để đảm bảo luôn đi đúng hướng và giúp bạn tránh khỏi những áp lực công việc.

Điều này có nghĩa là khi hiểu được những nhân tố ảnh hưởng đến thời gian của mình, bạn đã sẵn sàng lao vào làm việc. Bạn không những phải lên kế hoạch nhiệm vụ với độ ưu tiên, mà còn phải dự tính trước cho những khoảng thời gian bị gián đoạn và bị sao nhãng do những việc xảy ra không nằm trong kế hoạch, nếu không bạn sẽ dễ bị xáo trộn với kế hoạch của mình. Bằng cách lên kế hoạch hợp lý hỗ trợ việc đạt được mục tiêu cá nhân của chính mình, bạn sẽ có sự kết hợp đầy thuyết phục rằng: TÔI sẽ kiểm soát được quỹ thời gian và giữ cho cuộc sống của mình luôn cân bằng.

Hãy tham khảo những bài viết Pickle Jar Theory và Kỹ năng lập kế hoạch của chúng tôi để nắm rõ hơn về kỹ năng lập kế hoạch cụ thể.

Điểm cốt lõi :

Quản lý thời gian là kỹ năng thiết yếu giúp chúng ta kiểm soát được công việc của mình, cũng như hạn chế tối stress do công việc gây ra.

Chúng ta thích có thêm vài giờ mỗi ngày, điều này có vẻ là không khả thi, vì thế, chúng ta cần làm việc thông minh hơn trên những thứ có thứ tự ưu tiên cao nhất và sau đó lập bảng kế hoạch tương ứng với công việc và những ưu tiên cá nhân.

Nếu làm tốt, chúng ta có thể tập trung làm việc và sẽ thật sự từng bước đạt được những mục tiêu, ước mơ và tham vọng của mình.

Bài viết tiếp theo trong phần này sẽ giúp chúng ta giải quyết vấn đề phổ biến nhất – đó là sự trì hoãn. Nhấp vào “bài kế tiếp” bên dưới để khám phá.

15 phút sưu tầm và biên tập

Kỹ năng thông tin

15phut.vn

Những kĩ thuật được nói đến là:

• Làm thế nào để ghi chép 1 cách có hiệu quả – Bản đồ tư duy
• Lĩnh hội đầy đủ các thông tin văn bản – SQ3R
• Kĩ năng đọc hiểu thần tốc
• Suy nghĩ trước những gì cần đọc để đọc nhanh hơn – Chiến lược đọc
• Nhớ lâu, nhớ rõ – kĩ thuật đọc lại
• Học theo cách mà bạn thấy nó thích hợp với mình – Phương pháp học
• Thang khả năng nhận thức – làm việc học hỏi kinh nghiệm trở nên vui vẻ hơn

SQ3R

15 Phut Founder / October 6, 2010 / 1 Comment

Tăng khả năng ghi nhớ và lưu trữ thông tin

SQR3 là một kĩ thuật vô cũng hữu ích cho việc tiếp thu đầy đủ thông tin trong văn bản. Nó giúp bạn hình thành một dàn ý thích hợp để bạn có thể sắp xếp các dữ liệu vào đó một cách chính xác, giúp bạn thiết lập được các mục tiêu nghiên cứu, học tập của mình. Và nó còn nhắc nhở bạn sử dụng các kĩ thuật duyệt lại nhằm khắc sâu kiến thức vào tâm trí cùa mình.
Sử dụng kĩ thuật SQ3R để đọc tài liệu hiệu quả hơn, bạn có thể tận dụng được tối đa hiệu quả từ thời gian đọc của mình.

Vậy làm thế nào để sử dụng công cụ này:

Các từ SQ3R là viết tắt của 5 kĩ thuật liên tiếp nhau mà bạn sẽ dùng để đọc 1 cuốn sách:

• Nhìn tổng quát:

Nhìn tổng quát qua tài liệu: đọc lướt qua nội dung, phần giới thiệu, giới thiệu các chương và tóm tắt các chương để nắm được thông tin cơ bản của cả tài liệu. Cho đánh giá dù nó có giúp gì cho bạn hay không. Nếu nó không cung cấp cho bạn thông tin mà bạn muốn thì hãy bỏ qua.

• Đặt câu hỏi:

Ghi chú lại bất kì câu hỏi nào mà bạn nghĩ đến hoặc bạn quan tâm đặc biệt đến nó sau khi đọc tổng quát. Có thể đọc lướt lại nếu bạn thấy có chỗ nào đáng lưu ý. Những câu hỏi này gần như được xem là những mục tiêu nghiên cứu của bạn – việc trả lời các câu hỏi đó sẽ giúp bạn sắp xếp được cấu trúc thông tin trong đầu mình.

• Đọc:

Bây giờ là đọc tài liệu. Đọc một cách chi tiết những phần mà bạn thấy nó hữu ích. Hãy hiểu cặn kẽ tất cả các vấn đề có liên quan. Có khi bạn sẽ phải đọc thật chậm, đây là trường hợp ngoại lệ nếu thông tin quá nhiều và phức tạp. Trong khi đọc, nó có thể giúp bạn vẽ ra bản đồ tư duy trong đầu mình.

• Nhớ lại:

Một khi bạn đã đọc các phần mà bạn thấy thích hợp trong tài liệu, hãy nghĩ đi nghĩ lại nhiều lần về chúng. Lọc ra những dữ liệu cốt lõi hay các tiến trình cần thiết đằng sau chủ đề, và sau đó xem các thông tin khác liên quan đến chúng như thế nào.

• Duyệt lại:

Một khi bạn đã nhớ đi nhớ lại trăn trở với những thông tin đó, bạn có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo là duyệt lại nó. Bạn có thể duyệt lại bằng cách đọc lại tài liệu, mở rộng thêm các ghi chú của mình hay thảo luận với các đồng nghiệp. Việc duyệt lại thông tin thực sự đã hiệu quả khi bạn có thể truyền đạt các thông tin đó lại cho người khác!

Điểm cốt lõi:

SQ3R là một kĩ thuật cực kì hữu hiệu tận dụng được tối đa hiệu quả từ thời gian đọc của bạn. Nó giúp bạn sắp xếp hợp lí cấu trúc của chủ đề trong đầu mình. SQ3R cũng giúp bạn thiết lập các mục tiêu nghiên cứu học tập của mình và lọc ra các thông tin quan trọng từ những dữ liệu khác nhau.
SQ3R là 5 kĩ thuật đọc trong 1 .Các kĩ thuật được sử dụng theo trình tự:
1. Nhìn tổng quan
2. Đặt câu hỏi
3. Đọc
4. Nhớ lại
5. Duyệt lại
Nếu sử dụng SQ3R, chắc chắn bạn sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả thời gian học tập của mình.
Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ nghiên cứu một chủ đề mà nó luôn là câu hỏi của mọi người : “Đọc nhanh hơn – tiếp thu nhiều hơn”. Để đọc bài này, hãy nhấp vào “Next article” bên dưới.

15 phút sưu tầm và biên tập

Phong cách học tập

15 Phut Founder / April 25, 2011 / No Comment

Học hiệu quả hơn khi hiểu rõ sở thích học tập

Bạn đã bao giờ thất bại trong việc nắm bắt ý tưởng của một môn học cực kì đơn giản? Bạn đã từng thấy một học sinh xuất sắc cũng dễ dàng bối rối trước những kiến thức không lấy gì làm quá khó?
Trả lời có nghĩa là bạn đã phần nào nhận thấy sự mâu thuẫn giữa các cách học khác nhau rồi. Theo đó, chính sự khác biệt về phong cách sẽ gây bối rối cho mọi người và đôi khi còn khiến quá trình giao tiếp bị sụp đổ.
Một khi đã xác định sở thích học tập của bản thân, bạn có thể mở rộng lối học ấy để học theo nhiều cách khác nhau chứ không chỉ bó gọn trong lối học mình ưa thích.
Ngoài ra khi hiểu được phong cách học tập, bạn có thể tạo ra môi trường thuận lợi cho mọi người cùng học hỏi từ mình chứ không riêng gì cho những người sử dụng phương pháp của mình.

Chỉ số phong cách học của Felder và Silverman

Một trong những mô hình được sử dụng rộng rãi nhất về phong cách học tập là chỉ số phong cách học tập do Richard Felder và Linda Silverman phát triển vào cuối những năm 80. Theo mô hình này (đã được Felder sửa đổi vào năm 2002), có tất cả bốn kích thước học tập tương đương với 4 đoạn thẳng. Trong đó mỗi đoạn thẳng sẽ có 2 đầu, mỗi đầu tượng trưng cho một sở thích học tập đối lập với nhau.
Bảng 1: Chỉ số phương pháp học tập

Cảm giác				Trực giác
Người học quan tâm đếnthông tin cụ thể, thiết thực và mang tính quy trình. Họ thích tìm ra sự thật.			Người học quan tâm đến khái niệm, sự sáng tạo, và lý thuyết. Họ thích tìm ra ý nghĩa.

Hình ảnh

Lời nói

Người học thích đồ thị, hình ảnh, và sơ đồ. Họ tìm kiếm những đại diện trực quan của thông tin.

Người học muốn nghe hoặc đọc thông tin. Họ tìm kiếm giải thích bằng ngôn từ.

Trực tiếp

Gián tiếp

Người học thích thao tác với các đối tượng, làm thí nghiệm vật lý, và học hỏi bằng cách làm thử. Họ thích làm việc theo nhóm để tìm ra vấn đề.

Người học thích suy ngẫm về những điều đã được thông qua để đánh giá lựa chọn và học bằng cách phân tích. Họ thíchtự mìnhtìm ra vấn đề.

Tuần tự

Tổng thể

Người học thích thông tin trình bày theo chuỗi và theo trật tự. Họ sắp xếp các chi tiết lại với nhau để nhìn ra bức tranh tổng thể.

Người học muốn có một phương pháp tiếp cận toàn diện và có hệ thống. Đầu tiên, họ nhìn thấy được bức tranh tổng thể và sau đó điền vào các chi tiết.

Một khi biết được sở thích của mình thuộc xu hướng nào, bạn có thể bắt đầu mở rộng và phát triển một phương pháp tiếpcận học tập cân bằng hơn. Từ đó không chỉ nâng cao hiệu quả học tập mà còn mở ra nhiều con đường tiếp cận thế giới.
Trọng tâm của mô hình này nằm ở sự cân bằng, theo đó bạn không nên đẩy sở thích học tập của mình thiên hẳn về cực nào cả. Nếu làm vậy, bạn sẽ tự hạn chế khả năng tiếp nhận thông tin mới và thấu hiểu thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

Lời khuyên:

Bài viết này chỉ mô tả một phương pháp tiếp cận hữu ích về phong cách học tập. Nếu muốn tìm hiểu thêm, bạn có thể tìm đọc bài viết của David Kolb, của Peter Honey và Alan Mumford trên 4MAT.

Sử dụng chỉ số Phong Cách Học Tập

Bạn có thể sử dụng các chỉ số phong cách học tập để phát triển kỹ năng học tập đồng thời trau dồi và tạo ra kinh nghiệm học tập hoàn chỉnh cho người khác.

I) Phát triển kỹ năng học tập

Bước 1:
Xác định sở thích học tập cho mỗi mô hình học tập. Đọc kỹ phần giải thích cho từng sở thích và chọn ra mô hình phù hợp nhất phản ánh phong cách của bạn. Ngoài ra, sử dụng bảng câu hỏi về chỉ số phong cách học tập tại: http://www.engr.ncsu.edu/learningstyles/ilsweb.html.
Bước 2:
Phân tích kết quả và xác định mô hình bạn cảm thấy “mất cân bằng” khi ưa thích đặc biệt phong cách này nhưng lại không thích phong cách kia.
Bước 3:
Đối với mỗi lĩnh vực mất cân bằng, sử dụng thông tin ở phần số 2 để nâng cao kỹ năng trong lĩnh vực bạn cần phát triển.

Bảng 2: Phong cách học tập cân bằng

Người học bằng cảm giác- nếu dựa quá nhiều vào cảm giác, bạn có xu hướng thích những gì quen thuộc và tập trung vào những sự kiện đã biết thay vì sáng tạo và thích ứng với tình huống mới. Bạn nên tìm kiếm cơ hội để hiểu lý thuyết và sau đó vận dụng vào thực tế để ủng hộ hoặc phủ định những lý thuyết này.
Người học bằng trực giác- nếu dựa quá nhiều vào trực giác, bạn có nguy cơ bỏ sót những chi tiết quan trọng dẫn tới sai lầm trong quyết định và xử lý vấn đề. Bạn nên ép bản thân tìm hiểu thêm về sự kiện hoặc ghi nhớ thông tin để bảo vệ hoặc chỉ trích chính lý thuyết hoặc quy trình đó. Bạn cũng cần “giảm tốc độ” và xem xét kỹ từng chi tiết thường bị lướt qua.
Người học bằng hình ảnh – Nếu chỉ tập trung vào thông tin hình ảnh hoặc đồ họa, bạn đã tự đặt mình vào thế bất lợi vì thông tin bằng lời nói và chữ viết vẫn là lựa chọn hàng đầu khi truyền tải. Bạn nên tập ghi chú thông tin và tận dụng mọi cơ hội giải thích thông tin này bằng lời.
Người học bằng lờinói - Thông tin được trình bày theo sơ đồ, bản phác thảo hoặc biểu đồ,…v.v, sẽ giúp bạn hiểu vấn đề một cách nhanh chóng hơn. Nếu có thể phát triển kỹ năng của mình theo cách này, bạn có thể giảm đáng kể thời gian học tập và tiếp thu thông tin. Hãy tìm cơ hội để học thêm kỹ năng này thông qua các bài thuyết trình nghe nhìn. Khi ghi chú thông tin, nên nhóm thông tin theo ý tưởng và tạo các liên kết trực quan hình mũi tên ở 2 đầu. Nên tận dụng mọi cơ hội để tạo biểu đồ, bảng biểu và sơ đồ
Người học chủ động- Nếu chưa kịp nghĩ mà đã hành động, bạn sẽ dễ dàng đưa ra các đánh giá vội vàng và thiếu thông tin. Do đó cần tập trung đánh giá tình hình, dành thời gian để suy ngẫm một mình và tiêu hóa lượng thông tin tiếp nhận được trước khi “nhảy vào” và thảo luận với người khác.
Người học theo phản xạ- Nếu suy nghĩ quá nhiều, có thể bạn sẽ chẳng làm được gì cả. Tất nhiên để quyết định hay hành động thì vẫn cần tới thời gian, nhưng không có nghĩa là quá nhiều thời gian đâu nhé. Bạn nên tập tham gia vào các quyết định nhóm càng nhiều càng tốt và cố gắng áp dụng thông tin vào thực tế một cách thích hợp.
Người học theo thứ tự – Để nhanh chóng tìm ra gốc rễ vấn đề, bạn thường chia sự vật hiện tượng thành nhiều cấu thành nhỏ hơn. Phương pháp này trông có vẻ thuận lợi nhưng lại không hiệu quả. Do đó nên buộc mình chậm lại và tìm hiểu tại sao lại mình làm điều đó, các cấu thành nhỏ đó có liên hệ tới mục đích chính như thế nào. Hãy tự hỏi mình phải hành động ra sao để có lợi trong dài lâu. Nếu bạn không thể tìm ra ứng dụng thực tế cho những gì đang làm, hãy dừng lại và suy nghĩ một bức tranh tổng thể hơn.
Người học theo tổng thể – Nếu bạn có khả năng dễ dàng nhìn được “bức tranh tổng thể” của vấn đề, bạn có nguy cơ sẽ muốn “chạy” trước khi tập đi. Bạn biết đâu là cái cần thiết nhưng không dành nhiều thời gian tìm hiểu cách tốt nhất để thực hiện điều đó. Do đó hãy dành thời gian để tìm hiểu và buộc bản thân hoàn thành mọi giai đoạn giải quyết vấn đề trước khi đi đến kết luận hoặc ra quyết định. Nếu bạn không thể giải thích những gì bạn đã làm và tại sao, bạn có thể đã bỏ qua chi tiết quan trọng.

(II) Tạo kinh nghiệm học tập hoàn chỉnh cho người khác

Đào tạo hoặc giao tiếp với người khác đồng nghĩa với việc phải truyền tải thông tin và ý tưởng đến người nghe một cách có hiệu quả. Tuy vậy, người nghe có rất nhiều sở thích học tập khác nhau nên thách thức của bạn là phải đa dạng hóa phương thức giao tiếp để giúp họ học tập thật nhanh.
Cách dạy dỗ và phong cách giao tiếp của bạn có thể bị ảnh hưởng bởi sở thích học tập của bạn. Ví dụ, nếu bạn thích cách học theo hình ảnh hơn là theo ngôn từ, bạn thường thích chia sẻ những kinh nghiệm học tập bằng hình ảnh cho người khác.
Hãy nhận biết sở thích của bạn và phạm vi sở thích của những người quan tâm đến kinh nghiệm học tập của bạn. Cung cấp một kinh nghiệm học tập một cách cân đối bằng cách:
Cảm giác – trực giác: Cung cấp con số thực tế và cả những khái niệm chung.
Hình ảnh – lời nói: Kết hợp cả hình ảnh và lời nói.
Trực tiếp – Gián tiếp: Cho phép vừa tiếp thu kinh nghiệm vừa dành thời gian đánh giá và phân tích.
Tuần tự – tổng thể: Cung cấp các chi tiết một cách có hệ thống và toàn diện.

Điểm cốt lõi:

Mỗi người sẽ có phương pháp học tập và sở thích khác nhau trong những trường hợp khác nhau.
Hiểu và phát triển các kỹ năng này sẽ giúp bạn tiếp cận việc học theo nhiều cách khác nhau để phát huy tối đa năng lực học tập của bản thân. Đồng thời nhờ khả năng tìm hiểu và thu thập thông tin tốt hơn, bạn sẽ đưa ra những quyết định chính xác hơn và làm việc tốt hơn.
Khi hiểu rằng mỗi người có một phong cách học tập khác nhau, bạn có thể truyền tải thông điệp hiệu quả theo cách nhiều người có thể hiểu được. Điều này về cơ bản là quan trọng, đặc biệt nếu bạn chuyên đào tạo cho những cá nhân thường phải giao tiếp nhiều trong công việc.
Hãy dành thời gian để xác định cách học ưa thích của bạn và ép bản thân vượt qua khu vực học tập an toàn để dấn thân vào nhiều phương pháp học khác. Khi đã bắt đầu học theo cách mới, bạn sẽ thấy ngạc nhiên khi nhận ra mình sẽ nắm bắt nhiều hơn và dễ dàng cảm nhận được thông tin hơn.
Xem bài viết tại 4MAT để tìm hiểu về các cách tiếp cận phương pháp học tập khác. Và bấm vào nút “Bài viết tiếp theo” dưới đây để truy cập vào phầnKỹnăng giao tiếp cung cấp nhiều lời khuyên để trở thành một người giao tiếp hiệu quả.

Thang năng lực ý thức

Biến việc học trở thành một trải nghiệm thú vị

Hay còn gọi là “Ma trận năng lực ý thức” và “Ma trận học tập”.

Thang năng lực ý thức

Cấp độ 1 – Bất lực vô thức (Bạn không biết rằng mình không biết)Level 2 – Bất lực ý thức (Bạn biết rằng bạn không biết)
Mức 3 – Năng lực ý thức (Bạn biết rằng bạn biết)
Mức độ 4 – Năng lực vô thức (Bạn không biết rằng bạn biết – Nghe dễ dàng ghê!)

Một số người thích gọi đây là một ma trận (đầy đủ là “Ma trận năng lực ý thức” hay “Ma trận học tập”) với 2 yếu tố Bất lực/Năng lực trên trục hoành và Vô thức /Ý thức trên trục tung

Sử dụng công cụ như thế nào

Thang năng lực ý thức này vừa giúp bạnan tâm sử dụng khi cần vừa có thể đem ra hướng dẫn người khác vượt qua quá trình học tập khó khăn.
Trong giai đoạn bất lực ý thức, có thể trước mắt mọi thứ sẽ khó khăn và dễ làm bạn nản lòng nhưng chắc chắn sau đó sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Và khi đạt đến mức độ “năng lực vô thức”, mô hình này nhắc nhở chúng ta phải trân quý các kỹ năng đã dày công khổ luyện.
Nếu sử dụng thang năng lực này để huấn luyện cho người khác, bạn nên lưu ý người học về các bước cần phải trải qua khi học kỹ năng mới.
• Bất lực vô thức:Tại giai đoạn đầu tiên này, người học sẽ không nhận thức rằng họ thiếu năng lực và vai trò của bạn là chỉ ra những gì người đó phải bổ sung thêm.
• Bất lực ý thức:Trong giai đoạn này, bạn cần tích cực động viên và bỏ qua những sai phạm nhỏ nhặt để từ từ dạy bảo và giúp họ cải thiện kỹ năng.
• Năng lực ý thức:Ở giai đoạn này, bạn cần giúp mọi người tập trung thực hiện công việc một cách hiệu quả và tạo nhiều cơ hội để họ thực hành.
• Năng lực vô thức:Mặc dù đây là trạng thái lý tưởng, bạn phải nhắc nhở mọi người không tự mãn và cùng nhau hợp tác trong công việc. Bạn cũng có thể nhắc nhở mọi người về những giai đoạn khó khăn đã qua mới đạt tới trạng thái này để họ đồng cảm với những cá nhân đang ở giai đoạn bất lực có ý thức.

Các phương pháp cải thiện trí nhớ

Thiết kế thuật ghi nhớ: Trí tưởng tượng, sự liên tưởng và địa điểm

Ba nguyên tắc cơ bản được đề cập trong thuật ghi nhớ là trí tưởng tượng, sự liên tưởng và địa điểm. Phối hợp ba nguyên tắc trên có thể phát huy mạnh mẽ sức mạnh của thuật ghi nhớ.